Gazzetta n. 11 del 15 gennaio 2003 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 30 dicembre 2002, n. 48 Sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle pubbliche amministrazioni - Titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello Stato: rilevazione costi II semestre 2002. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri: Segretariato generale Alle Amministrazioni Centrali dello Stato: Gabinetto Servizi di Controllo Interno Direzioni generali Alle Amministrazioni autonome Agli Uffici centrali del Bilancio presso i Ministeri e le Amministrazioni autonome All'Ufficio di Ragioneria presso il Magistrato per il Po Alle Ragionerie provinciali dello Stato e, per conoscenza Alla Corte dei conti All'Autorita' per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione All'Istituto Nazionale di Statistica All'Agenzia per la Rappresentanza Negoziale 1. Il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle amministrazioni pubbliche, introdotto dal Titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, e' stato attivato, per le amministrazioni centrali dello Stato, con la circolare n. 32 del 26 maggio 1999. Con riferimento alle indicazioni contenute nella circolare n. 17 del 26 marzo 2001, i diversi centri di costo hanno, poi, provveduto alla formulazione dei budget economici per l'anno 2002 che, insieme alla rilevazione dei costi 2002, costituiscono le principali fasi nel processo del Sistema di contabilita' economica . Tale sistema, che rappresenta una fase altamente innovativa introdotta nel nostro ordinamento contabile, nel quadro di un vasto disegno riformatore che ha interessato l'intera pubblica amministrazione, ha gia' visto, con il completamento del primo triennio di attuazione, l'introduzione di modifiche contabili e di tipo informatico nel processo evolutivo, gia' presenti in parte nella attuale fase di rilevazione e di consuntivazione dei costi per il 2002, quali il piano dei conti nella versione modificata con il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 26 marzo 2002 e la trasmissione per via telematica dei dati economici. In tale contesto per assicurare l'uniformita' e l'omogeneita' di comportamento nel trattamento delle informazioni economiche da parte delle Amministrazioni pubbliche, a partire da quelle centrali dello Stato, sono state istituzionalizzate - anche alla luce delle esperienze sino ad ora maturate - le regole e i criteri contabili, che presiedono alla formulazione del budget ed alla rilevazione delle voci di costo presenti nel Piano unico dei conti previsto nella Tabella B allegata al decreto legislativo n. 279/1997. A tal fine, con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze e' stato approvato il "Manuale delle Regole e dei criteri contabili" valido per tutte le Amministrazioni pubbliche in un quadro di generale stabilita' metodologica e contabile e nella direzione del consolidamento dei costi di tutta la pubblica amministrazione. 2. Il sistema di contabilita' economica, previsto dalla legge n. 94 del 1997, di cui il predetto decreto legislativo n. 279/1997 ne costituisce l'attuazione, si configura come supporto al processo di formazione del bilancio di previsione e alle decisioni di finanza pubblica, nonche' quale strumento principale del controllo interno di gestione. Lo stesso sistema consente, inoltre, di evidenziare, in termini economici, le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente perseguibili dalle Amministrazioni tramite la raccolta e la predisposizione delle informazioni economiche, rappresentando, quindi, un valido strumento conoscitivo ed informativo sia per le Amministrazioni stesse nel loro autonomo processo di controllo interno e di costruzione del bilancio finanziario, sia per il Ministro dell'economia e delle finanze nel suo ruolo di coordinatore della finanza pubblica (art. 4-bis della legge n. 468/1978, e successive modificazioni e integrazioni). Proprio per il perseguimento di tali finalita', le informazioni economiche del consuntivo 2002 vengono poste a base di riferimento per la costruzione del bilancio finanziario di previsione per il 2004. A tale riguardo si segnala che la tempestivita' delle rilevazioni per il II semestre 2002, rappresenta la componente peculiare e fondamentale del nuovo processo e postula, pertanto, che siano effettuate, da parte di tutti i Centri di costo, nel rispetto obbligatorio e indifferibile dei termini previsti nell'unito Calendario degli adempimenti (allegato 1). 3. In base alle indicazioni della circolare n. 25 del 7 agosto 2002, i Centri di costo delle amministrazioni centrali hanno proceduto alla "rilevazione dei costi" di gestione relativi al I semestre ed all'eventuale adeguamento delle previsioni economiche formulate per l'anno 2002. Le singole strutture organizzative debbono ora procedere alla rilevazione dei costi del secondo semestre dello stesso 2002 facendo riferimento, per i criteri di determinazione del costo, al predetto "Manuale dei principi e delle regole contabili". Nella unita Nota tecnica (allegato 2), sono fornite specifiche indicazioni concernenti le modalita' di inserimento dei dati economici nel portale web di contabilita' economica e la rappresentazione del processo di rilevazione dei costi del 2 semestre 2002. Nella stessa Nota tecnica, inoltre, vengono riportate le modalita' di trattamento dei dati necessari alla riconciliazione dei costi sostenuti nell'anno 2002 con il bilancio finanziario (art. 11 decreto legislativo n. 279/1997). 4. In relazione all'operativita' concreta che - a partire dalla formazione del bilancio di previsione 2004 - assumono le informazioni economiche, questa fase del nuovo processo richiede, ancor piu' che in passato, il massimo impegno e la fattiva partecipazione di tutte le strutture interessate soprattutto in relazione alla tempificazione indicata nel calendario. Come di consueto, per migliorare le fasi operative e per rendere piu' efficace l'azione di supporto e di collaborazione, e' possibile fare costante riferimento al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, al quale le Amministrazioni potranno rivolgersi, anche tramite il portale web, per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. 06/4761. 4080. 4081. 4083. 4613. 4792. 4514; fax 06/4761. 4765.4766; e-mail: sacr@rgs.tesoro.it). La presente circolare inoltre e' disponibile sul portale web di contabilita' economica, www.contabilitaeconomica. rgs.tesoro.it, nell'apposita area pubblica - accessibile attraverso la home page del sito del Ministero dell'economia e delle finanze, www.tesoro.it - che consente il costante dialogo con questo Dipartimento. Le amministrazioni stesse, infine, potranno rivolgersi al suddetto Servizio per ogni esigenza connessa all'organizzazione del rispettivo sistema di controllo interno di gestione, la cui attivazione, prevista dal decreto legislativo n. 286/1999, e' ormai inderogabile in quanto strumentale anche al processo di rilevazione e analisi dei costi. Roma, 30 dicembre 2002 Il Ministro: TREMONTI   Allegato 1 CALENDARIO DEGLI ADEMPIMENTI Le Amministrazioni dovranno procedere all'inserimento ed alla trasmissione telematica delle schede di rilevazione dei costi 2 semestre 2002 e degli altri allegati ai coesistenti Uffici Centrali del Bilancio, inderogabilmente entro il 28 gennaio 2003. Gli Uffici Centrali del Bilancio avranno cura di verificare ed approvare i dati trasmessi dalle Amministrazioni, procedendo contestualmente alla loro trasmissione telematica all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti inderogabilmente entro il 31 gennaio 2003. Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle Amministrazioni, il predetto Servizio provvedera' ad inviare i report di gestione ai diversi centri di costo, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del Bilancio, e predisporra' l'apposito Documento relativo allo Stato da presentare al Parlamento.   Allegato 2 RILEVAZIONE DEI COSTI II SEMESTRE 2002 NOTA TECNICA INDICAZIONI GENERALI 1. Per l'impostazione della contabilita' economica, le Amministrazioni centrali hanno, come noto, per riferimento normativo il Titolo III del Decreto Legislativo 7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano unico dei conti che costituisce la chiave unitaria di dialogo tra le Amministrazioni pubbliche ed il Ministero delle Economia e delle Finanze- Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Il piano dei conti, articolato su tre livelli, recentemente modificato dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze n34558/2002, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le Amministrazioni centrali e il Ministero dell'Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Per le stesse Amministrazioni - secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 - resta invariata la possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo interno. Anche in tal caso, comunque, permane la comunicazione dei dati rilevati, al livello di dettaglio sopra specificato, al suddetto Dipartimento. Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si pongono in stretta integrazione sia con il sistema di controllo interno di gestione e con il processo di costruzione del bilancio finanziario delle Amministrazioni, sia con le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rammenta che e' indispensabile garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di pertinenza. In tale contesto, quindi, e' necessario che gli eventi amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili vengano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi livelli di osservazione dei fenomeni stessi. E' stato, a tale proposito, predisposto un Manuale dei principi e delle regole contabili, pubblicato con decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze, che puo' essere consultato in formato elettronico anche sul portale di contabilita' economica. Tale Manuale costituisce il riferimento, comune a tutte le Amministrazioni, per quanto riguarda i principi generali e le regole contabili analitiche da applicare nei vari adempimenti connessi al sistema unico di contabilita' economica analitica. Nel rimandare, pertanto, al citato Manuale le Amministrazioni interessate alla rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, si rende necessario, tuttavia, fornire alcune indicazioni utili ad assolvere il citato adempimento. 2. Alcune Amministrazioni centrali sono state interessate, nel corso del 2001, da processi di ristrutturazioni organizzative previste da specifiche disposizioni legislative o da nuovi assetti derivanti, da una parte, dalla piena operativita' dei trasferimenti di funzioni e risorse alle Regioni ed agli Enti locali (previsti dal D.L.vo n. 112 del 1998) e, dall'altra, dalla ridefinizione delle strutture e delle funzioni ministeriali (disegnate dai decreti legislativi nn. 300 e successive modificazioni e 303 del 1999). L'attuazione di tali disposizioni ha comportato gia' in sede di predisposizione del budget 2002 modifiche organizzative, impattando con le fasi gestionali della contabilita' economica, costituendone i Centri di costo una delle componenti fondamentali. Per motivi di confronto con i dati relativi al budget 2002, in linea generale, la rilevazione costi del 1 semestre e la revisione del budget 2002 sono stati effettuati secondo le stesse strutture utilizzate per la formulazione del budget 2002. Le stesse strutture utilizzate per il 1 semestre e la revisione del budget 2002 saranno, conseguentemente, utilizzate per la rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, fermo restando che qualsiasi ulteriore cambiamento delle preesistenti strutture dei centri di costo dovra' essere preliminarmente segnalato e concordato con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. 3. A partire dall'esercizio 2000, si e' ritenuto di avviare il sistema di contabilita' economica analitica secondo un approccio graduale, procedendo ad un'introduzione progressiva del nuovo processo, in considerazione delle implicazioni derivanti dalla gestione delle nuove tipologie di informazione. A questo proposito c'e' da rilevare che le semplificazioni adottate in sede di Budget 2002, gia' applicate anche agli esercizi 2000 e 2001, se da un lato sono state rivolte a facilitare l'approccio all'introduzione di un sistema di contabilita' economica in una realta' tanto complessa e quindi a favorire in questa prima fase la raccolta e la lettura delle informazioni, dall'altro hanno imposto un analogo adattamento delle rilevazioni di gestione nel corso di entrambi i semestri degli stessi anni, al fine di renderne omogeneo il confronto. A partire dalla formulazione del budget 2003, tuttavia, sono state introdotte numerose innovazioni, volte a perfezionare e completare il nuovo processo attraverso, tra l'altro: * la nuova formulazione del Piano dei conti di cui alla Tab. B del D.Leg.vo 279/97 - cfr. decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze n 34558/2002 - che e' stato modificato ed integrato alla luce dell'esperienza maturata nel triennio 2000-2002; * l'introduzione della previsione dei costi, oltre che per struttura, anche per destinazione, mediante la formulazione del budget 2003 per missioni istituzionali; * la redazione del budget annuale articolato per semestre; * l'attivazione di un portale web di contabilita' economica (accessibile all'indirizzo internet www.contabilitaeconomica.rgs.tesoro.it, oppure tramite la Home Page del sito www.tesoro.it); tale strumento e' volto, in primo luogo, a migliorare il dialogo delle Amministrazioni centrali con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, - attraverso un'area riservata, infatti, sara' gestita la trasmissione, per via telematica, dei dati di budget e rilevazione dei costi, l'invio, da parte della Ragioneria Generale dello Stato, di comunicazioni di servizio e, da parte dei centri di costo, di richieste di chiarimenti e di supporto consulenziale - ; in secondo luogo, attraverso un'area pubblica, accessibile a tutti, il portale si propone di diffondere le conoscenze sul sistema unico di contabilita' economica introdotto dal D.Leg.vo 279/97, mettendo, tra l'altro, a disposizione degli utenti la normativa primaria e secondaria emanata, i documenti prodotti dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato ed altre informazioni utili. Dalla necessita' di preservare, da un lato, l'omogeneita' del confronto fra previsione e rilevazione dei costi 2002 e, dall'altro, di accogliere anche in sede di rilevazione dei costi 2002 alcune delle innovazioni in atto, consegue che la rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, sara' effettuata: * limitatamente ai centri di costo, analogamente alla formulazione del budget 2002: i costi saranno riferiti alle finalita' solo a partire dal 2003; * per natura, secondo la nuova articolazione del Piano dei Conti, al secondo livello per tutte le voci, tranne che per la voce "Ammortamenti", che dovra' essere rilevata al terzo livello; * esprimendo la quantita' di risorse impiegate in termini di unita' di riferimento (tempo: anni/persona) solo per la voce Personale-comparto/qualifica. Per tutte le altre voci, il costo e' valorizzato direttamente in termini monetari; * utilizzando le nuove schede informatizzate disponibili nelle applicazioni dell'area riservata del portale di contabilita' economica, come di seguito illustrato. In relazione alle suddette indicazioni, pertanto, i centri di costo gestiranno le seguenti informazioni: * il centro di costo; * la voce del piano dei conti, espressa al 2 livello con le eccezioni sopra indicate per la voce "Ammortamenti"; * il periodo di riferimento del costo; * la quantita' di risorsa utilizzata valorizzata direttamente in termini monetari, e l'unita' di misura adottata (tempo: anni/persona) limitatamente alla voce "Personale"; * l'unita' monetaria di misura; * il costo. Le suddette informazioni dovranno essere aggregate da ogni centro di costo per ciascuna voce del piano dei conti, includendo tutte le rilevazioni analitiche relative al periodo di indagine (nella specie, il primo semestre dell'anno in corso). Le risultanze economiche ottenute saranno trasmesse, per via telematica, al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato mediante la compilazione dell'apposita scheda di rilevazione informatizzata. 4. In questa fase di rilevazione dei costi, le Amministrazioni dovranno fornire anche le informazioni necessarie alla riconciliazione tra le rilevazioni economiche e quelle finanziarie, consentendo al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato di ricondurre il risultato economico a quello finanziario. 5. Alle Amministrazioni e' richiesto di fornire qualunque indicazione ritenuta utile a migliorare la leggibilita' e la comprensione dei dati esposti utilizzando l'apposita Nota Illustrativa, che sara' disponibile in formato elettronico sul nuovo portale. SEZIONE SECONDA Il PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2002 1. IL PORTALE DI CONTABILITA' ECONOMICA - GLI ATTORI DEL PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2002 Il processo di rilevazione dei costi del 2 semestre 2002 prevede l'utilizzo del portale web di contabilita' economica. Ogni soggetto autorizzato ad operare nell'area riservata del portale di contabilita' economica sara' identificato attraverso un codice personale - o nome utente - ed una parola chiave di accesso segreta - o password -, concordate con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, che identifichera' univocamente il soggetto stesso e garantira' la riservatezza e la sicurezza dei dati immessi e delle funzioni svolte. Ciascun soggetto e' autorizzato ad operare nell'ambito di un profilo utente predefinito, che identifica il tipo di operazioni che gli e' consentito svolgere ed i dati a cui ha accesso. Ogni profilo utente previsto corrisponde ad uno dei diversi attori che intervengono nel processo di rilevazione dei costi, ossia: * il centro di costo, che ha il compito di immettere i dati relativi ai costi rilevati nel 2 semestre 2002; * il responsabile del centro di costo, che controlla i dati immessi dal proprio centro di costo e li valida; * l'Ufficio Centrale di Bilancio, che, a sua volta controlla i dati immessi e validati dai centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, per verificarne l'aderenza ai principi ed alle regole stabilite nella presente circolare, ed effettua un'ulteriore validazione degli stessi; * l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del Ministero dell'Economia e delle Finanze, che raccoglie i dati trasmessi da tutti i centri di costo e validati dagli UCB, li analizza e li elabora al fine di trasmetterli ai competenti organi politici e di controllo. Per la fase del processo relativa alla rilevazione dei costi, gli Uffici del Personale, pur essendo coinvolti nella determinazione dei valori unitari medi annui del costo del lavoro, avvalendosi dei flussi mensili inseriti nel portale, non sono inclusi, tuttavia, fra i profili utente sopra indicati, in quanto i processi che li coinvolgono non si avvarranno delle applicazioni informatiche presenti sul portale di contabilita' economica. Nei paragrafi seguenti si descrivono le fasi del processo di rilevazione dei costi del 2 semestre 2002, per il quale ci si avvarra' di schede informatizzate, i cui fac-simile sono interamente riportati in allegato alla presente circolare (cfr. Allegato n3). 2. IL CALCOLO DEI VALORI UNITARI MEDI ANNUI DEL COSTO DEL LAVORO ORDINARIO E STRAORDINARIO PER POSIZIONE ECONOMICA DA PARTE DELL'UFFICIO DEL PERSONALE La determinazione dei valori unitari medi annui del costo del lavoro ordinario e straordinario per posizione economica in sede di rilevazione semestrale dei costi e' a carico, come indicato nel citato Manuale dei principi e delle regole contabili, degli uffici del personale delle Amministrazioni. Gli uffici del personale sono chiamati, pertanto, a comunicare tali valori ai centri di costo ai fini del calcolo del costo del lavoro ordinario e straordinario. La trasmissione di tali informazioni ai centri di costo NON e' prevista per via informatica. Tale dato rappresenta il valore, comune a tutti i centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, mediante il quale saranno valorizzate le quantita' di lavoro impiegate, in Anni Persona da parte dei centri di costo stessi. 3. IL CALCOLO E L'INSERIMENTO DEI DATI RELATIVI AL PERSONALE DA PARTE DEL CENTRO DI COSTO Con riferimento a quanto indicato nel citato Manuale delle regole e dei principi contabili, ciascun centro di costo: 1) determinera' la quantita' di impiego di risorse umane nel 2 semestre 2002 per posizione economica in termini di: * Anni Persona di impegno contrattuale, inclusi i "Comandati IN"; * Anni Persona di impegno effettivo * Anni Persona di impegno straordinario 2) calcolera' il costo del lavoro relativo al 2 semestre 2002 per posizione economica: * moltiplicando i valori unitari medi annui del costo del lavoro ordinario, forniti dall'ufficio del personale, per gli anni persona di impegno contrattuale * moltiplicando i valori unitari medi annui del costo del lavoro straordinario, forniti dall'ufficio del personale, per gli anni persona di impegno straordinario * sommando i due valori di costo sopra determinati per posizione economica 3) inserira' i dati relativi agli Anni Persona ed al costo per posizione economica nella apposita scheda informatizzata di dettaglio della voce "Personale-comparto/qualifica" riprodotta nell'allegato 3. Al fine di evitare la visualizzazione contemporanea di tutte le posizioni economiche esistenti, saranno visibili di volta in volta le qualifiche relative al solo comparto selezionato. Nella scheda di acquisizione sara' visualizzato automaticamente il totale degli Anni Persona per posizione economica rilevati dal centro. Dovra', inoltre, essere indicata separatamente la quantita', in Anni Persona e per posizione economica, relativa al personale del centro di costo comandato impiegato da altri centri di responsabilita' Amministrativa (comandati OUT). Tale informazione non e' collegata in alcun modo ai costi che il centro ha sostenuto nel 2 semestre 2002, ma e' richiesta per favorire la riconciliazione fra i dati economici e quelli del Bilancio finanziario. Approvando la scheda in oggetto si procedera' automaticamente alla registrazione delle rilevazioni di costo e quantita' per la voce "Personale-comparto/qualifica". 4. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI BENI PATRIMONIALI AI FINI DEL CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO Successivamente all'inserimento delle previsioni relative alla voce "Personale-comparto/qualifica", il centro di costo dovra' indicare, attivando l'apposita procedura automatizzata: * il valore delle acquisizioni di beni patrimoniali, per voce del Piano dei conti, effettuate nel 2 semestre 2002; * il valore delle dismissioni di beni patrimoniali, per voce del Piano dei conti, effettuate nel 2 semestre 2002. Al termine dell'inserimento di tali valori risulteranno calcolate automaticamente le quote di ammortamento attribuibili al centro di costo per il 2 semestre 2002, tenendo conto anche dei beni acquisiti nei periodi precedenti. Si ritiene utile rammentare in questa sede che la procedura in oggetto, utilizzata anche per le precedenti rilevazioni semestrali dei costi, e' stata predisposta dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato per supportare i centri di costo nella determinazione delle quote di ammortamento degli investimenti effettuati nei periodi precedenti (cioe', secondo le semplificazioni adottate nella circolare n. 32/99, acquisiti a partire dal 2000) per tipologia di bene corrispondente al 3 livello del piano dei conti. La procedura e' stata parzialmente modificata a partire dalla rilevazione dei costi del 1 semestre 2002 (circolare n25/2002 del Ministero dell'Economia e delle Finanze), a seguito dell'introduzione del portale di contabilita' economica. A differenza degli adempimenti precedenti alla rilevazione dei costi del 1 sem. 2002, infatti, nei quali gli Uffici Centrali di Bilancio trasmettevano ai centri di costo una reportistica cartacea, mediante la quale i centri indicavano le acquisizioni e le dismissioni patrimoniali intervenute nel periodo di riferimento, la procedura e' ora interamente gestita dai centri di costo stessi, che acquisiranno informaticamente i dati relativi ai beni patrimoniali acquisiti ed eventualmente dismessi nel 2 semestre 2002. 5. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI COSTI RILEVATI SULLE VOCI DIVERSE DA "AMMORTAMENTI" E DA "PERSONALE-COMPARTO/QUALIFICA" Il centro di costo, a questo punto, dovra' inserire nella apposita scheda informatizzata i valori di costo rilevati nel 2 semestre 2002 per tutte le altre voci di costo d'interesse dell'Amministrazione, determinati seguendo i principi descritti nel citato Manuale delle regole e dei principi contabili. 6. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI PER LA RICONCILIAZIONE Allo scopo di ricondurre la previsione economica a quella finanziaria - operazione di riconciliazione - e' necessario rilevare le informazioni che consentono di identificare i disallineamenti dovuti ai differenti criteri applicati nella rappresentazione degli eventi secondo l'approccio economico e quello finanziario. Pur rimandando, per ogni spiegazione relativa al contenuto delle informazioni in oggetto, alla corrispondente sezione del citato Manuale dei principi e delle regole contabili, si ritiene utile, in questa sede, riportare alcune indicazioni di base. Sebbene l'operazione di riconciliazione sia effettuata a carico del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, e' necessario, tuttavia, che i centri di costo indichino, oltre ai dati di costo, le informazioni che evidenziano l'andamento della spesa rispetto alla manifestazione dei costi. Le informazioni di riconciliazione devono essere fornite con riferimento ai costi complessivamente rilevati dal centro di costo nel 2002, cioe' indipendentemente dalla divisione per semestri. Le informazioni da fornire sono di due tipi, ai quali corrispondono due distinte schede informatizzate: Informazioni analitiche: servono ad evidenziare, per ogni tipologia di costo sostenuto dal centro nell'anno, la provenienza delle risorse finanziarie (pagamenti effettuati) che sono servite per l'acquisizione delle risorse utilizzate dal centro; nella relativa scheda informatizzata saranno evidenziati, distintamente per voce del Piano dei conti: * i costi rilevati nel 1semestre, gia' comunicati in occasione del relativo adempimento (circolare n25/2002 del Ministero dell'Economia e delle Finanze); * il costo della voce "Personale-comparto/qualifica" rilevato nel 2 semestre, ed inserito nella relativa scheda di dettaglio di cui al precedente punto 4; * relativamente ai costi delle voci "Ammortamenti" rilevati nel 2 semestre, le quote calcolate automaticamente sulla base delle informazioni patrimoniali inserite dal centro come indicato al precedente punto 5; * i costi rilevati nel 2 semestre per le altre voci ed inseriti nella apposita scheda, come indicato al precedente punto 6. Informazioni sintetiche: servono ad evidenziare, a livello di centro di costo e senza distinzione per voce del Piano dei Conti, i pagamenti effettuati su risorse finanziarie assegnate al Centro di responsabilita' Amministrativa di cui il centro di costo fa parte, destinate: * all'acquisizione di risorse utilizzate da altri centri di responsabilita' amministrativa; sono risorse finanziarie, cioe', che corrispondono a costi di altri centri di costo; * all'acquisizione di risorse che saranno utilizzate in esercizi futuri; sono risorse finanziarie, cioe', a cui corrisponderanno costi in anni successivi; in questa categoria si possono comprendere sia le spese sostenute per l'acquisto di beni o servizi che troveranno impiego in anni futuri sia le spese sostenute per la realizzazione in economia di beni strumentali e manutenzioni straordinarie che si prevede non saranno ultimate nell'anno ("Opere in corso"). Considerato che, al momento di effettuare la rilevazione dei costi del 2 semestre, le informazioni relative ai pagamenti effettuati nel 2002 sono, in parte, non disponibili presso le Amministrazioni, ed al fine di agevolare l'onere relativo alla loro stima, vengono di seguito indicate, per tipologia di costo, le fonti informative a cui e' possibile riferirsi a tale scopo. Da tali fonti sara' possibile ottenere dati che, pur non corrispondendo esattamente al pagato effettivo, sono ragionevolmente vicini a tale importo. ===================================================================== |Fonte informativa a cui riferirsi Tipologia di costo | per stimare il dato del pagato ===================================================================== | STAMPA DEI "FLUSSI DI SPESA COSTO DEL PERSONALE (RETRIBUZIONE)| MENSILI" (SISTEMA IGOP) --------------------------------------------------------------------- Altri costi gestiti tramite RUOLI | DI SPESA FISSA (Esempio: | affitti,spese di giustizia, etc..)| Decreto di impegno --------------------------------------------------------------------- | Interrogazione del sistema Costi relativi ad ACQUISTO BENI E | informativo disponibile presso SERVIZI | U.C.B. dell'Amministrazione. --------------------------------------------------------------------- Costi gestiti tramite FUNZIONARI | Copia dell'ordinativo diretto di DELEGATI | II livello. 7. L'INSERIMENTO DELLA NOTA ILLUSTRATIVA Analogamente ai precedenti adempimenti di contabilita' economica, dopo l'inserimento dei costi rilevati nel 2 semestre 2002 e delle altre informazioni richieste, e' stata prevista, per ogni centro di costo, una "Nota illustrativa", composta delle tre parti descritte di seguito, allo scopo di corredare le informazioni monetarie e quantitative di ulteriori elementi conoscitivi. Come per le informazioni precedenti, l'inserimento della "Nota Illustrativa" avverra' attraverso una scheda informatizzata. La compilazione della "Nota illustrativa", che e' parte integrante del processo di rilevazione dei costi, sebbene auspicata, non e' ancora da considerarsi vincolante per la chiusura del processo stesso. Prima parte: Motivazioni dei costi In questa parte della Nota devono essere indicate, per ogni tipologia di risorsa riportata (PERSONALE, COSTI DI GESTIONE, AMMORTAMENTI), le motivazioni che concorrono alla composizione del costo rilevato, solo quando questo abbia carattere di particolare rilevanza nell'ambito dei costi complessivamente rilevati dal centro per il 2002, oppure quando il suo importo si discosti significativamente dai costi rilevati in esercizi precedenti e/o dal budget 2002. Seconda parte: Note sugli aspetti organizzativi La seconda parte della tabella dovra' essere compilata dai centri di costo che abbiano subito modifiche organizzative rispetto ai precedenti adempimenti di contabilita' economica o dai centri di costo di nuova istituzione. E' destinata ad accogliere una sintetica descrizione delle attribuzioni del centro ed ogni aspetto di tipo organizzativo utile a fornire informazioni significative per comprenderne la dimensione economica. A titolo esemplificativo: - per un centro gia' esistente a cui sono state assegnate nuove attivita', si potrebbe indicare se queste attivita' erano in precedenza assegnate ad altro centro, e se cio' ha comportato significative variazioni di organico; - per un centro di nuova istituzione potrebbe essere utile indicare se la nuova struttura accorpa piu' vecchi centri o se, al contrario, e' una delle parti in cui e' stato frazionato un altro centro. Terza parte: Altre informazioni significative L'ultima parte della tabella e' destinata a contenere le ulteriori informazioni che il centro di costo ritiene utile fornire per consentire una piu' chiara interpretazione dei propri costi. 8. LA COMUNICAZIONE DI FINE ATTIVITA' Al termine di tutte le operazioni sopra descritte, l'utente autorizzato dal centro di costo all'inserimento dei dati di rilevazione dei costi 2 semestre 2002 comunichera', attraverso l'attivazione di una apposita funzione, la fine delle attivita' di inserimento. Tale comunicazione e' propedeutica alla funzione di controllo e validazione dei dati del centro di costo da parte del responsabile del centro stesso. 9. IL CONTROLLO E LA VALIDAZIONE DA PARTE DEL RESPONSABILE DEL CENTRO DI COSTO Il responsabile del centro di costo, autorizzato ad operare, tramite un identificativo ed una password personali sulla base di un profilo specifico, potra' visualizzare e controllare i dati di rilevazione costi 2 semestre 2002 inseriti per il suo centro di costo e: * se il controllo avra' esito positivo, validera' i dati, che, a questo punto, saranno verificabili, insieme a tutti i budget degli altri centri di costo dell'Amministrazione, dall'Ufficio Centrale di Bilancio; la validazione, in altre parole, corrispondera' alla precedente fase di trasmissione delle schede cartacee firmate all'Ufficio Centrale di Bilancio; * se il controllo avra' dato esito non positivo, riaprira' le attivita' di inserimento; i dati di costo rilevati per il 2 semestre 2002 dal centro di costo potranno, cosi', essere modificati direttamente dal responsabile stesso o dall'utente autorizzato all'inserimento dei dati per il centro di costo; in quest'ultimo caso occorrera' una nuova comunicazione di fine attivita' per procedere alla validazione da parte del responsabile. 10. IL CONTROLLO E LA APPROVAZIONE DEI DATI DA PARTE DELL'UFFICIO CENTRALE DI BILANCIO Analogamente a quanto avvenuto in occasione dei precedenti adempimenti connessi all'applicazione del sistema unico di contabilita' economica, gli Uffici Centrali di Bilancio sono pienamente coinvolti nel processo di raccolta dei dati economici delle Amministrazioni Centrali dello Stato. Detti uffici, infatti, svolgono gli adempimenti previsti dall'articolo 12, comma 2, del D. Leg.vo n. 279/1997, concorrendo alla valutazione degli oneri delle funzioni e dei servizi istituzionali delle Amministrazioni presso cui operano. Come e' noto, tuttavia, a partire dalla formulazione del budget 2003 non e' piu' di competenza degli Uffici Centrali di Bilancio l'acquisizione al sistema informatico dei dati trasmessi in via cartacea dai centri di costo, in quanto l'inserimento dei dati sul sistema e', come sopra esposto, direttamente a carico dei centri di costo. Gli Uffici Centrali di Bilancio dovranno, nondimeno, continuare ad assicurare, attraverso le funzioni disponibili nell'area riservata del portale per il profilo utente per questi definito, il controllo dei dati inseriti e trasmessi - per via telematica - dai centri di costo dopo la validazione del responsabile. Tale controllo ha lo scopo principale di verificare l'aderenza dei dati di costo rilevati ai principi generali e alle regole dettate dall'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, rappresentate nella presente circolare e nel citato Manuale delle regole e dei principi contabili. Allo stesso tempo, attraverso tale controllo, gli Uffici Centrali di Bilancio collaborano con il richiamato Ispettorato all'analisi ed alla valutazione degli oneri delle Amministrazioni presso cui operano. L'operazione di controllo si concludera' con una approvazione, che avra' il valore di trasmissione dei dati stessi all' Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio. Nel caso in cui l'Ufficio Centrale di Bilancio rilevasse l'opportunita' di apportare rettifiche o integrazioni ai dati trasmessi da un centro di costo contattera' il centro stesso e, verificata la necessita' di effettuare le modifiche, effettuera' una sospensione della validazione affinche' sia possibile, da parte del centro, eseguire i necessari interventi ai quali dovra' seguire una nuova comunicazione di fine attivita' ed una nuova validazione da parte del responsabile del centro. ----> Vedere schede da pag. 110 a pag. 116 del S.O. <----