Gazzetta n. 145 del 25 giugno 2003 (vai al sommario) ISTITUTO NAZIONALE PER IL COMMERCIO ESTERO DELIBERAZIONE 2 aprile 2003 Regolamento sulle modalita' e procedure per l'acquisizione in economia di beni e servizi. (Deliberazione n. 091/03) IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Vista la legge 25 marzo 1997, n. 68 e successive modificazioni, concernente la riforma dell'Istituto nazionale per il commercio estero (I.C.E.); Visto il decreto del Ministero del commercio con l'estero 11 novembre 1997, n. 474 riguardante il regolamento di approvazione dello statuto dell'Istituto nazionale per il commercio estero; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 18 dicembre 1979, n. 696, e successive modificazioni, concernente l'approvazione del regolamento per la classificazione delle entrate e delle spese e per l'amministrazione e la contabilita' degli enti pubblici di cui alla legge 20 marzo 1975, n. 70; Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche, recante norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n. 573, concernente il regolamento recante norme per la semplificazione dei procedimenti di aggiudicazione di pubbliche forniture di valore inferiore alla soglia di rilievo comunitario; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367, e successive modificazioni, concernente il regolamento recante semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa e contabili; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 21 dicembre 1999, n. 554, e successive modificazioni, concernente il regolamento di attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici; Visto il decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modifiche ed integrazioni, recante norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche; Visto l'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, relativo all'acquisizione di beni e servizi; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 agosto 2001, n. 384, concernente il regolamento di semplificazioni dei procedimenti di spese in economia; Considerato che, ai sensi dell'art. 1, comma 2 del richiamato decreto del Presidente della Repubblica n. 384/2001, per l'esecuzione dei lavori in economia resta ferma la disciplina di cui al decreto del Presidente della Repubblica n. 554/1999; Considerata la necessita' di individuare, ai sensi dell'art. 2, comma 1, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 384/2001, i singoli beni e servizi con i relativi limiti di importo per le singole voci di spesa la cui acquisizione puo' essere effettuata con la procedura in economia da parte dell'Istituto nazionale per il commercio estero (I.C.E.) e dei suoi uffici della Rete in Italia ed all'estero nel rispetto del limite di spesa fissato al successivo art. 11, comma 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 384/2001; Su proposta del dirigente dell'Area approvvigionamenti e contratti di concerto con il direttore del Dipartimento amministrazione, finanza e controllo e del direttore generale dell'Istituto; Delibera di adottare il seguente regolamento: Art. 1. Oggetto del regolamento Il presente regolamento disciplina l'ambito di applicazione, i limiti di spesa e le procedure per l'acquisizione di beni e servizi in economia da parte della sede centrale dell'Istituto nazionale per il commercio estero (I.C.E.) e dei suoi uffici della Rete in Italia ed all'estero. L'acquisizione di beni e servizi da parte della sede centrale e delle Reti in Italia puo' essere effettuata esclusivamente nei casi in cui non sia vigente alcuna convenzione quadro stipulata ai sensi dell'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488 e successive modificazioni.   Art. 2. Forme di affidamento e limiti delle spese in economia L'esecuzione in economia puo' avvenire: a) in amministrazione diretta; b) a cottimo fiduciario. Sono in amministrazione diretta le spese in economia effettuate utilizzando materiali, mezzi propri o appositamente noleggiati e con personale dell'Istituto. Sono a cottimo fiduciario le spese in economia affidate a terzi esterni all'amministrazione. I beni e servizi acquisiti in economia non possono comportare una spesa complessiva superiore a 50 mila euro, con esclusione dell'IVA o altre imposte similari. Nessuna spesa puo' essere artificiosamente frazionata con lo scopo di sottoporla alla disciplina del presente regolamento.   Art. 3. Beni e servizi in economia E' ammesso il ricorso alle procedure di spesa in economia relative al funzionamento della sede e degli uffici della rete in Italia ed all'estero ed all'organizzazione e al funzionamento dei servizi di informazione, assistenza, promozione e formazione per l'internazionalizzazione del sistema paese, per l'acquisizione dei seguenti beni e servizi: a) funzionamento di commissioni, comitati e consigli, con l'esclusione degli eventuali gettoni, compensi ed altre indennita' a favore dei componenti. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; b) acquisto di giornali, riviste, libri, cataloghi, pubblicazioni varie, materiale di documentazione ed informazione e relativi abbonamenti, eventuale rilegatura, spedizione e/o trasmissione per via informatica; abbonamenti a notiziari di agenzie di informazione ed a servizi di trascrizione e traduzione di notizie diffuse a mezzo radio, televisione e altri mezzi di informazione; acquisto e/o abbonamento di/a banche dati sia in forma cartacea che telematica sia su supporto informatico/magnetico ed eventuali relativi supporti tecnici. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; c) spese per lavori di stampa, riproduzione, tipografia, litografia realizzati anche per mezzo di tecnologia audiovisiva e informatica; cartellonistica. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; d) spese postali, telefoniche e telematiche e di telecomunicazione in genere; spese per consumo di energia elettrica, acqua, gas e per riscaldamento, acquisto di materiale di cancelleria, stampati ed altro materiale di facile consumo. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; e) spese di trasporto, trasloco, facchinaggio e magazzinaggio di merci, documentazione, attrezzature e materiale vario, atti e documenti di archivio, imballaggi; relative coperture assicurative. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; f) leasing di autoveicoli; tasse di immatricolazione e circolazione e similari, riparazione, manutenzione e relative assicurazioni; lavaggio e provviste di carburante, di lubrificanti e di altro materiale di consumo; acquisto divise. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; g) spese di fitto dei locali con i relativi oneri accessori; progettazione e lavori di adattamenti e ristrutturazione di beni immobili di proprieta' o in locazione; acquisto, manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti tecnici degli edifici e delle attrezzature d'uso di ogni tipo e per qualsiasi destinazione. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; h) servizi di giardinaggio, acquisto di materiali, utensili e mezzi per l'esecuzione dei lavori in amministrazione diretta; smaltimento di rifiuti; derattizzazione e disinfestazione; spese di pulizia locali e/o spazi espositivi; servizi di guardiania. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; i) spese per acquisto, installazione, assistenza, noleggio, leasing di impianti e apparecchiature telefoniche, elettriche, informatiche, telematiche ed elettroniche; fotoriproduttori, attrezzature audiovisive e multimediali; apparecchiature per la trasmissione di dati e fac-simili, hardware e software; apparecchiature d'ufficio non diversamente specificate; progettazione, realizzazione e sviluppo di programmi informatici; archiviazione, elaborazione e conversione informatica dei dati ed attivita' connesse da parte di ditte e tecnici specializzati; manutenzione e riparazione dei suddetti apparati e del relativo software; acquisto o produzione o noleggio di materiale audiovisivo e multimediale, acquisto di parti di ricambio, materiale ausiliario e di consumo per tutto quanto precede. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; j) acquisto, manutenzione e riparazione di mobili, nonche' di arredi e dotazioni. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; k) servizi di segretariato ed accompagnamento, trascrizione atti di convegni/comitati, traduzione, interpretariato, prestazioni di lavoro e/o consulenze fornite da professionalita' specifiche e/o da ditte e societa' commerciali e/o di lavoro interinale, semprecche' l'amministrazione non possa provvedervi direttamente con il proprio personale. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; l) spese per consulenze/servizi legali, notarili, fiscali, amministrativi, informatici, sanitari e tecnici, bolli e notifiche di atti giudiziari e pubblicita' legale; assicurazioni dei beni mobili e immobili di proprieta' o in affitto; coperture assicurative in genere. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; m) acquisto/committenza ad agenzie specializzate e/o esperti di indagini di vario contenuto e natura, sondaggi, rilevazioni ed analisi attinenti ai compiti d'istituto, loro traduzioni ed eventuali presentazioni delle stesse. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; n) spese per l'organizzazione di incontri, seminari tecnici, conferenze stampa, degustazioni prodotti, presentazioni tecniche, workshop nazionali ed internazionali, bilaterali e multilaterali, di convegni, congressi e conferenze in Italia e all'estero, per il ricevimento di Capi di Stato, Capi di Governo, di delegazioni, esponenti e personalita' estere e italiane, operatori economici e dell'informazione privati stranieri e italiani. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; o) compensi a professori, conferenzieri, esperti tecnici. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; p) spese di viaggio, trasporto individuale e collettivo in genere, vitto e alloggio, ivi compresi servizi alberghieri, per il personale e per terzi soggetti italiani ed esteri. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; q) spese di catering, di rappresentanza e pubbliche relazioni, per acquisto di oggettistica promozionale, per servizi audio-foto-video, per necrologi. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; r) spese per l'organizzazione di manifestazioni fieristiche (esposizioni collettive nazionali e/o regionali e/o settoriali, punti Italia, stand informativi); affitto aree espositive e relativi allestimenti, noleggio od acquisto attrezzature e materiali di consumo non diversamente previsti, allacciamenti tecnici, parcheggi, iscrizione nei cataloghi ufficiali quando non necessariamente forniti in privativa industriale da enti fieristici o societa' collegate gia' individuate. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; s) spese di progettazione di allestimenti fieristici, mostre ed ogni iniziativa promozionale espositiva similare; spese di direzione lavori e di collaudo semprecche' l'amministrazione non possa provvedervi direttamente con il proprio personale. Euro 50.000 per la sede centrate e uffici della rete in Italia e all'estero; t) spese per la realizzazione di campagne di informazione e/o di immagine a mezzo stampa, radio, TV ed altri mezzi di comunicazione multimediali; servizi di agenzie di pubbliche relazioni e pubblicita', ideazione e produzione bozzetti pubblicitari; acquisti spazi su stampa, radio televisione, siti web; basi informatiche b2b e b2c; produzione inserti, cataloghi, manifesti, depliants, CDRom, materiale promo-pubblicitario di vario genere e con ogni mezzo. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; u) visite mediche di controllo relative ad assenze dal servizio dei dipendenti per le quali debbano incaricarsi professionisti locali; accertamenti sanitari da effettuare nei confronti del personale in servizio in Italia o all'estero ai fini del riconoscimento di infermita' come dipendenti da causa di servizio o ai fini della dispensa dal servizio. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; v) spese per corsi di formazione, aggiornamento e linguistici per il personale di ruolo e/o locale; partecipazione a convegni; compensi a docenti, esperti e/o centri di formazione per corsi a studenti, tecnici ed operatori economici esteri ed italiani; acquisto di materiale didattico e di consumo ad essi inerenti non diversamente previsto. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; w) acquisto di beni e servizi nell'ipotesi di risoluzione di un precedente rapporto contrattuale e quando cio' sia ritenuto necessario o conveniente per assicurare la prestazione nel termine previsto dal contratto. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; x) acquisizione di beni e servizi nell'ipotesi di completamento delle prestazioni non previste dal contratto in corso, qualora non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito dell'oggetto principale del contratto medesimo. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero; y) acquisizione di beni e servizi nella misura strettamente necessaria, nel caso di contratti scaduti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nonche' dell'esecuzione del contratto. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero. z) spese minute di ordine corrente non previste nei precedenti paragrafi. Euro 50.000 per la sede centrale e uffici della rete in Italia e all'estero.   Art. 4. Responsabile delle spese in economia L'esecuzione delle spese in economia viene disposta nell'ambito degli obiettivi e del budget assegnato, dal responsabile del centro di costo richiedente. Per l'acquisizione di beni e servizi, il responsabile autorizzato all'effettuazione delle procedure di affidamento delle spese, si avvale delle rilevazioni dei prezzi di mercato effettuate da amministrazioni o enti a cio' preposti ovvero con qualsiasi altro mezzo, a fini di orientamento e della valutazione della congruita' dei prezzi presentati in sede di offerta.   Art. 5. Forme di pubblicita' L'Istituto, con avvisi pubblicati su almeno un quotidiano o sul sito internet dell'Istituto, richiede periodicamente con cadenza almeno annuale, agli operatori economici interessati di qualificarsi al fine di' essere successivamente invitati alle procedure di spesa in economia.   Art. 6. Relazioni informative sugli affidamenti in economia Ciascun centro di costo della sede centrale e della Rete in Italia, informa l'organo di controllo interno, con apposita relazione predisposta con cadenza semestrale, dei motivi per i quali non ha aderito al sistema convenzionale previsto dall'art. 26 della legge n. 488/1999 facendo ricorso alle procedure non concursuali di cui al presente regolamento.   Art. 7. Svolgimento della procedura del cottimo fiduciario per beni e servizi L'affidamento dei servizi e l'acquisizione dei beni a cottimo fiduciario avviene mediante gara informale, con richiesta di almeno cinque preventivi redatti secondo le indicazioni contenute nella lettera d'invito. Si prescinde dalla richiesta di piu' preventivi nel caso di nota specialita' del bene o servizio da acquisire, in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato, ovvero quando l'importo della spesa non superi l'ammontare di 10 mila euro, con esclusione dell'l.V.A. o imposte similari. Il suddetto limite e' elevato a 40 mila euro, con esclusione dell'l.V.A. o imposte similari, per l'acquisizione di beni e servizi connessi ad impellenti ed imprevedibili esigenze di ordine pubblico. La richiesta di preventivi e offerte, effettuata mediate lettera o altro atto (telegramma, telefax, ecc.), deve contenere: a) l'oggetto della prestazione; b) le eventuali garanzie richieste; c) le caratteristiche tecniche; d) la qualita' e la modalita' di esecuzione; e) i prezzi; f) le modalita' di pagamento; g) le modalita' di scelta del contraente; h) i termini dell'adempimento, ove necessari; i) l'informazione circa l'obbligo di assoggettarsi alle condizioni e penalita' previste e di uniformarsi alle norme legislative e regolamentari vigenti, nonche' la facolta', per l'Istituto, di avvalersi, qualora la controparte non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto, degli strumenti di risoluzione contrattuale e risarcimento danni mediante semplice denuncia, ove non ritenga piu' efficace il ricorso all'esecuzione in danno previo diffida ad adempiere; j) ogni altra indicazione ritenuta necessaria per meglio definire la spesa. L'esame dei preventivi e la scelta del contraente viene effettuata dal responsabile autorizzato all'effettuazione delle procedure di affidamento delle spese, in base al prezzo piu' basso ovvero all'offerta piu' vantaggiosa, in relazione a quanto previsto nella lettera d'invito.   Art. 8. Ordinazione e liquidazione di beni e servizi L'acquisizione di beni e servizi attraverso lo strumento del cottimo fiduciario puo' essere regolata da scrittura privata semplice oppure da apposita lettera di ordinazione con la quale il responsabile del centro di costo dispone l'ordinazione dei beni e dei servizi. Tali atti devono riportare i medesimi contenuti previsti dalla lettera d'invito. L'atto di ordinazione contiene almeno: a) la descrizione dei beni o servizi oggetto dell'ordinazione; b) la quantita' ed il prezzo degli stessi con l'indicazione dell'l.V.A. o altre imposte similari; c) la qualita', le modalita' e i termini di esecuzione; d) gli estremi contabili dei mastri di contabilita' generale ed analitica nonche' il centro di costo richiedente ed assegnatario del budget; e) la forma di pagamento; f) le penali per la ritardata o incompleta esecuzione nonche' l'eventuale richiamo all'obbligo del fornitore di uniformarsi alle vigenti norme di legge e regolamenti; g) l'ufficio referente ed eventuali altre indicazioni utili al fornitore. Nel caso di lettera di ordinazione, il fornitore deve esprimere, per iscritto, all'Istituto, la propria accettazione. I pagamenti sono disposti entro trenta giorni dalla data del collaudo o dell'attestazione di regolare esecuzione ovvero, se successiva, dalla data di presentazione della fattura. Le fatture dei beni e dei servizi non potranno in ogni caso essere pagate se non sono munite del visto di liquidazione del responsabile del centro di costo committente. I documenti di cui al comma precedente dovranno essere prodotti in originale e copia, di cui l'originale da allegare al titolo di spesa, e la copia da conservare agli atti, e corredati, qualora si tratti di acquisti, della prescritta presa in carico o bolletta d'inventario. I competenti uffici disporranno il pagamento delle spese di cui al presente provvedimento con ordinativi diretti. Tuttavia, qualora le esigenze dei servizi e l'interesse dell'Istituto lo richiedano, potranno disporne il pagamento sul fondo cassa ove esistente.   Art. 9. Verifica della prestazione I beni e servizi di cui al presente provvedimento devono essere sottoposti rispettivamente a collaudo o ad attestazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall'acquisizione. Per le spese di importo inferiore a 10 mila euro, con esclusione dell'l.V.A. o imposte similari, tali verifiche sono sostituite dall'attestazione di avvenuta prestazione sottoscritta da parte del responsabile del procedimento. Il collaudo o la constatazione di regolare esecuzione e' eseguito da impiegati appositamente nominati dal dirigente del Dipartimento amministrativo competente. Il collaudo e le constatazioni di regolare esecuzione non possono essere effettuati da impiegati che abbiano partecipato al procedimento di acquisizione dei beni e servizi.   Art. 10. Inadempimenti Nel caso di inadempienza per fatti imputabili al soggetto o all'impresa cui e' stata affidata la fornitura dei beni e l'esecuzione dei servizi di cui al presente regolamento, si applicano le penali stabilite nell'atto o lettera di ordinazione. Inoltre l'amministrazione dopo formale ingiunzione, a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento, rimasta senza esito, puo' disporre l'esecuzione di tutto o parte della fornitura dei beni e servizi a spese del soggetto o dell'impresa inadempiente, salvo l'esercizio, da parte dell'amministrazione, dell'azione per il risarcimento del danno derivante dall'inadempienza. Nel caso di inadempimento grave, l'amministrazione puo' altresi, previa denuncia scritta, procedere alla risoluzione del contratto, salvo, sempre, il risarcimento dei danni subiti.   Art. 11. Pubblicazione Il presente regolamento sara' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale. Roma, 2 aprile 2003 Il presidente: Quintieri