Gazzetta n. 21 del 27 gennaio 2003 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 16 gennaio 2003, n. 2 Regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato, emanato con decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri Alle Amministrazioni centrali dello Stato Ai Dipartimenti del Ministero dell'economia e delle finanze Agli Uffici centrali del bilancio presso le Amministrazioni centrali dello Stato Agli Uffici centrali di ragioneria presso le Amministrazioni autonome dello Stato Al Consiglio di Stato Alla Corte dei conti Alle Sezioni regionali della Corte dei conti All'Avvocatura Generale dello Stato Alle Avvocature distrettuali dello Stato Al Magistrato delle Acque - Venezia Al Magistrato per il Po - Parma All'Ufficio di ragioneria presso il magistrato per il Po di Parma Ai Dipartimenti provinciali del Ministero dell'economia e delle finanze: Ragionerie provinciali dello Stato - Direzioni provinciali dei servizi vari e, per conoscenza: Alla Consip S.p.a. 1. Premessa. Com'e' noto, nel supplemento ordinario n. 209/L alla Gazzetta Ufficiale n. 266 del 13 novembre 2002 e' stato pubblicato il nuovo regolamento concernente le gestioni dei consegnatari e dei cassieri delle amministrazioni dello Stato, emanato con decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254, in sostituzione di quello approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979, n. 718. L'esigenza di emanare un nuovo regolamento e' sorta a seguito della copiosa produzione normativa intervenuta negli ultimi anni, sia in materia di organizzazione e funzionamento degli uffici delle amministrazioni dello Stato e sia in materia di contabilita' pubblica, nonche' della necessita' di dotare i predetti uffici di uno strumento adeguato ai sempre piu' numerosi e complessi compiti ad essi affidati. In particolare, l'intervento normativo si e' reso necessario per effetto dell'entrata in vigore della normativa appresso elencata: a) provvedimenti legislativi adottati in esecuzione della legge 3 aprile 1997, n. 94 (decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, decreto legislativo 5 dicembre 1997, n. 430 e decreto del Presidente della Repubblica 28 aprile 1998, n. 154, i quali hanno ridefinito, tra l'altro, le competenze degli Uffici centrali del bilancio e delle Ragionerie provinciali dello Stato, nonche' decreto del Presidente della Repubblica 22 marzo 2001, n. 147, che ha soppresso il servizio centrale del Provveditorato generale dello Stato procedendo ad una ridistribuzione delle funzioni dello stesso nell'ambito del Dipartimento dell'amministrazione generale, del personale e dei servizi del Ministero dell'economia e delle finanze); b) decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, che ha dettato nuove norme in materia di controllo affidando alle singole amministrazioni pubbliche, nell'ambito della rispettiva autonomia, l'istituzione di un sistema di controllo interno, facendo salvo, in ogni caso, il principio secondo cui le definitive determinazioni in ordine all'efficacia dell'atto sono adottate dall'organo amministrativo responsabile; c) art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, e successive modificazioni, che, in materia di acquisti di beni e servizi, ha affidato al Ministero dell'economia e delle finanze il compito di provvedere a stipulare, nel rispetto della vigente normativa in materia di procedure ad evidenza pubblica e di scelta del contraente, convenzioni per la fornitura di beni e servizi con le quali l'impresa aggiudicataria si impegna ad accettare, sino a concorrenza della quantita' massima stabilita dalla convenzione ed ai prezzi e condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura deliberati dalle amministrazioni pubbliche; d) decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, con cui, nel dettare nuove norme in materia di pubblico impiego, sono state distinte le funzioni strategiche da quelle gestionali, attribuendo agli organi di governo compiti essenzialmente di indirizzo politico-amministrativo e di controllo ed alla dirigenza autonomia gestionale, talche' e' stato abbandonato il modello burocratico tradizionale a vantaggio di un modello di dirigenza piu' manageriale (i dirigenti come gestori di risorse pubbliche e come responsabili dei risultati). 2. Contenuto del provvedimento. Tenuto conto dei diversi compiti demandati ai consegnatari e ai cassieri il regolamento, emanato con decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254, riordina la materia in questione distinguendo la disciplina dei consegnatari da quella relativa ai cassieri. Il provvedimento si compone di quarantasei articoli raggruppati in tre titoli: Titolo I: principi generali (articoli da 1 a 5); Titolo II: consegnatari (articoli da 6 a 31); Titolo III: cassieri (articoli da 32 a 46). Il contenuto dei titoli puo' essere cosi' sintetizzato: Titolo I: vengono fornite talune definizioni (art. 1); e' precisato l'ambito di applicazione del regolamento (art. 2); e' prevista la possibilita' per le amministrazioni dello Stato di tenere le scritture su supporti informatici (art. 3); sono indicate le modalita' di programmazione degli acquisti di beni e servizi (art. 4); vengono individuati i compiti dei titolari dei centri di responsabilita' e dei dirigenti responsabili degli acquisti di beni e servizi (art. 5); Titolo II, e' suddiviso in quattro capi: il primo (articoli da 6 a 15) tratta dei requisiti, della nomina, della durata, dei compiti e della responsabilita' dei consegnatari, delle richieste di forniture nonche' della dislocazione, del trasferimento e della cessione dei beni; il secondo (articoli da 16 a 26) precisa i registri, i modelli e le scritture contabili che gli stessi consegnatari sono obbligati a tenere, tratta del materiale di facile consumo, del conto giudiziale e delle operazioni da effettuarsi in occasione del cambio del consegnatario; il terzo (articoli da 27 a 30) contiene disposizioni in materia di vigilanza e controllo nonche' disposizioni per la ritardata o la mancata resa della contabilita'; il quarto (art. 31) individua le norme che si applicano per i consegnatari delle sedi all'estero del Ministero degli affari esteri; Titolo III, si articola anch'esso in quattro capi: il primo (articoli da 32 a 38), oltre a riportare la definizione di cassiere, specifica le modalita' di nomina, fissa i compiti e la durata dell'incarico; il secondo (articoli 39 e 40) individua i compiti del cassiere del Ministero degli affari esteri; il terzo (articoli 41 e 42) stabilisce le scritture obbligatorie che i cassieri devono tenere e impone il divieto ai medesimi di tenere altre gestioni all'infuori di quelle previste dal regolamento e da specifiche disposizioni legislative; il quarto ed ultimo (articoli da 43 a 46) detta disposizioni sulle verifiche alle gestioni dei cassieri, sulle sanzioni a loro carico in caso di perdita, deterioramento o distrazione di titoli o valori in custodia, contiene una disposizione transitoria per i consegnatari e i cassieri in carica, fissa la data di entrata in vigore del regolamento. 3. Ambito di applicazione del regolamento e sua entrata in vigore. Soggetti destinatari del regolamento sono i consegnatari e i cassieri delle amministrazioni dello Stato. Restano esclusi i consegnatari e i cassieri: a) delle amministrazioni dotate di spiccata autonomia amministrativa e contabile; b) degli organismi appartenenti alle Forze armate, di polizia e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco. Le disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica n. 254/2002 non si applicano, altresi', alla gestione delle spese di carattere riservato. Per quanto concerne la data di entrata in vigore del provvedimento, e' fissata al sessantesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale (12 gennaio 2003). Si sottolinea, altresi', che per effetto di quanto disposto dall'art. 45 del citato decreto presidenziale i consegnatari e i cassieri in carica alla predetta data continuano a svolgere le loro funzioni sino alla scadenza dell'incarico. 4. Principali innovazioni introdotte nelle gestioni dei consegnatari e dei cassieri. Le novita' introdotte dal nuovo regolamento sono cosi' riassunte: a) divieto di cumulo delle funzioni di consegnatario con quelle di cassiere (art. 2, comma 3); b) attribuzione dei compiti di programmazione del fabbisogno annuale al dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi, sentito il titolare del centro di responsabilita' (art. 4, comma 1); c) utilizzazione degli stanziamenti iscritti nelle spese di funzionamento per l'acquisto di beni e servizi da parte del titolare del centro di responsabilita' il quale attribuisce ai dirigenti responsabili le necessarie risorse umane, finanziarie e materiali (art. 5, comma 2); d) obbligo ai dirigenti responsabili degli acquisti di beni e servizi di comunicare semestralmente al gestore globale di cui all'art. 26 della citata legge n. 488 del 1999, nonche' al competente ufficio riscontrante, ai fini anche del monitoraggio dei prezzi e della valutazione della qualita' dei prodotti e dei servizi forniti, tutti gli elementi degli ordinativi di fornitura di beni e servizi (art. 5, comma 3); e) conferimento dell'incarico di consegnatario da parte del titolare del centro di responsabilita', su proposta del dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi (art. 7, comma 1) e conferimento dell'incarico di cassiere mediante provvedimento del titolare del centro di responsabilita' o, in mancanza, del dirigente generale preposto alla competente direzione generale (art. 35, comma 1); f) distinzione, nell'ambito della figura del consegnatario, dei compiti affidati e degli obblighi che ne derivano in capo all'agente per debito di custodia (art. 11) e all'agente per debito di vigilanza (art. 12), intendendo per "consegnatario per debito di custodia" l'agente contabile - assoggettato al giudizio della Corte dei conti, cui rende annualmente il conto giudiziale - al quale e' affidata la conservazione, la gestione, la distribuzione e il rifornimento dei beni mobili destinati ad altri uffici e per "consegnatario per debito di vigilanza" l'agente amministrativo al quale e' affidata la gestione dei beni mobili e dei materiali d'uso, d'impiego e di consumo necessari per il funzionamento degli uffici, soggetto annualmente alla resa del conto amministrativo della predetta gestione; g) indicazione delle modalita' di cessione gratuita dei beni mobili non piu' utilizzabili per le esigenze funzionali delle amministrazioni statali o posti fuori uso per cause tecniche (art. 14); h) elencazione dei modelli di registri contabili che i consegnatari sono obbligati a tenere fino a quando non sara' diversamente disposto con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze (art. 16, comma 2); i) iscrizione nell'inventario dei soli beni non aventi carattere di beni di consumo e aventi un valore superiore a cinquecento euro, IVA compresa. A tale riguardo, si precisa che sono da inventariare anche i beni che, pur avendo singolarmente un valore inferiore al predetto importo, costituiscono "universalita' di mobili" - cioe' complessi di cose, piu' o meno omogenee, appartenenti ad un medesimo soggetto ed unificate dalla destinazione unitaria e permanente ad uno scopo (ad esempio: raccolte delle biblioteche, degli archivi, dei musei e delle pinacoteche; arredi che unitariamente e funzionalmente considerati costituiscono uno studio tipo cosi' come definito dal decreto del Ministro del Tesoro del 26 giugno 1981; ecc.) - le quali hanno un valore complessivo superiore a cinquecento euro, IVA compresa (art. 17, comma 1)(1). Circa, inoltre, il citato limite di valore oltre il quale i beni sono da inventariare, la disposizione sara' applicata subito per i beni di nuova acquisizione e in occasione della prossima rinnovazione inventariale per gli altri; l) affidamento dell'approvvigionamento del materiale di facile consumo al dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi, sulla base di un coordinato processo che, tenendo conto dei consumi sostenuti negli anni precedenti e delle nuove esigenze da soddisfare, nonche' delle risorse disponibili, individui uno standard quantitativo necessario ad assicurare il funzionamento degli uffici. Ciascuna amministrazione ha l'obbligo di disciplinare, d'intesa con l'ufficio riscontrante, le modalita' di gestione e controllo del predetto materiale (art. 22, commi 1, 2 e 3); m) obbligo da parte del dirigente responsabile degli acquisti di beni e servizi di predisporre il rendiconto annuale del materiale di facile consumo, accompagnato da apposita relazione (art. 22, comma 4); n) utilizzo della carta di credito da parte del cassiere per il pagamento delle spese di cui all'art. 1 del regolamento approvato con decreto del Ministro del tesoro 9 settembre 1996, n. 701 (art. 33, comma 1); o) redazione del processo verbale in tre originali a seguito della verifica alla gestione del cassiere (art. 43, comma 4); p) obbligo degli uffici riscontranti che vengano a conoscenza di gravi inadempienze o trasgressioni da parte del consegnatario o del cassiere di darne subito comunicazione anche alla competente Procura regionale della Corte dei conti (articoli 29, comma 2, e 44, comma 2). 5. Disposizioni integrative in materia di gestione dei consegnatari e dei cassieri. Allo scopo di definire un percorso operativo senza soluzione di continuita', si segnalano le circolari, di seguito elencate, aventi carattere di generalita' che, sebbene emanate sotto la vigenza del regolamento approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 novembre 1979, n. 718, si ritiene trovino ancora applicazione: ( ) Circolari del Ministero del tesoro - Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 88 del 28 dicembre 1994 e del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica - Dipartimento della ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 30 del 12 maggio 1999, con cui vengono dettate istruzioni per il rinnovo degli inventari dei beni mobili e per la suddivisione degli stessi beni in categorie. (1) Al fine di pregiudicare la ratio del dispositivo contenuto nel comma 1 dell'art. 17 si precisa che, a causa di un refuso, per il quale e' in corso la rettifica, l'espressione "aventi un valore non superiore a cinqucento euro, IVA compresa", riportata nello stesso art. 17 del regolamento cosi' come pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, va intesa nel senso "aventi un valore superiore a cinquecento euro, IVA compresa". ( )Circolari del Ministero del tesoro - Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 48 dell'8 agosto 1995, n. 10 del 10 febbraio 1997 e n. 23 del 25 marzo 1997, contenenti dettagliate istruzioni per l'utilizzazione, da parte dei consegnatari dei beni mobili, delle scritture contabili. In particolare, le ultime due fanno riferimento al decreto del Ministro del tesoro in data 20 settembre 1996 con il quale e' stata approvata la nuova modulistica delle predette scritture. Per quanto concerne le scritture contabili in uso per il materiale di facile consumo, si richiama la novella introdotta dall'art. 22, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica n. 254/2002 che ha rinviato ad un apposito provvedimento, assunto d'intesa con l'ufficio riscontrante, le modalita' di gestione e controllo di detto materiale. Circa la contabilita' dei beni mobili, si rimanda, altresi', al titolo III, lettere A) e B) della circolare del Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, Ispettorato per le politiche di bilancio, n. 34 del 12 novembre 2002, e alle altre disposizioni ivi citate. Al riguardo, si menzionano quelle innovative in materia di rendicontazione patrimoniale recate dalla legge 3 aprile 1997, n. 94 nonche' quelle derivanti dalle disposizioni di cui all'art. 14 del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279. In particolare, si segnala che per la formazione del conto generale del patrimonio i beni mobili, come tutti i componenti attivi e passivi significativi del patrimonio dello Stato, sono da raccordare con la classificazione delle poste riportate nel Sistema europeo dei conti (SEC '95). ( )Circolare del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 68 del 6 agosto 1998, con cui - ferma restando la durata massima dell'ammortamento da operarsi in cinque anni, come previsto dall'art. 17, comma 20, della legge n. 127/1997 - e' precisato che la locuzione "azzerato", contenuta nel predetto comma 20, non implica la perdita totale del valore intrinseco del bene in quanto, terminato il periodo di ammortamento e indipendentemente dal valore residuale contabile, il bene stesso non e' suscettibile di discarico inventariale ne' di eliminazione dalle scritture contabili. Infatti, i beni e le apparecchiature dichiarati inadeguati allo svolgimento della funzione cui erano destinati sono alienati, ovvero, in caso di esito negativo della alienazione stessa, ceduti a titolo gratuito. In proposito, si segnala che il verbale di fuori uso previsto dalla citata circolare deve essere redatto, ai sensi dell'art. 14, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 4 settembre 2002, n. 254, da una commissione appositamente istituita anziche' dall'Ufficio del territorio. ( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 32 del 4 ottobre 2001, con cui viene chiarito che l'importo dei valori dei singoli beni iscritti in inventario va indicato in euro e centesimi di euro, con arrotondamento secondo quanto disposto dall'art. 5 del regolamento (CE) n. 1103/97 del Consiglio del 17 giugno 1997 (arrotondamento per eccesso o per difetto al cent piu' vicino). Se il risultato e' uguale a zero e il bene conserva la sua utilita' economica, nel registro rimane la descrizione dello stesso valore 00, in attesa della periodica operazione di ricognizione e rideterminazione dei valori. ( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento dell'amministrazione generale del personale e dei servizi del Tesoro, n. 13128 del 7 febbraio 2002, con cui viene precisato che per i beni non piu' utilizzabili per i quali si ravvisa l'opportunita' della vendita, le amministrazioni dovranno far riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 189, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 118 del 23 maggio 2001. Nello stesso documento viene fatto presente, inoltre, che - a seguito della emanazione del decreto del Ministro del tesoro, del bilancio e della programmazione economica 24 febbraio 2000, con il quale e' stato affidato alla societa' Consip il compito di stipulare convenzioni per l'acquisto di beni e servizi - le amministrazioni potranno avvalersi del servizio di ritiro gratuito, offerto in convenzione dalle imprese, dei beni dichiarati fuori uso. ( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale di finanza, n. 22 del 19 giugno 2002, con cui viene precisato che il cassiere puo' eseguire pagamenti in contanti per importi sino a Euro 4.131,66, come previsto dall'art. 13 del decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367. Per importi superiori e' necessario provvedere mediante emissione di titoli di spesa a firma del dirigente responsabile, da estinguersi secondo le modalita' previste dallo stesso art. 13. Per quanto concerne gli stipendi e gli altri assegni al personale statale, il pagamento in contanti puo' avvenire nei soli casi previsti dal decreto ministeriale 4 aprile 1995, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 97 del 27 aprile 1995; in tal caso i cassieri riscuotono ed erogano detti emolumenti per delega. ( )Circolare del Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per la informatizzazione della contabilita' di Stato, n. 41 del 15 novembre 2002, con la quale, in relazione alla prevista nuova classificazione dei beni e servizi (SEC '95), viene promossa la diffusione del "Nuovo sistema di controllo e gestione dei beni mobili - GECO", utilizzabile attraverso intranet/internet, per la gestione dei beni mobili e di quelli di facile consumo (da parte dei consegnatari) nonche' per la rendicontazione mediante integrazione con gli uffici riscontranti di ragioneria (U.C.B. e R.P.S.). Per eventuali chiarimenti e delucidazioni sul contenuto del regolamento piu' volte citato, puo' farsi riferimento al dirigente dell'Ufficio I del Centro Nazionale di Contabilita' Pubblica dott. Vittorio Rebuffat, reperibile presso i seguenti recapiti: indirizzo di posta elettronica: vittorio.rebuffat@tesoro.it - telefono: 06/3208475 - 06/47619417. Le amministrazioni e gli uffici in indirizzo sono pregati di assicurare la piu' ampia diffusione della presente circolare agli uffici dipendenti interessati. Roma, 16 gennaio 2003 Il Ragioniere generale dello Stato: Grilli