| Gazzetta n. 267 del 17 novembre 2003 (vai al sommario) |
| MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI |
| DECRETO 13 ottobre 2003, n. 311 |
| Regolamento recante modalita' di tenuta dei fascicoli personali del personale della carriera diplomatica, ai sensi dell'articolo 113 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 118. |
| IL MINISTRO DEGLI AFFARI ESTERI Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, con cui e' stato approvato il testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, relativo alle norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, e successive modificazioni, recante l'ordinamento dell'amministrazione degli affari esteri; Visto l'articolo 17 della legge 23 agosto 1988, n. 400, come modificato dall'articolo 13 della legge 15 marzo 1997, n. 59; Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, recante «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi»; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352; Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, concernente la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, e successive integrazioni e modificazioni; Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59; Visto il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300; Visto il decreto legislativo 24 marzo 2000, n. 85, sul riordino della carriera diplomatica; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 20 febbraio 2001, n. 114; Visto il decreto legislativo 30 marzo 200l, n. 165; Acquisito il parere della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per la funzione pubblica; Acquisito il parere del Garante per la protezione dei dati personali; Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 25 agosto 2003; Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio in data 24 settembre 2003 e il relativo nulla osta in data 30 settembre 2003; A d o t t a il seguente regolamento: Art. 1. Ambito del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina le modalita' di tenuta dei fascicoli personali del personale della carriera diplomatica, ai sensi dell'articolo 113 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, recante l'ordinamento dell'amministrazione degli affari esteri. Avvertenza: Il testo delle note qui pubblicato e' stato redatto dall'amministrazione competente per materia, ai sensi dell'art.10, comma 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana, approvato con decreto del D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge alle quali e' operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti. Nota al titolo: - Il testo dell'art. 113 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 118, e' riportato nelle note all'art. 1. Note alle premesse: - Il decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 25 gennaio 1957, n. 22, supplemento ordinario, reca: «Testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato». - Il decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, pubblicato nel supplemento ordinario n. 2 alla Gazzetta Ufficiale 12 agosto 1957, n. 200, reca: «Norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli impiegati civili dello Stato, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3». - Il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 18 febbraio 1967, n. 44, supplemento ordinario, reca: «Ordinamento dell'Amministrazione degli affari esteri». - La legge 23 agosto 1988, n. 400, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 12 settembre 1988, n. 214, supplemento ordinario, reca: «Disciplina dell'attivita' di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri». Si trascrive l'art. 17 della legge 23 agosto 1988, n. 400: «Art. 17 (Regolamento). - 1. Con decreto del Presidente della Repubblica, previa deliberazione del Consiglio dei Ministri, sentito il parere del Consiglio di Stato che deve pronunziarsi entro novanta giorni dalla richiesta, possono essere emanati regolamenti per disciplinare: a) l'esecuzione delle leggi e dei decreti legislativi, nonche' dei regolamenti comunitari; b) l'attuazione e l'integrazione delle leggi e dei decreti legislativi recanti norme di principio, esclusi quelli relativi a materie riservate alla competenza regionale; c) le materie in cui manchi la disciplina da parte di leggi o di atti aventi forza di legge, sempre che non si tratti di materie comunque riservate alla legge; d) l'organizzazione ed il funzionamento delle amministrazioni pubbliche secondo le disposizioni dettate dalla legge; e) (lettera soppressa). 2. Con decreto del Presidente della Repubblica, previa deliberazione del Consiglio dei Ministri, sentito il Consiglio di Stato, sono emanati i regolamenti per la disciplina delle materie, non coperte da riserva assoluta di legge prevista dalla Costituzione, per le quali le leggi della Repubblica, autorizzando l'esercizio della potesta' regolamentare del Governo, determinano le norme generali regolatrici della materia e dispongono l'abrogazione delle norme vigenti, con effetto dall'entrata in vigore delle norme regolamentari. 3. Con decreto ministeriale possono essere adottati regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di autorita' sottordinate al ministro, quando la legge espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di piu' Ministri, possono essere adottati con decreti interministeriali, ferma restando la necessita' di apposita autorizzazione da parte della legge. I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati dal Governo. Essi debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio dei Ministri prima della loro emanazione. 4. I regolamenti di cui al comma 1 ed i regolamenti ministeriali ed interministeriali, che devono recare la denominazione di "Regolamento", sono adottati previo parere del Consiglio di Stato, sottoposti al visto ed alla registrazione della Corte dei conti e pubblicati nella Gazzetta Ufficiale. 4-bis. L'organizzazione e la disciplina degli uffici dei Ministeri sono determinate, con regolamenti emanati ai sensi del comma 2, su proposta del Ministro competente d'intesa con il Presidente del Consiglio dei Ministri e con il Ministro del tesoro, nel rispetto dei principi posti dal decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni, con i contenuti e con l'osservanza dei criteri che seguono: a) riordino degli uffici di diretta collaborazione con i Ministri ed i Sottosegretari di Stato, stabilendo che tali uffici hanno esclusive competenze di supporto dell'organo di direzione politica e di raccordo tra questo e l'amministrazione; b) individuazione degli uffici di livello dirigenziale generale, centrali e periferici, mediante diversificazione tra strutture con funzioni finali e con funzioni strumentali e loro organizzazione per funzioni omogenee e secondo criteri di flessibilita' eliminando le duplicazioni funzionali; c) previsione di strumenti di verifica periodica dell'organizzazione e dei risultati; d) indicazione e revisione periodica della consistenza delle piante organiche; e) previsione di decreti ministeriali di natura non regolamentare per la definizione dei compiti delle unita' dirigenziali nell'ambito degli uffici dirigenziali generali». - La legge 15 marzo 1997, n. 59, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 17 marzo 1997, n. 63, supplemento ordinario, reca: «Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa». - La legge 7 agosto 1990, n. 241, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 18 agosto 1990, n. 192, reca: «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi». - Il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 29 luglio 1992, n. 177, reca: «Regolamento per la disciplina delle modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi». - La legge 31 dicembre 1996, n. 675, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 8 gennaio 1997, n. 5, supplemento ordinario, reca: «Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali». - Il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 30 agosto 1999, n. 203, supplemento ordinario, reca: «Riforma dell'organizzazione del Governo, a norma dell'art. 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59». - Il decreto legislativo 24 marzo 2000, n. 85, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 11 aprile 2000, n. 85, reca: «Riordino della carriera diplomatica, a norma dell'art. 1 della legge 28 luglio 1999, n. 266». - Il decreto del Presidente della Repubblica 20 febbraio 2001, n. 114, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 12 aprile 2001, n. 86, reca: «Recepimento, ai sensi dell'art. 112 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, come sostituito dall'art. 14 del decreto legislativo 24 marzo 2000, n. 85, dell'accordo relativo al quadriennio 2000-2003, per gli aspetti giuridici, ed al biennio 2000-2001, per gli aspetti economici, riguardante il personale della carriera diplomatica, relativamente al servizio prestato in Italia». - Il decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 9 maggio 2001, n. 106, supplemento ordinario, reca: «Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche». Nota all'art. 1: - Per il riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, si vedano le note alle premesse. Si trascrive l'art. 113: «Art. 113 (Stato matricolare e documenti personali). - Per ciascun funzionario diplomatico e' tenuto uno stato matricolare in cui sono indicati i servizi di ruolo e quelli non di ruolo eventualmente prestati in precedenza allo Stato e ad altri enti pubblici; i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera e al trattamento economico, i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le decisioni giurisdizionali sugli atti predetti. E' indicato altresi' lo stato di famiglia con le relative variazioni che il funzionario ha l'obbligo di comunicare all'ufficio. I documenti interessanti la carriera sono tenuti in libretti o fascicoli personali secondo le modalita' che, in relazione alle particolari esigenze del servizio all'estero e alla natura delle carte, sono stabilite dal regolamento». |
| Art. 2. Modalita' di custodia e struttura dei fascicoli personali 1. Per ogni funzionario diplomatico e' tenuto un fascicolo personale presso la Direzione generale per il personale. I fascicoli sono custoditi in modo da tutelare la riservatezza dei dati e da non consentirne l'accesso o il trattamento non autorizzato. Possono prendere visione dei fascicoli solo il direttore generale per il personale o il personale di livello dirigenziale da lui autorizzato. Durante i lavori delle Commissioni per l'avanzamento nella carriera diplomatica il direttore generale per il personale mette a disposizione dei membri gli atti di cui all'articolo 3 concernenti i funzionari per i quali si procede allo scrutinio. 2. Il fascicolo personale comprende gli atti di cui all'articolo 24 del decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, ed e' suddiviso in due sezioni, una relativa agli atti interessanti lo svolgimento della carriera ed aventi rilevanza ai fini delle attivita' delle Commissioni per l'avanzamento, di cui al successivo articolo 3, ed una relativa a tutti gli altri atti direttamente o indirettamente concernenti la carriera del funzionario diplomatico, non aventi rilevanza ai fini delle attivita' delle Commissioni per l'avanzamento. 3. Le eventuali copie di atti interessanti la carriera del funzionario diplomatico tenute presso gli uffici di appartenenza sono custodite in modo idoneo a tutelare la riservatezza dei dati e ad impedire l'accesso o il trattamento da parte di personale non autorizzato dal capo dell'ufficio stesso. Nota all'art. 2: - Per il riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, si vedano le note alle premesse. Si trascrive l'art. 24: «Art. 24 (Fascicolo personale e stato matricolare). - Il fascicolo personale dell'impiegato, previsto dall'art. 55 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, corredato di un indice, deve contenere: 1) i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera ed al trattamento economico, nonche' le decisioni giurisdizionali sugli atti medesimi; 2) i rapporti informativi ed i giudizi complessivi; 3) i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la nomina all'impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e perfezionamento, ad attivita' scientifica, di insegnamento ed in genere ogni altro documento relativo alla preparazione tecnica e professionale dell'impiegato; 4) i documenti relativi ad encomi per servizi resi nell'interesse dell'Amministrazione, a benemerenze di guerra ed a onorificenze; 5) i documenti relativi ad invalidita' per causa di guerra o di lavoro o ad invalidita' od infermita' contratte per causa di servizio; 6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari con le relative deliberazioni della commissione di disciplina ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, di sospensione per effetto di condanna penale e quelli d'esclusione dagli esami e dagli scrutini previsti dall'art. 93 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, le decisioni giurisdizionali ed i decreti che decidono ricorsi gerarchici o straordinari relativi a tali provvedimenti, i decreti di riabilitazione disciplinare previsti dall'art. 87 del testo unico approvato con del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3; 7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilita' verso l'amministrazione e verso i terzi, previsti dal capo II del titolo II del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3; 8) ogni altro atto che possa interessare la carriera dell'impiegato; 9) gli atti ed i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le relative decisioni giurisdizionali, gli atti ed i decreti relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza. Le singole amministrazioni stabiliscono le modalita' per la tenuta dei fascicoli personali. Nel Bollettino ufficiale di ciascuna amministrazione, da pubblicarsi mensilmente, va data notizia almeno degli atti di cui ai punti 1, 4, 5, 6, 7 e 9 con l'indicazione degli estremi delle disposizioni in base alle quali gli atti stessi sono stati adottati. Le disposizioni del presente articolo hanno effetto dal 1° gennaio 1958». |
| Art. 3. Atti aventi rilevanza ai fini delle attivita' delle Commissioni per l'avanzamento 1. La sezione del fascicolo personale relativa agli atti aventi rilevanza ai fini delle attivita' delle Commissioni per l'avanzamento contiene: a) decreti di conferimento di incarichi presso l'amministrazione centrale e di destinazione presso gli uffici all'estero; verbali di assunzione e di cessazione di funzioni; b) provvedimenti di comando, collocamento fuori ruolo e distacco; c) decreti di collocamento in aspettativa; d) decreti di promozione e di nomina; e) rapporti informativi, schede di valutazione, relazioni sul servizio; f) encomi, note di merito e di positivo apprezzamento; g) documenti contenenti rilievi o apprezzamenti negativi sulle capacita' professionali e il servizio prestato; h) atti relativi a procedimenti disciplinari ed a provvedimenti di sospensione dal servizio; i) atti relativi a procedimenti penali e di responsabilita' amministrativo-contabile; j) titoli di studio, corsi di formazione, di aggiornamento e di perfezionamento, nonche' ogni altro documento relativo alla preparazione tecnica e professionale; k) pubblicazioni e lavori originali per il servizio; l) onorificenze; m) ricorsi amministrativi e giurisdizionali relativi agli atti di cui alle lettere precedenti. 2. La sezione di cui al comma 1 e' corredata da un indice cronologico degli atti e dei documenti in essa contenuti, aggiornato in occasione di ogni inserimento. Tutti gli atti e i documenti sono numerati in base al predetto indice ed ordinati in relazione alla loro tipologia mediante collocazione in sotto-fascicoli corrispondenti alle lettere di cui allo stesso comma 1. |
| Art. 4. Altri atti contenuti nel fascicolo personale 1. La sezione del fascicolo personale contenente gli altri atti concernenti il funzionario diplomatico, non aventi rilevanza ai fini delle attivita' delle Commissioni per l'avanzamento, e' ordinata in sotto-fascicoli in relazione alla diversa tipologia degli atti. Nell'ambito di tale sezione i documenti relativi allo stato di salute sono conservati in un apposito sotto-fascicolo sigillato la cui consultazione deve essere specificamente autorizzata dal direttore generale per il personale o dal personale di livello dirigenziale da lui autorizzato. |
| Art. 5. Notifica agli interessati di particolari categorie di atti 1. I documenti contenenti rilievi o apprezzamenti negativi sulle capacita' professionali e sul servizio prestato dal funzionario, ivi compresi quelli contenuti nelle relazioni ispettive, sono inseriti nel fascicolo dopo la loro notifica all'interessato ed al suo diretto superiore gerarchico, qualora non ne abbiano avuto conoscenza, corredati delle loro eventuali osservazioni. |
| Art. 6. Eliminazione di atti dal fascicolo 1. Devono essere eliminati dal fascicolo personale i provvedimenti disciplinari annullati, revocati o riformati, i provvedimenti di sospensione cautelare revocati o divenuti inefficaci, i provvedimenti di esclusione di cui all'articolo 93 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, quando, venuta meno la causa che li ha determinati, siano intervenuti i provvedimenti definitivi di cui all'articolo 95 del suddetto testo unico, i rapporti informativi, le schede di valutazione, le relazioni sul servizio prestato annullati o riformati d'ufficio o su ricorso degli interessati. 2. Si applicano per l'eliminazione degli atti le modalita' di cui all'articolo 28 del decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686. Note all'art. 6: - Per il riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, si vedano le note alle premesse. Si trascrivono gli articoli 93 e 95: «Art. 93 (Esclusione dagli esami e dagli scrutini). - L'impiegato sospeso ai sensi degli articoli 91 e 92 e' escluso dagli esami o dagli scrutini di promozione. Quando l'impiegato e' stato deferito al giudizio della commissione di disciplina, il Ministro, anche se non ha disposto la sospensione cautelare, puo', sentito il consiglio d'amministrazione, escludere l'impiegato dall'esame o dallo scrutinio». «Art. 95 (Ammissione agli scrutini dell'impiegato prosciolto da addebiti disciplinari). - L'impiegato escluso dallo scrutinio quando sia prosciolto dagli addebiti dedotti nel procedimento disciplinare, o questo si concluda con l'irrogazione della censura, e' scrutinato per la promozione. Se il consiglio di amministrazione delibera che l'impiegato scrutinato sia maggiormente meritevole almeno dell'ultimo promosso con lo scrutinio originario, lo designa per la promozione, indicando il posto che deve occupare in graduatoria. La promozione e' conferita, anche in soprannumero salvo riassorbimento, con decorrenza dalla stessa data delle promozioni disposte in base allo scrutinio originario. Se durante il periodo di esclusione si siano svolti piu' scrutini di promozione ai quali l'impiegato avrebbe potuto essere sottoposto il consiglio d'amministrazione deve valutare l'impiegato per ciascuno dei successivi scrutini e stabilire in quale di questi avrebbe potuto essere promosso. La data di decorrenza della promozione e' quella dello scrutinio per effetto del quale, a giudizio del consiglio d'amministrazione, si sarebbe dovuta conferire la promozione». - Per il riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, si vedano le note alle premesse. Si trascrive l'art. 28: «Art. 28 (Modalita' della eliminazione di atti). - L'eliminazione di atti o documenti dal fascicolo personale dell'impiegato si esegue mediante stralcio dell'atto o documento ed inserzione, in sua vece, della determinazione del capo del personale, che deve limitarsi a precisare la disposizione in base alla quale viene disposta l'eliminazione. Nella detta determinazione l'atto o documento stralciato deve essere indicato soltanto mediante gli estremi con cui e' iscritto nell'indice del fascicolo personale, escluso ogni ulteriore riferimento al suo contenuto. Gli estremi della determinazione sono annotati a margine dell'indice del fascicolo personale nonche' a margine dello stato matricolare, se l'atto o documento e' in questo menzionato. Gli atti o documenti stralciati vengono trasmessi all'archivio dal quale non potranno essere estratti se non per ordine scritto del Ministro o del capo del personale, che indichera' a quale autorita' o ufficio gli atti stessi possano essere comunicati o dati in visione.». |
| Art. 7. Atti inseribili a richiesta dell'interessato 1. Il funzionario diplomatico puo' richiedere, con istanza indirizzata tramite la via gerarchica, al direttore generale per il personale l'inserimento nel proprio fascicolo personale di atti o documenti che lo riguardano, qualora contengano informazioni attinenti alla sua attivita' di servizio, rilevanti per la valutazione della sua professionalita'. 2. Il direttore generale per il personale o, su sua delega, il responsabile dell'ufficio competente per lo stato giuridico del personale, dispone l'inserimento richiesto o, con decisione motivata, respinge la domanda. |
| Art. 8. Diritto di accesso 1. In base alle norme che regolano l'accesso ai documenti amministrativi ed i casi in cui esso e' escluso, nonche' alle norme sulla tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali, il funzionario diplomatico ha diritto di prendere visione e di estrarre copia dei documenti contenuti nel fascicolo personale che lo riguardano, ivi compresi quelli di cui all'articolo 2, comma 3. |
| Art. 9. Disposizioni transitorie e finali 1. Il presente regolamento entra in vigore dalla data della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. 2. L'amministrazione adegua i fascicoli personali dei funzionari appartenenti alla carriera diplomatica alle disposizioni del presente regolamento entro diciotto mesi dalla sua entrata in vigore. Roma, 13 ottobre 2003 Il Ministro: Frattini Visto, il Guardasigilli: Castelli Registrato alla Corte dei conti il 30 ottobre 2003 Ministeri istituzionali registro n. 12, foglio n. 201 |
|