Gazzetta n. 162 del 15 luglio 2003 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 4 luglio 2003, n. 34 Sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle pubbliche amministrazioni - Titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello Stato: rilevazioni costi (I semestre) e revisione budget anno 2003. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri: Segretariato generale Alle Amministrazioni centrali dello Stato: Gabinetto Servizi di controllo interno Direzioni generali Alle Amministrazioni autonome Agli Uffici centrali del bilancio presso i Ministeri e le amministrazioni autonome Alle ragionerie provinciali dello Stato e, p. c. Alla Corte dei conti All'A.I.P.A. All'Istituto nazionale di statistica All'Agenzia per la rappresentanza negoziale 1. La legge n. 94/1997, di riforma del bilancio dello Stato, ed il decreto legislativo di attuazione n. 279/1997 hanno introdotto nell'ordinamento contabile italiano il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo che si pone in stretta integrazione con il processo di formazione del bilancio di previsione e con le decisioni di finanza pubblica, sia con il sistema di controllo interno di gestione. Tale sistema contabile pone in relazione le risorse impiegate, gli obiettivi perseguiti e le responsabilita' di gestione della dirigenza e, quindi, consente di verificare l'andamento della gestione attraverso il confronto dei costi (che esprimono l'impiego delle risorse), previsti nel budget, con quelli effettivamente sostenuti nel corso dell'esercizio. La rilevazione dei costi, in particolare, esprime la rappresentazione della fase gestionale e, quindi, consente alle Amministrazioni di procedere alla verifica dello svolgimento dell'azione amministrativa, e, ove occorresse, di adeguare il budget inizialmente formulato alle nuove esigenze che vengono a manifestarsi nel corso della gestione. 2. Per l'espletamento di tali adempimenti le Amministrazioni centrali hanno come riferimento il Titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, ed il connesso Piano dei conti esposto nella Tabella B, allegata al decreto legislativo medesimo, cosi' come modificato e integrato con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze in data 25 marzo 2002, che costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le stesse Amministrazioni centrali ed il Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della ragioneria generale dello Stato. La rilevazione dei costi del primo semestre 2003 si realizza - quale importante innovazione rispetto all'anno precedente, in direzione del progressivo completamento del processo economico - secondo la logica completa della contabilita' economica, non solo per natura di costo delle risorse impiegate, ma anche in relazione alle finzioni svolte, ossia secondo le missioni istituzionali perseguite dalle diverse strutture organizzative, analogamente alle previsioni di budget formulate per l'anno in corso. I Centri di costo di ciascuna Amministrazione continuano ad essere direttamente coinvolti nel procedimento di invio telematico dei dati economici rilevati, mediante l'ausilio del portale web su rete Internet, dislocato presso le medesime. 3. Per l'anno in corso si conferma la rilevazione dei costi con cadenza semestrale, in sintonia temporale con il Budget di riferimento; la fase di revisione semestrale del budget assume maggiore rilievo e significativita' perche' consente la comparazione tra i costi sostenuti ed i connessi obiettivi raggiunti nel primo semestre con costi ed obiettivi previsti per lo stesso periodo. In tale contesto e in ragione dell'importanza del ruolo che il Centro di responsabilita' amministrativa svolge nell'ambito del processo di programmazione economico-finanziaria, e' previsto uno specifico profilo utente per il titolare del Centro medesimo, che puo' visualizzare, in forma aggregata, i dati inseriti dai costituenti centri di costo e monitorare il processo di rilevazione dei costi. Per procedere alla rilevazione dei costi effettivamente sostenuti nel primo semestre, e per procedere alla revisione del budget, i Centri di costo fanno ora riferimento al Manuale delle regole e dei criteri contabili valido per tutte le Amministrazioni pubbliche, in un quadro di generale stabilita' metodologica e contabile in direzione del consolidamento dei costi di tutta la pubblica amministrazione. La tempificazione del processo e' riportata nel Calendario degli adempimenti; con l'unita Nota tecnica (allegato 1), vengono descritte specifiche indicazioni concernenti le modalita' di inserimento dei dati economici nel portale web di contabilita' economica e la rappresentazione dei processi di rilevazione dei costi del primo semestre e di revisione del budget 2003 per il secondo semestre. 4. La tempestivita' delle rilevazioni, correlata all'arco temporale dell'operazione, rappresenta una componente fondamentale di successo e di efficacia del nuovo processo per la strumentalita' delle informazioni che produce; conseguentemente l'elaborazione dei relativi dati, da parte di tutti i Centri di costo, e la loro trasmissione telematica deve avvenire nel rispetto obbligatorio ed indifferibile dei termini previsti nel suddetto Calendario al fine di poter procedere all'espletamento degli adempimenti connessi. In relazione a quanto precede corre l'obbligo di richiamare, di nuovo, l'attenzione delle Amministrazioni sulla necessita' di dotarsi di idonee risorse umane e strumentali e, in particolare, di quelle informatiche, evidenziata con la circolare di indirizzo n. 6 del 23 febbraio del 2000, e con le successive circolari operative. Si segnala, inoltre, che le Amministrazioni sono tenute a realizzare i propri sistemi di contabilita' economica, possibilmente informatizzati, anche a sostegno dei rispettivi Sistemi di controllo interno di gestione (ex decreto legislativo n. 286/1999, articoli 4 e 9). 5. In relazione all'operativita' concreta che ora assumono le informazioni economiche, questa fase del processo richiede il massimo impegno, il rispetto rigoroso dei termini e la fattiva partecipazione di tutte le strutture interessate. Come di consueto, allo scopo di migliorare tutte le fasi operative e per rendere piu' efficace l'azione di supporto e di collaborazione, e' possibile fare riferimento al dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e dei rendimenti, al quale le amministrazioni potranno rivolgersi, anche tramite il portale web, per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. nn. 06/4761-4080/4081/4083/4613/4792/4514; fax nn. 06/4761-4765/4766; e-mail: sacr@rgs.tesoro.it). La presente circolare inoltre e' disponibile sul portale web di contabilita' economica, www.contabilitaeconomica.rgs.tesoro.it, nell'apposita area pubblica - accessibile attraverso la home page del sito del Ministero dell'economia e delle finanze, www.tesoro.it - che consente il costante dialogo con questo Dipartimento. Roma, 4 luglio 2003 Il Ministro: Tremonti   Allegato 1 RILEVAZIONE DEI COSTI 1° SEMESTRE E REVISIONE DEL BUDGET 2003 NOTA TECNICA E CALENDARIO DEGLI ADEMPIMENTI Le Amministrazioni centrali dello Stato a partire, indicativamente, dal 7 luglio 2003, procedono all'inserimento ed alla trasmissione telematica delle schede di rilevazione dei costi 1° semestre e di revisione budget 2003 e degli altri allegati ai coesistenti Uffici centrali del bilancio, inderogabilmente entro il 21 luglio 2003. Gli Uffici centrali del bilancio avranno cura di verificare e validare i dati trasmessi dalle Amministrazioni e procederanno alla trasmissione telematica all'Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e dei rendimenti inderogabilmente entro il 25 luglio 2003. Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle Amministrazioni, il predetto Servizio provvedera' ad inviare i report di gestione e di revisione del budget ai diversi centri di costo, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del bilancio, e predisporra' l'apposito documento relativo allo Stato da presentare al Parlamento. Sezione prima INDICAZIONI GENERALI 1. Regole e principi contabili da applicare alla rilevazione dei costi del 1° semestre ed alla revisione del budget 2003. Come noto, per l'impostazione della contabilita' economica, le Amministrazioni centrali hanno come riferimento normativo il titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano unico dei conti che costituisce la chiave unitaria di dialogo tra le Amministrazioni pubbliche ed il Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato. Il livello minimo di rappresentazione contabile, esposto nella tabella B, allegata al citato decreto, relativa al piano dei conti, nella stesura modificata dal decreto del Ministro dell'economia e delle finanze n. 34558/2002, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le Amministrazioni centrali e il Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato. Per le stesse Amministrazioni secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 resta invariata la possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo interno. Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si pongono in stretta integrazione sia con il sistema di controllo interno di gestione e con il processo di costruzione del bilancio finanziario delle Amministrazioni, sia con le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rende indispensabile garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di pertinenza. Risulta, quindi, necessario che gli eventi amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili vengano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi livelli di osservazione dei fenomeni stessi. A tale proposito e' stato predisposto il Manuale dei principi e delle regole contabili, pubblicato con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze n. 136587 del 30 dicembre 2002, che puo' essere consultato e scaricato in formato elettronico anche sul portale di contabilita' economica. Il Manuale costituisce il riferimento, comune a tutte le Amministrazioni, per quanto riguarda i principi generali e le regole contabili analitiche da applicare nei vari adempimenti connessi al sistema unico di contabilita' economica analitica. Nel rimandare, le Amministrazioni interessate alla formulazione della rilevazione dei costi del 1° semestre 2003, alla consultazione citato Manuale, si rende necessario, tuttavia, fornire alcune indicazioni utili ad assolvere l'attuale adempimento. 2. Correlazione fra la fase di rilevazione dei costi del 1° semestre e quella di revisione del budget 2003. Congiuntamente alle rilevazioni dei costi del primo semestre 2003, le Amministrazioni centrali dello Stato sono chiamate alla revisione del budget 2003. Con tale operazione i diversi centri di costo ridefiniscono, in corso d'anno, le previsioni economiche dei costi formulate in funzione degli obiettivi concretamente perseguibili per realizzare i compiti ad esse assegnati e garantire le attivita' per il loro funzionamento. Il processo di programmazione e controllo, nel cui ambito si colloca la revisione del budget, ha un carattere fortemente iterativo, in quanto: la fase programmatoria iniziale, che trova espressione nella formulazione del budget, si avvale delle risultanze d'esercizio, per la definizione di obiettivi, risorse e tempi; la stessa programmazione interviene anche in corso d'anno, per consentire, in considerazione degli eventi gia' verificatisi (rilevazione dei costi del 1° semestre), del mutamento delle condizioni organizzative e del contesto normativo, una revisione degli obiettivi definiti inizialmente e, quindi, dei costi connessi al loro conseguimento (revisione del budget). La revisione del budget, in sintesi, si basa: a) sul confronto tra gli obiettivi inizialmente prefissati ed i risultati effettivamente raggiunti nel primo semestre dell'esercizio (rilevazione dei costi del 1° semestre); b) sulla riconsiderazione degli altri fattori che hanno portato alla definizione degli obiettivi per l'esercizio 2003. Dovranno, cioe', essere considerate le variazioni del quadro normativo ed organizzativo di riferimento, nonche' le variazioni delle risorse finanziarie assegnate, dato che l'utilizzo delle risorse e' vincolato alle disponibilita' finanziarie necessarie per la loro acquisizione. Qualora, cioe', fossero gia' intervenute delle variazioni negli stanziamenti dei capitoli che finanziano i costi del budget 2003, a valere sui fondi di riserva e speciali del Bilancio oppure sui fondi delle Amministrazioni per i consumi intermedi e per gli investimenti, i centri di costo dovranno tenerne conto nell'effettuare l'aggiornamento delle previsioni economiche del 2003. 3. Strutture organizzative a cui riferire la rilevazione dei costi del 1° semestre e la revisione del budget 2003. La definizione di una struttura di centri di costo che tenesse conto delle riorganizzazioni che hanno interessato le Amministrazioni centrali dello Stato negli ultimi anni si e' avviata a conclusione in sede di formulazione del budget 2003. Al fine di preservare l'omogeneita' nel confronto fra i costi previsti e quelli rilevati, le strutture utilizzate per la formulazione del budget 2003 saranno le medesime con cui si procedera' alla rilevazione dei costi del 1° semestre e la revisione del budget 2003. Qualsiasi ulteriore cambiamento delle preesistenti strutture dei centri di costo potra' essere preliminarmente concordato, previa tempestiva segnalazione, con il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e dei rendimenti. 4. Conferma delle principali innovazioni introdotte nel budget 2003. A partire dalla formulazione del budget 2003, sono state introdotte numerose innovazioni, volte a perfezionare e completare il processo attraverso, tra l'altro: la nuova formulazione del Piano dei conti di cui alla tabella B del decreto legislativo 279/97 - cfr. decreto del Ministro dell'economia e delle finanze n. 34558/2002 - che e' stato modificato ed integrato alla luce dell'esperienza maturata nel triennio 2000-2002; l'introduzione della previsione dei costi, oltre che per struttura, anche per destinazione, mediante la formulazione del budget 2003 per missioni istituzionali; l'attivazione del portale web di contabilita' economica (accessibile all'indirizzo internet www.contabilitaeconomica.rgs.tesoro.it, oppure tramite la Home Page del sito www.tesoro.it), utilizzato, in primo luogo, per migliorare il dialogo delle Amministrazioni centrali con il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, - attraverso un'area riservata, infatti, e' gestita la trasmissione, per via telematica, dei dati di budget e rilevazione dei costi, l'invio, da parte della Ragioneria generale dello Stato, di comunicazioni di servizio e, da parte dei centri di costo, di richieste di chiarimenti e di supporto consulenziale - in secondo luogo, attraverso un'area pubblica, accessibile a tutti, il portale si propone di diffondere le conoscenze sul sistema unico di contabilita' economica introdotto dal decreto legislativo 279/97, mettendo a disposizione degli utenti, tra l'altro, la normativa primaria e secondaria emanata, i documenti prodotti dal Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato ed altre informazioni utili. Tali innovazioni saranno applicate anche alla rilevazione dei costi del 1° semestre e alla revisione budget 2003; sara' mantenuta la sola semplificazione relativa alla applicazione del Piano dei conti al secondo livello per tutte le voci, tranne che per gli «Ammortamenti» che saranno rilevati, cosi' come negli adempimenti precedenti, al terzo livello. 5. Ulteriori innovazioni introdotte in sede di rilevazione dei costi del 1° semestre e di revisione del budget 2003. a) Modalita' di rilevazione del costo del personale del 1° semestre 2003 per la voce «comparto/qualifica». La modalita' per la rilevazione dei costi del personale per il 1° semestre 2003 contempla l'inserimento, da parte degli uffici del personale, dei valori medi unitari annui del costo del lavoro ordinario e straordinario per posizione economica, calcolati, cosi' come indicato nel citato manuale delle regole e dei principi contabili (paragrafo 5.1.3, sezione «calcolo ed attribuzione dei costi sostenuti - rilevazione»), a partire dalla spesa liquidata nel 1° semestre. I centri di costo, a loro volta, inseriranno la quantita' di personale impiegato per missione istituzionale in termini di anni persona di impegno contrattuale. Il sistema, analogamente a quanto avviene in sede di budget, calcolera' automaticamente il costo del personale per la voce «comparto/qualifica» e per missione istituzionale moltiplicando gli anni persona inseriti dai centri di costo per i valori medi inseriti dagli uffici del personale. Qualora siano presenti, all'interno dell'Amministrazione, sistemi contabili attraverso i quali vengano rilevati anni persona impiegati e relativi costi sostenuti dai centri di costo l'Amministrazione potra', preventivamente concordare con l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio, l'inserimento nel sistema di contabilita' economica dei dati di costo e degli anni persona elaborati dai propri sistemi, indipendentemente dalle richiamate indicazioni fornite nel manuale delle regole e dei principi contabili, senza, cioe', l'intervento sul sistema di contabilita' economica dell'ufficio del personale per l'inserimento dei costi medi, le cui utenze, in questo caso, non saranno attivate. Per l'utilizzo di tale modalita' si rimanda alla nota di cui al successivo allegato 2. b) Miglioramento della procedura automatizzata di supporto per gli ammortamenti. In seguito alla applicazione delle missioni istituzionali alla contabilita' economica anche in sede di rilevazione dei costi, e' stata ulteriormente potenziata la procedura automatizzata di supporto al calcolo degli ammortamenti, gia' utilizzata dai centri di costo fin dalla rilevazione dei costi 2000 e disponibile sul portale a partire dalla rilevazione dei costi del 1° semestre 2002. La procedura, presente sia nella fase di rilevazione dei costi del 1° semestre sia in quella di revisione del budget, oltre a provvedere al calcolo delle quote di ammortamento da attribuire al centro di costo, rispettivamente per il 1° e per il 2° semestre 2003, sulla base dei valori patrimoniali acquisiti e dismessi nel semestre in esame e nei periodi precedenti, formulera' una proposta di attribuzione delle quote di ammortamento alle missioni istituzionali, utilizzando come parametro gli anni persona imputati dal centro di costo per missione istituzionale nel semestre. Tale procedura e' illustrata nella successiva sezione seconda. c) Introduzione, in sede di rilevazione dei costi del 1° semestre, della procedura automatizzata di ausilio per l'attribuzione dei costi, diversi dalle retribuzioni e dagli ammortamenti, alle missioni istituzionali. E' disponibile, analogamente al budget 2004, una procedura d'ausilio automatizzata per facilitare la rilevazione dei costi per missione istituzionale. Attraverso tale procedura, non obbligatoria, il centro di costo potra' inserire i costi rilevati nel 1° semestre 2003 per voce del Piano dei conti e visualizzare, su una apposita scheda, la proposta di attribuzione dei costi alle missioni istituzionali effettuata dalla procedura stessa (utilizzando come parametro gli anni persona rilevati nel 1° semestre), che potra' modificare oppure accettare integralmente. I dati di costo proposti, eventualmente modificati, saranno quindi registrati sul sistema, senza che il centro di costo debba imputare successivamente altri dati. La procedura in esame, presente anche nella fase di revisione del budget, e' limitata ai costi diversi da «Personale-comparto/qualifica», per cui e' obbligatorio effettuare, in via prioritaria rispetto alle altre voci, l'imputazione puntuale in anni persona per missione istituzionale, e non si applica agli «Ammortamenti», per i quali la proposta di attribuzione alle missioni istituzionali viene effettuata dalla procedura di supporto descritta al punto precedente. d) Possibilita' di avvalersi di procedure automatiche di trasmissione dei dati via file. Laddove siano presenti, all'interno dell'Amministrazione, autonomi sistemi contabili e di controllo, sara' possibile, infine, a partire dalla rilevazione dei costi del 1° semestre 2003, avvalersi della trasmissione automatica dei dati al sistema di contabilita' economica mediante un file, generato a partire dai sistemi interni dell'Amministrazione, in alternativa all'inserimento dei dati tramite le funzioni del portale. Le Amministrazioni che decidessero di avvalersi di tale opzione dovranno concordarlo preventivamente con l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato. Per le caratteristiche della funzionalita' in esame, si rimanda alla nota di cui all'allegato 3 della presente circolare. 6. Altre informazioni richieste alle amministrazioni. Le informazioni necessarie alla riconciliazione tra i dati economici e finanziari dovranno essere comunicate, analogamente ai precedenti esercizi, solo in occasione della rilevazione dei costi del 2° semestre 2003. I centri di costo, invece, dovranno fornire, sia per la rilevazione dei costi del 1° semestre sia per la revisione del budget, qualunque indicazione ritenuta utile a migliorare la leggibilita' e la comprensione dei dati esposti utilizzando l'apposita Nota illustrativa, disponibile in formato elettronico sul portale di contabilita' economica. Sezione seconda I PROCESSI DI RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 1° SEMESTRE E DI REVISIONE DEL BUDGET 2003 1. Gli attori dei processi di rilevazione dei costi del 1° semestre e di revisione del budget 2003. L'immissione e la trasmissione dei dati del sistema avverranno integralmente per mezzo delle procedure presenti nell'area riservata del portale di contabilita' economica.1) Analogamente ai precedenti adempimenti, ogni soggetto autorizzato ad operare nell'area riservata del portale sara' identificato attraverso un codice personale - o nome utente - ed una parola chiave di accesso segreta - o password -, concordate con il Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, Ispettorato generale per le politiche di bilancio, che identifichera' univocamente il soggetto stesso e garantira' la riservatezza e la sicurezza dei dati immessi e delle funzioni svolte. Ciascun soggetto e' autorizzato ad operare nell'ambito di un profilo utente predefinito, che identifica il tipo di operazioni che sono consentite svolgere ed i dati a cui accedere. Ogni profilo utente previsto corrisponde ad uno dei diversi attori che intervengono nel processo di predisposizione del budget, ossia: l'ufficio del personale, che, per quanto riguarda la rilevazione dei costi del 1° semestre, ha il compito di fornire i valori medi annui per la voce «retribuzioni», distintamente per posizione economica,2) mentre per la revisione del budget del 2° semestre puo' aggiornare i costi medi unitari previsti in sede di budget 2003; il centro di costo, che ha il compito di immettere i dati di costo di propria competenza per missione istituzionale riferiti al 1° semestre 2003 e di aggiornare le previsioni del 2° semestre; il responsabile del centro di costo, che controlla i dati immessi dal proprio centro di costo e procede alla loro validazione, distintamente per la rilevazione dei costi del 1° semestre e per la revisione del budget; l'Ufficio centrale di bilancio (UCB), che, a sua volta controlla i dati immessi e validati dai centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, per verificarne l'aderenza ai principi ed alle regole stabilite nella presente circolare, ed effettua un'approvazione degli stessi, distintamente per la rilevazione dei costi del 1° semestre e per la revisione del budget; 1) Ad eccezione delle Amministrazioni che concordassero con l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio la trasmissione dei dati al sistema di contabilita' economica tramite file, descritta nell'allegato 3 alla presente circolare. 2) L'utenza relativa all'ufficio del personale non sara' attivata in sede di rilevazione dei costi del 1° semestre, per le Amministrazioni che abbiano concordato con l'IGPB di utilizzare la modalita' di rilevazione dei costi delle retribuzioni che non prevede la separata acquisizione di un costo medio per posizione economica, ma la imputazione del costo rilevato direttamente a carico dei centri di costo, come descritto nell'allegato 2 alla presente circolare. l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato del Ministero dell'economia e delle finanze, che raccoglie i dati trasmessi da tutti i centri di costo e approvati dagli UCB, procede alla loro analisi ed elaborazione al fine della predisposizione dei documenti da trasmettere ai competenti organi politici ed alle Amministrazioni. Inoltre, come gia' indicato nella circolare 21/2003, a partire dalla formulazione del budget 2004, in ragione dell'importanza del ruolo che il Centro di responsabilita' amministrativa svolge nell'ambito del processo di programmazione economico-finanziaria, e' stato previsto uno specifico profilo utente per il responsabile del Centro di responsabilita' amministrativa. Lo stesso profilo e' disponibile anche in sede di rilevazione dei costi del 1° semestre e di revisione del budget 2003, e permette al titolare del centro di responsabilita' amministrativa di visualizzare, in forma aggregata, i dati inseriti dai centri di costo sottostanti e monitorare il processo di rilevazione dei costi. Nei paragrafi seguenti si descrivono le fasi dei processi di rilevazione dei costi del 1° semestre e di revisione del budget 2003, per il quale ci si avvarra' di apposite schede informatizzate. Il processo di rilevazione dei costi del 1° semestre, sia dal punto di vista metodologico sia dal punto di vista delle applicazioni informatiche, e' separato da quello di revisione del budget 2003, anche se fra le due fasi e' possibile individuare una stretta correlazione e consequenzialita' temporale. A tale proposito si sottolinea quanto segue: il budget rivisto dell'anno 2003 si compone della somma dei costi rilevati nel 1° semestre e dell'aggiornamento delle previsioni per il 2° semestre; i costi rilevati per il 1° semestre, attraverso le applicazioni informatiche disponibili per la fase corrispondente, sono automaticamente riportati nelle procedure di revisione del budget, ove sono solo visualizzati e non sono modificabili; attraverso le applicazioni informatiche presenti nell'area riservata del portale di contabilita' economica per la revisione del budget 2003 sara' possibile agire unicamente sulle previsioni del 2° semestre 2003, confermando o modificando quelle iniziali del budget 2003; pur essendo preferibile passare alla revisione del budget 2003 dopo aver concluso la rilevazione dei costi del 1° semestre, il sistema, tuttavia, consente di lavorare contemporaneamente sulle due fasi. Ad ogni modifica di un valore effettuata nella fase di rilevazione dei costi del 1° semestre, infatti, il valore stesso viene automaticamente riportato in visualizzazione nella fase di revisione del budget; per garantire la coerenza del processo e la consequenzialita' temporale delle due fasi e' possibile, tuttavia, procedere alla validazione della revisione del budget 2003 solo dopo aver effettuato la validazione della revisione dei costi del 1° semestre 2003. 2. L'Inserimento dei valori medi unitari annui del costo del lavoro per posizione economica da parte dell'ufficio del personale. I) Rilevazione dei costi del 1° semestre: Per la rilevazione dei costi del 1° semestre, la determinazione dei valori unitari medi annui del costo del lavoro per posizione economica avverra' secondo i principi descritti nel citato Manuale dei principi e delle regole contabili (paragrafo 5.1.3, sezione «calcolo ed attribuzione dei costi sostenuti - rilevazione»), da parte degli uffici del personale delle Amministrazioni, che dovranno inserirli nel sistema di contabilita' economica, distintamente per centro di responsabilita' amministrativa. Per l'anno di riferimento, considerata l'avvenuta conclusione del CCNL - comparto Ministeri, per il biennio economico 2002-2003, tali Uffici dovranno tener conto degli incrementi retributivi riconosciuti per il semestre in corso; conseguentemente i dati economici relativi al primo semestre derivanti dagli elaborati riepilogativi dei pagamenti (flussi mensili di spesa) andranno incrementati in relazione ai nuovi importi contrattuali nella misura del 5,7%. Il dato inserito rappresenta il valore mediante il quale saranno valorizzate le quantita' di lavoro impiegate, in anni persona, rilevate da parte dei centri di costo stessi. II) Revisione del budget 2003: In sede di aggiornamento delle previsioni del 2 semestre 2003, l'ufficio del personale potra', se opportuno, modificare i costi medi unitari annui previsti per il 2003 in sede di budget per posizione economica e Centro di responsabilita' amministrativa, che saranno proposti automaticamente dal sistema informatico. In particolare, per l'anno corrente, tali costi medi andranno rivisti, in relazione alla conclusione del contratto collettivo del comparto Ministeri, di cui si e' fatto cenno al punto precedente. Attraverso tali valori saranno valorizzate le previsioni di anni persona per il 2 semestre 2003. 3. L'Individuazione delle missioni istituzionali di competenza del centro di costo. Ogni centro di costo, preliminarmente alla rilevazione dei costi per il 1° semestre 2003 e alla revisione del budget 2003, dovra' indicare, fra le missioni istituzionali associate al Centro di responsabilita' amministrativa di cui fa parte, quelle alle quali intende riferire i costi. I) Rilevazione dei costi del 1° semestre: Nella fase di rilevazione dei costi sara' possibile aggiungere alle missioni istituzionali su cui e' stato formulato il budget 2003 altre missioni che non erano state incluse nel budget iniziale. II) Revisione del budget 2003: Nella fase di revisione del budget sara' possibile aggiungere altre missioni rispetto a quelle su cui sono stati rilevati i costi del 1° semestre. 4. L'Inserimento dei dati di impiego del personale in anni persona. I) Rilevazione dei costi del 1° semestre: I centri di costo sono tenuti a rilevare ed inserire: gli anni persona di impegno contrattuale impiegati nel 1° semestre 2003, incluso il di cui «comandati IN», per posizione economica e missione istituzionale; gli anni persona di impegno effettivo impiegati nel 1° semestre, per posizione economica (senza indicazione di missione istituzionale); gli anni persona di impegno straordinario impiegati nel 1° semestre, per posizione economica (senza indicazione di missione istituzionale); gli anni persona di «comandati OUT» del 1° semestre, per posizione economica (senza indicazione di missione istituzionale). Per il significato e le modalita' di calcolo delle quantita' sopra indicate, si rimanda al citato manuale delle regole e dei principi contabili (paragrafo 5.1.3, sezione «calcolo ed attribuzione dei costi sostenuti - rilevazione»). Il sistema provvedera' ad effettuare il calcolo del costo del personale impiegato per posizione economica e missione istituzionale moltiplicando gli anni persona per i valori medi annui per posizione economica inseriti dall'ufficio del personale (1) ------------ (1) Ad eccezione delle Amministrazioni che abbiano concordato con l'IGPB di utilizzare la modalita' di rilevazione dei costi delle retribuzioni che non prevede la separata acquisizione di un costo medio per posizione economica, ma la imputazione del costo rilevato direttamente a carico dei centri di costo, come descritto nell'allegato 2 alla presente circolare. II) Revisione del budget 2003: Nella apposita scheda informatizzata, destinata ad accogliere l'aggiornamento delle previsioni di dettaglio 2003 per la voce «Personale-comparto/qualifica», saranno visualizzati automaticamente i dati relativi agli anni persona rilevati nel 1° semestre per posizione economica e missione istituzionale, che non sono modificabili, e quelli previsti per il 2° semestre ed inseriti dallo stesso centro di costo in sede di formulazione del budget 2003. Il centro di costo potra' modificare, laddove lo ritenga opportuno, i dati previsionali del 2° semestre, incluso il di cui «comandati IN». Nella scheda di acquisizione sara' visualizzato automaticamente il totale degli anni persona per posizione economica riferiti al centro per semestre e per l'intero anno 2003. 5. L'Inserimento dei dati relativi ai beni patrimoniali ai fini del calcolo delle quote di ammortamento. I) Rilevazione dei costi del 1° semestre: 1) In primo luogo, il centro di costo dovra' inserire i valori patrimoniali (2) dei beni acquisiti e dismessi nel 1° semestre del 2003, distintamente per categoria di bene, ossia per voce del Piano dei conti. (2) Si rammenta che Valore patrimoniale di un bene ad utilizzo pluriennale e' il suo prezzo di acquisto, comprensivo di IVA ed eventualmente incrementato di spese accessorie strettamente connesse all'acquisto del bene (trasporto montaggio). La procedura, a partire da tali valori e tenendo conto di quelli acquisiti negli anni precedenti e non ancora dismessi, effettuera' il calcolo delle quote di ammortamento del centro di costo da attribuire al 1° semestre 2003. 2) Successivamente al calcolo delle quote di ammortamento da attribuire al centro di costo per il 1° semestre 2003, la procedura elaborera' e visualizzera' una proposta di attribuzione delle quote stesse alle missioni istituzionali. Tale calcolo utilizza come parametro gli anni persona rilevati nel 1° semestre per missione istituzionale precedentemente inseriti dal centro di costo. Il centro di costo potra' accettare tale proposta oppure, se ritiene che l'attribuzione delle quote di ammortamento alle proprie missioni sia diversa, modificare i valori visualizzati, ferma restando la necessita' di attribuire alle varie missioni istituzionali il valore totale delle quote di ammortamento semestrali del centro di costo. L'attribuzione delle quote alle singole missioni, proposta dalla procedura o quella eventualmente modificata dal centro di costo, sara' quindi registrata sul sistema. Nel caso in cui l'utente modifichi l'attribuzione delle quote alle singole missioni istituzionali proposta da sistema: la procedura controllera' che l'intera quota semestrale calcolata sia stata attribuita e non consentira', in caso contrario, di procedere alla validazione dei dati; in caso di successive modifiche ai valori patrimoniali acquisiti e dismessi nel 1° semestre, il sistema effettuera' il ricalcolo delle quote di ammortamento del 1° semestre e una nuova proposta di attribuzione delle stesse alle missioni istituzionali, basandosi non piu' sugli anni persona, ma sulla distribuzione delle quote risultanti dalle modifiche effettuate dall'utente. II) Revisione del budget 2003: In tale fase il centro di costo, accedendo all'apposita procedura automatizzata, dovra' aggiornare le previsioni di beni patrimoniali da acquisire nel 2° semestre 2003. In particolare: 1) in primo luogo il centro di costo visualizzera' i valori patrimoniali dei beni da acquisire nel 2° semestre del 2003, forniti dal centro di costo in occasione della formulazione del budget 2004 (all'atto della formulazione del budget 2003, infatti, non essendo ancora disponibile la procedura automatizzata di supporto al calcolo degli ammortamenti in sede previsionale, e' stata fornita direttamente la quota di ammortamento), che potra' confermare o eventualmente modificare; 2) la procedura, a partire da tali valori e tenendo conto di quelli acquisiti nei periodi precedenti e non ancora dismessi, effettuera' il calcolo delle quote di ammortamento del centro di costo per il 2° semestre del 2003. Successivamente al calcolo delle quote di ammortamento da attribuire al centro di costo per il 2° semestre 2003, la procedura elaborera' e visualizzera' una proposta di attribuzione delle quote stesse alle missioni istituzionali. Tale calcolo utilizza come parametro gli anni persona per missione istituzionale del 2 semestre 2003, precedentemente inseriti dal centro di costo. Il centro di costo potra' accettare tale proposta oppure modificare i valori visualizzati (anche in questo caso la procedura controllera', in caso di modifica della proposta, che l'intera quota semestrale sia stata attribuita e non consentira', in caso contrario, di procedere). L'attribuzione delle quote alle singole missioni istituzionali, proposta dalla procedura ed eventualmente modificata dal centro di costo, sara' quindi registrata sul sistema di contabilita' economica, senza ulteriori inserimenti manuali da parte del centro di costo. 6. L'Inserimento dei dati degli altri costi per missione istituzionale. Al termine delle operazioni precedenti, per ognuna delle due fasi (rilevazione dei costi 1° semestre e revisione del budget), il centro di costo dovra' inserire i dati relativi alle voci diverse da «Personale-comparto/qualifica» e «Ammortamenti», con riferimento alle missioni istituzionali individuate. I) Rilevazione dei costi del 1° semestre: Per facilitare il calcolo dei costi per missione istituzionale da inserire nella scheda in oggetto, e' stata prevista una procedura d'ausilio automatizzata, disponibile nelle applicazioni presenti nell'area riservata del portale. L'utilizzo di tale procedura e' facoltativa e consentira', ai centri che decidessero di avvalersene, di visualizzare, per voce del Piano dei conti, dopo aver inserito i costi rilevati complessivamente dal centro di costo nel 1° semestre, una proposta di attribuzione degli stessi alle missioni istituzionali calcolata utilizzando come parametro gli anni persona rilevati nello stesso periodo dal centro di costo per missione istituzionale. La proposta di attribuzione dei costi alle missioni istituzionali che risultera' dalla scheda informatizzata modificabile, potra' essere, quindi, registrata a sistema (senza dover, cioe', inserire nuovamente i dati). II) Revisione del budget 2003: Nella apposita scheda informatizzata saranno visualizzati, per voce del Piano dei conti e missione istituzionale, i costi rilevati nel 1° semestre, che non saranno modificabili, e i costi previsti per il 2° semestre 2003 inseriti a suo tempo in sede di budget 2003, che potranno essere, invece, modificati o confermati. Anche per la revisione budget 2003 e' stata prevista una procedura d'ausilio facoltativa automatizzata, disponibile nelle applicazioni presenti nell'area riservata del portale, che consentira' di inserire, per voce del Piano dei conti, le previsioni aggiornate dei costi riferiti al centro di costo per il 2° semestre e di visualizzare una proposta di attribuzione degli stessi alle missioni istituzionali, calcolata dal sistema utilizzando come parametro gli anni persona previsti nel 2° semestre dal centro per missione istituzionale. Anche in questo caso la proposta di attribuzione dei costi alle missioni istituzionali che risultera' dalla scheda informatizzata modificabile potra' essere registrata a sistema. 7. L'Inserimento della nota illustrativa. Analogamente ai precedenti adempimenti, a completamento della rilevazione dei costi, e' stata prevista, per ogni centro di costo e per ognuna delle due fasi (rilevazione dei costi del 1° semestre e revisione del budget 2003), una «Nota illustrativa» allo scopo di corredare le informazioni monetarie e quantitative di ulteriori elementi conoscitivi. Come per le informazioni precedenti, l'inserimento della «Nota illustrativa» avverra' attraverso una scheda informatizzata. La compilazione della «Nota illustrativa», pur essendo parte integrante del processo di rilevazione dei costi e di revisione del budget 2003, non e' ancora da considerarsi vincolante per la sua chiusura, allo scopo di semplificarne lo svolgimento. Va, tuttavia, segnalato che, al momento della validazione dei dati inseriti, e' prevista una procedura di controllo automatico che, qualora rilevi scostamenti fra costi rilevati nel 1° semestre e costi previsti per il 1° semestre in sede di budget iniziale oppure fra budget rivisto 2003 e budget iniziale 2003 maggiore del 20%, non consentira' di procedere alla validazione stessa senza la compilazione della nota illustrativa. Le informazioni che il centro di costo e' chiamato a fornire sono, in sintesi: le motivazioni che concorrono alla composizione del costo e gli obiettivi correlati, rappresentati dalle missioni istituzionali, che assumono, nell'impiego delle singole tipologie di risorse, carattere di rilevanza o di novita' rispetto al passato; gli aspetti relativi a modifiche organizzative o ai centri di costo di nuova istituzione. (A titolo esemplificativo: per un centro gia' esistente a cui sono state assegnate nuove attivita', si potrebbe indicare se queste attivita' erano in precedenza assegnate ad altro centro, e se cio' ha comportato significative variazioni di organico; per un centro di nuova istituzione potrebbe essere utile indicare se la nuova struttura accorpa piu' vecchi centri o se, al contrario, e' una delle parti in cui e' stato frazionato un altro centro); qualunque altra indicazione utile per consentire una piu' chiara interpretazione dei valori economici del centro di costo. 8. La comunicazione di fine attivita'. Al termine di tutte le operazioni sopra descritte per ognuna delle due fasi di rilevazione dei costi (rilevazione dei costi del 1° semestre e revisione del budget 2003), l'utente autorizzato dal centro di costo all'inserimento dei dati comunichera', attraverso l'attivazione di una apposita funzione, la fine delle attivita' di inserimento. Tale comunicazione e' propedeutica alla funzione di controllo e validazione dei dati del centro di costo da parte del responsabile del centro stesso. 9. Il controllo e la validazione da parte del responsabile del centro di costo. Il responsabile del centro di costo, autorizzato ad operare tramite un identificativo ed una password personali, sulla base di un profilo specifico potra' visualizzare e controllare i dati inseriti per il suo centro di costo e: se il controllo avra' esito positivo effettuera', per ciascuna delle due fasi (rilevazione dei costi del 1° semestre e revisione del budget 2003), la validazione dei dati, che, a questo punto, saranno verificabili, insieme a tutti quelli degli altri centri di costo dell'Amministrazione, dall'Ufficio centrale di bilancio; la validazione, quindi, equivale ad una trasmissione di schede firmate all'Ufficio centrale di bilancio; se il controllo avra' dato esito non positivo, riaprira' le attivita' di inserimento; i dati del centro di costo potranno, cosi', essere modificati direttamente dal responsabile stesso o dall'utente autorizzato all'inserimento dei dati per il centro di costo; in quest'ultimo caso occorrera' una nuova comunicazione di fine attivita' per procedere alla validazione da parte del responsabile. 10. Il controllo e la approvazione dei costi da parte dell'ufficio centrale del bilancio. Analogamente a quanto avvenuto in occasione dei precedenti adempimenti connessi all'applicazione del sistema unico di contabilita' economica, gli Uffici centrali di bilancio sono pienamente coinvolti nel processo di raccolta dei dati economici delle Amministrazioni centrali dello Stato. Detti uffici, infatti, svolgono gli adempimenti previsti dall'articolo 12, comma 2, del decreto legislativo n. 279/1997, concorrendo alla valutazione degli oneri delle funzioni e dei servizi istituzionali delle Amministrazioni presso cui operano. Gli Uffici centrali di bilancio devono assicurare, attraverso le funzioni disponibili nell'area riservata del portale per il profilo utente per questi definito, il controllo dei dati inseriti e trasmessi - per via telematica - dai centri di costo dopo la validazione del responsabile. Tale controllo ha lo scopo principale di verificare l'aderenza dei dati forniti ai principi generali e alle regole dettate dall'Ispettorato generale per le politiche di bilancio, rappresentate nella presente circolare. Allo stesso tempo, attraverso tale controllo, gli Uffici centrali di bilancio collaborano con il richiamato Ispettorato all'analisi ed alla valutazione degli oneri delle funzioni e dei servizi istituzionali delle Amministrazioni presso cui operano. L'operazione di controllo si concludera' con una approvazione per ciascuna delle due fasi (rilevazione dei costi del 1° semestre e revisione del budget 2003), che avra' il valore di trasmissione dei dati stessi all'Ispettorato generale per le politiche di bilancio. Nel caso in cui l'Ufficio centrale di bilancio rilevasse l'opportunita' di apportare rettifiche o integrazioni ai dati trasmessi da un centro di costo contattera' il centro stesso e, verificata la necessita' di effettuare le modifiche, effettuera' una sospensione dell'approvazione del budget, affinche' sia possibile, da parte del centro, eseguire i necessari interventi ai quali dovra' seguire una nuova comunicazione di fine attivita' ed una nuova validazione da parte del responsabile del centro. Di seguito si riportano due schemi grafici allo scopo di illustrare, in forma sintetica, i procedimenti descritti analiticamente nei paragrafi precedenti, validi rispettivamente per la fase di rilevazione dei costi del 1° semestre e per quella di revisione del budget 2003. ----> Vedere immagini alle pagg. 51 e 52 della G.U. <----   Allegato 2 RILEVAZIONE DEI COSTI 1° SEMESTRE 2003 Nota sulla modalita' di gestione del costo della voce «comparto/qualifica» senza inserimento dei costi medi da parte dell'ufficio del personale Come gia' anticipato nella nota tecnica, laddove siano presenti, all'interno dell'Amministrazione, sistemi contabili e di controllo attraverso i quali vengano rilevati anni persona impiegati e relativi costi sostenuti dai centri di costo l'Amministrazione potra', concordandolo preventivamente con l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio, procedere all'imputazione diretta da parte dei centri di costo, oltre che degli anni persona, anche del costo rilevato, senza, cioe', l'intervento sul sistema di contabilita' economica dell'ufficio del personale per l'inserimento dei costi medi, le cui utenze, in questo caso, non saranno attivate. In tale caso occorre ulteriormente distinguere: 1. Se l'Amministrazione dispone di un sistema di controllo di gestione che elabora dati quantitativi (anni persona di impegno contrattuale impiegati) ed economici (costi rilevati) sia per posizione economica sia per missione istituzionale, il centro di costo e' chiamato ad imputare direttamente entrambe le informazioni sul sistema di contabilita' economica; la scheda di inserimento dati si presentera', in tale caso, come segue. ----> Vedere immagine a pag. 53 della G.U. <---- 2. Qualora l'Amministrazione, invece, disponga di un sistema contabile che elabori anni persona impiegati e costi sostenuti per posizione economica dal centro di costo senza la loro attribuzione alle missioni istituzionali, il centro di costo potra' avvalersi di una funzione automatica di ausilio per l'attribuzione dei costi del personale alle missioni istituzionali. A tale scopo, il centro di costo dovra': o inserire gli anni persona di impegno contrattuale rilevati nel 1° semestre per posizione economica, distintamente per missione istituzionale; o inserire il costo sostenuto nel 1° semestre per posizione economica con riferimento all'intero centro di costo. La scheda di inserimento dati si presentera', in tale caso, come segue. ----> Vedere immagine a pag. 54 della G.U. <---- Il sistema, quindi, calcolera' ed attribuira' il costo alle singole missioni istituzionali sulla base degli anni persona inseriti, calcolando un costo medio per posizione economica. Al termine del calcolo effettuato dal sistema, sara' visualizzata una scheda del tutto analoga a quella di cui al precedente caso 1). Vanno, in ogni caso, inseriti anche gli anni persona di impegno effettivo e straordinario e di «comandati OUT» per posizione economica (senza l'indicazione delle relative missioni istituzionali), definiti con le modalita' indicate nel Manuale delle regole e dei principi contabili.   Allegato 3 RILEVAZIONE DEI COSTI 1° SEMESTRE E REVISIONE BUDGET 2003 Nota sulla modalita' di trasmissione dei dati tramite file A partire dalla rilevazione dei costi del 1° semestre e dalla revisione del budget 2003, come anticipato nella nota tecnica, e' possibile avvalersi, in alternativa all'inserimento dei dati tramite le procedure previste nell'area riservata del portale, della trasmissione dei dati stessi al sistema di contabilita' economica per mezzo di un file in formato XML, generato a partire da sistemi contabili interni dell'Amministrazione. Per le Amministrazioni che decidessero di avvalersi di tale possibilita', da concordare preventivamente con l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio, che provvedera', tra l'altro, a fornire alle Amministrazioni richiedenti informazioni tecniche sul formato dei dati da trasmettere, si procedera' come segue: verra' approntato, sul portale di contabilita' economica, uno specifico profilo dedicato agli utenti abilitati ad inviare dati in formato XML. Dal punto di vista organizzativo, l'unita' minima di invio dei dati e' il centro di responsabilita' amministrativa: al momento dell'apertura di una fase, il gestore potra' indicare quali centri di responsabilita' si avvarranno di questa funzione; i dati dovranno essere inviati al livello di dettaglio minimo previsto dal sistema di contabilita' economica (2° livello del piano dei conti, 3° livello per gli ammortamenti, centro di costo, missione istituzionale, semestre); ogni centro di responsabilita' potra' indicare quale tipo di dati inviera' via file XML; i flussi previsti sono: anni persona totali e di cui comandati IN (per qualifica, centro di costo e missione istituzionale); anni persona di comandati OUT (per qualifica e centro di costo); anni persona di impegno effettivo e straordinario (per qualifica e centro di costo); quote di ammortamento gia' calcolate (per voce del Piano dei conti, centro di costo e missione istituzionale); in alternativa alle quote di ammortamento gia' calcolate, si possono trasmettere i valori patrimoniali (per voce del piano dei conti e centro di costo): i centri che optassero per l'invio delle quote di ammortamento, non potranno usufruire dell'attuale funzione sul portale per il calcolo automatico della quota di ammortamento, ne' per la rilevazione in oggetto, ne' per le successive. Trasmettendo i valori patrimoniali, invece, si dovra' utilizzare l'apposita funzione del portale per il calcolo delle quote e per l'attribuzione delle stesse alle missioni istituzionali; costi non relativi agli ammortamenti, compresi i costi del personale (per voce del piano dei conti, centro di costo e missione istituzionale); importi di riconciliazione. La trasmissione via file XML di una parte delle informazioni sopra elencate implica la necessita' di acquisire le rimanenti utilizzando le procedure di immissione presenti nell'area riservata del portale, con le modalita' descritte e a cura degli utenti indicati nei paragrafi precedenti; i dati inviati via XML non potranno essere modificati tramite le funzioni di immissione dati del portale; potranno, comunque, essere utilizzate le funzioni di interrogazione/stampa, in particolare la procedura di controllo dei dati; in caso di errore, i dati corretti dovranno essere nuovamente inviati via XML; resta invariata, cosi' come descritto nei precedenti paragrafi, la necessita' di acquisire, tramite procedure del portale, la nota illustrativa, di dare la comunicazione di fine attivita', e di effettuare la validazione.