Gazzetta n. 4 del 7 gennaio 2004 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 29 dicembre 2003, n. 55 Sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle pubbliche amministrazioni - Titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello Stato: rilevazione costi II semestre 2003. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri Al Segretariato generale Alle Amministrazioni centrali dello Stato: Gabinetto Servizi di controllo interno Direzioni generali Alle Amministrazioni autonome Agli Uffici centrali del bilancio presso i Ministeri e le amministrazioni autonome Alle Ragionerie provinciali dello Stato e per conoscenza: Alle Corte dei conti All'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione All'Istituto nazionale di statistica All'Agenzia per la rappresentanza negoziale 1. La legge n. 94/1997, di riforma del bilancio dello Stato, ed il decreto legislativo di attuazione n. 279/1997 hanno introdotto nell'ordinamento contabile italiano il sistema di contabilita' economica analitica per centri di costo che si pone in stretta integrazione sia con il processo di formazione del bilancio di previsione e con le decisioni di finanza pubblica, sia con il sistema di controllo interno di gestione. Tale sistema contabile pone in relazione le risorse impiegate, gli obiettivi perseguiti e le responsabilita' dirigenziali consentendo di verificare l'andamento della gestione attraverso il confronto dei costi previsti nel budget con quelli effettivamente sostenuti nel corso dell'esercizio. La rilevazione dei costi sostenuti, che esprime l'impiego effettivo delle risorse, rappresenta la fase gestionale e consente alle Amministrazioni di procedere alla verifica dello svolgimento dell'azione amministrativa. In tale contesto, per assicurare l'uniformita' e l'omogeneita' di comportamento nel trattamento delle informazioni economiche da parte delle Amministrazioni pubbliche, sono state istituzionalizzate le regole e i criteri contabili, contenute nel relativo Manuale, che sono alla base della formulazione del budget e della rilevazione delle voci di costo. 2. La rilevazione dei costi sostenuti e' effettuata, per la prima volta nel 2003, secondo la logica completa della contabilita' economica, oltre che per natura di costo delle risorse impiegate, anche in relazione alle funzioni svolte, rappresentate dalle Missioni istituzionali perseguite dalle diverse strutture organizzative. In tale contesto, e in ragione dell'importanza del ruolo che il Centro di responsabilita' amministrativa svolge nell'ambito del processo di programmazione economico-finanziaria, e' previsto uno specifico profilo utente per il titolare del Centro medesimo che puo' visualizzare, in forma aggregata, i dati inseriti dai sottostanti centri di costo e monitorare il processo di rilevazione dei costi. Il sistema di contabilita' economica consente di evidenziare, in termini economici, le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente perseguibili dalle Amministrazioni tramite la raccolta e la predisposizione delle informazioni economiche, rappresentando un valido strumento conoscitivo ed informativo sia per le Amministrazioni stesse nel loro autonomo processo di controllo interno e di costruzione del bilancio finanziario, sia per il Ministro dell'economia e delle finanze nel suo ruolo di coordinatore della finanza pubblica (art. 4-bis della legge n. 468/1978, e successive modificazioni e integrazioni). Proprio per il perseguimento di tali finalita', le informazioni economiche del consuntivo 2003 vengono poste a base di riferimento per la costruzione del bilancio finanziario di previsione per il 2005. A tale riguardo si segnala l'importanza della tempestivita' nella rilevazione dei dati economici, da parte di tutti i centri di costo, nel rispetto dei termini previsti nell'unito calendario degli adempimenti, allo scopo di poter approntare le apposite tabelle utilizzabili dalle singole Amministrazioni nell'ambito del successivo processo di formazione del bilancio di previsione. 3. In base alle indicazioni della circolare n. 34 del 4 luglio 2003, i centri di costo delle Amministrazioni centrali hanno proceduto alla «rilevazione dei costi del primo semestre» ed all'eventuale adeguamento delle previsioni economiche formulate per lo stesso anno. Le singole strutture organizzative debbono ora procedere alla rilevazione dei costi del secondo semestre 2003, facendo riferimento alle indicazioni riportate nell'unita nota tecnica (allegato 1), contenente le modalita' di inserimento dei dati economici nel portale web di contabilita' economica e la rappresentazione del processo contabile. Nella nota tecnica, vengono riportate, altresi', le modalita' di trattamento dei dati necessari alla riconciliazione dei costi sostenuti nell'anno 2003 con il rendiconto generale dello Stato (art. 11, decreto legislativo n. 279/1997). 4. In relazione all'operativita' concreta che vengono ad assumere le informazioni economiche, anche questa fase del processo in questione richiede, come nel passato, il massimo impegno e la fattiva partecipazione di tutte le strutture interessate soprattutto in relazione alla tempificazione indicata nel calendario. Corre l'obbligo di richiamare l'attenzione delle Amministrazioni sulla necessita' di dotarsi di idonee risorse umane e strumentali, in particolare di quelle informatiche, come indicato nella circolare di indirizzo n. 6 del 23 febbraio 2000, e nelle successive circolari operative. Per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi, e' possibile fare riferimento al Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e dei rendimenti, al quale le Amministrazioni potranno rivolgersi, anche tramite il portale web. Tel. 06/4761-4080-4081-4083-4613-4514; Fax 06/47614765-4766; E-mail: sacr@rgs.tesoro.it La presente circolare e' disponibile sul portale web di contabilita' economica, www.contabilitaeconomica. rgs.tesoro.it, nell'apposita area pubblica accessibile attraverso la home page del sito del Ministero dell'economia e delle finanze, www.tesoro.it che consente il costante dialogo con questo Dipartimento. Le Amministrazioni stesse, infine, potranno rivolgersi al suddetto servizio per ogni esigenza connessa all'organizzazione del rispettivo sistema di controllo interno di gestione, la cui attivazione, prevista dal decreto legislativo n. 286/1999, e' ormai inderogabile in quanto strumentale anche al processo di rilevazione e analisi dei costi. A tal fine si rinnova la disponibilita' del servizio per ogni attivita' di sostegno e supporto a tale attivazione. Roma, 29 dicembre 2003 Il Ministro dell'economia e delle finanze Tremonti   Allegato 1 RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2003 NOTA TECNICA Calendario degli adempimenti Le Amministrazioni centrali dello Stato a partire, dalla data che sara' indicata sul sito di Contabilita' economica, procedono all'inserimento ed alla trasmissione telematica delle schede di rilevazione dei costi 2 semestre 2003 e degli altri allegati ai coesistenti Uffici Centrali del Bilancio, inderogabilmente entro il 26 gennaio 2004. Gli Uffici Centrali del Bilancio avranno cura di verificare e validare i dati trasmessi dalle Amministrazioni e procederanno alla trasmissione telematica all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti inderogabilmente entro il 30 gennaio 2004. Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle Amministrazioni, il predetto Servizio provvedera' a pubblicare, sul portale di contabilita' economica, i Documenti di rilevazione dei costi per ciascuna Amministrazione e predisporra' il Documento relativo allo Stato da presentare al Parlamento. SEZIONE PRIMA INDICAZIONI GENERALI 1. REGOLE E PRINCIPI CONTABILI DA APPLICARE ALLA RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2003 Per la rilevazione dei costi del 2 semestre 2003, le Amministrazioni centrali dello Stato hanno come riferimento normativo il Titolo III del Decreto Legislativo 7 agosto 1997, n. 279, ed il connesso piano unico dei conti che costituisce la chiave unitaria di dialogo tra le Amministrazioni pubbliche ed il Ministero delle Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Il livello minimo di rappresentazione contabile, esposto nella Tabella B, allegata al citato decreto, relativa al piano dei conti, nella stesura modificata dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze n. 34558/2002, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le Amministrazioni centrali e il Ministero dell'Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Per le stesse Amministrazioni - secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 - resta invariata la possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo interno. Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si pongono in stretta integrazione sia con il sistema di controllo interno di gestione e con il processo di costruzione del bilancio finanziario delle Amministrazioni, sia con le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rende indispensabile garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di pertinenza. Risulta, quindi, necessario che gli eventi amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili vengano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi livelli di osservazione dei fenomeni stessi. A tale proposito e' stato predisposto il Manuale dei principi e delle regole contabili, pubblicato con decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze n. 136587 del 30 dicembre 2002, consultabile ed utilizzabile in formato elettronico anche sul portale di contabilita' economica. Per quanto attiene i principi generali e le regole contabili analitiche da applicare nei vari adempimenti connessi al sistema unico di contabilita' economica analitica, il Manuale costituisce il riferimento comune a tutte le Amministrazioni. Per assolvere alla rilevazione dei costi del 2 semestre 2003, sono necessarie, tuttavia, ulteriori indicazioni. 2. STRUTTURE ORGANIZZATIVE A CUI RIFERIRE LA RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2003 Al fine di preservare il confronto fra i costi previsti e quelli rilevati, le strutture utilizzate per la formulazione del budget 2003, per la rilevazione dei costi del 1^ semestre e la revisione del budget 2003 saranno le medesime con cui si procedera' alla rilevazione dei costi del 2 semestre 2003. Qualsiasi cambiamento delle strutture dei centri di costo potra' essere preliminarmente concordato, previa tempestiva segnalazione, con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. 3. ELEMENTI IN BASE AI QUALI EFFETTUARE LA RILEVAZIONE DI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2003 Ogni centro di costo effettuera' la rilevazione dei costi del 2 semestre 2003: - per natura, secondo la articolazione del Piano dei Conti al secondo livello per tutte le voci, tranne che per la voce "Ammortamenti", che dovra' essere rilevata al terzo livello; - per destinazione, rilevando i costi sostenuti con riferimento alle singole Missioni Istituzionali a cui il centro di costo partecipa; - esprimendo la quantita' di risorse impiegate in termini di unita' di riferimento (tempo: anni/persona) solo per la voce Personale-comparto/qualifica. Per tutte le altre voci, il costo e' valorizzato direttamente in termini monetari; - utilizzando le schede informatizzate disponibili nelle applicazioni dell'area riservata del portale di contabilita' economica. Si sottolinea la fondamentale importanza che assume la lettura dei dati di economici, oltre che per natura (Piano dei conti) e struttura organizzativa (centro di costo), anche per destinazione, mediante la rilevazione dei costi per Missione istituzionale. Riferire i costi alle Missioni Istituzionali significa correlare le risorse impiegate alle loro destinazioni, cioe' alle finalita' che sono state perseguite dai diversi centri di costo delle Amministrazioni, finalita' di cui le Missioni Istituzionali sono una rappresentazione. Il ruolo primario della lettura dei costi per destinazione e' chiaramente individuata dal D.Leg.vo 279/97, secondo il quale la "valutazione economica dei servizi e delle attivita' prodotte" sono l'obiettivo fondamentale della contabilita' economica le cui componenti, oltre al Piano dei conti ed ai centri di costo, sono i servizi erogati dalle Amministrazioni che vanno a confluire nelle Missioni Istituzionali. 4. MODALITA' DI RILEVAZIONE DEL COSTO DEL PERSONALE PER LA VOCE "COMPARTO/QUALIFICA" Solo per le Amministrazioni dotate di sistemi contabili alimentanti interni, sono previste, due modalita' di rilevazione del costo del personale da concordare preventivamente, una standard ed una facoltativa: a. Modalita' standard di rilevazione del costo della voce "personalecomparto/qualifica". Contempla il preventivo inserimento, da parte degli uffici del personale, dei valori medi unitari annui del costo del lavoro (comprensivo di costo straordinario) per posizione economica, calcolati, cosi' come indicato nel citato Manuale delle regole e dei principi contabili (paragrafo 5.1.3, sezione "calcolo ed attribuzione dei costi sostenuti - rilevazione -"), a partire dalla spesa liquidata nel 2 semestre. I centri di costo, a loro volta, inseriranno la quantita' di personale impiegato per Missione istituzionale in termini di Anni Persona di impegno contrattuale. Il sistema calcolera' automaticamente il costo del personale per la voce "comparto/qualifica" e per Missione istituzionale moltiplicando gli Anni Persona inseriti dai centri di costo per i valori medi inseriti dagli uffici del personale. b. Modalita' alternativa di rilevazione del costo della voce "personale-comparto/qualifica" Qualora siano presenti, all'interno dell'Amministrazione, sistemi contabili attraverso i quali vengano rilevati Anni Persona impiegati e relativi costi sostenuti dai centri di costo, l'Amministrazione potra' preventivamente concordare con l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio l'inserimento nel sistema di contabilita' economica dei dati di costo gia' calcolati e degli Anni Persona provenienti dai propri sistemi. Per l'utilizzo di tale modalita' si rimanda alla nota di cui all'allegato 4 della presente circolare. 5. PROCEDURE AUTOMATIZZATE DI AUSILIO PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2003 Analogamente alla rilevazione dei costi del 1^ semestre 2003, sono previste due procedure automatizzate di ausilio alla rilevazione dei costi del 2 semestre. In particolare: a. Procedura automatizzata di supporto per gli ammortamenti Tale procedura, illustrata nella sezione seconda, provvede al calcolo delle quote di ammortamento da attribuire al centro di costo per il 2 semestre 2003, sulla base dei valori patrimoniali acquisiti e dismessi nel semestre in esame e nei periodi precedenti, e formula una proposta di attribuzione delle quote di ammortamento alle Missioni Istituzionali, utilizzando come parametro gli Anni Persona imputati dal centro di costo per Missione Istituzionale nel semestre. b. Procedura automatizzata di ausilio per l'attribuzione dei costi, diversi da retribuzioni e ammortamenti, alle Missioni Istituzionali La procedura non obbligatoria, consente al centro di costo di inserire i costi rilevati nel 2 semestre 2003 per voce del Piano dei conti e visualizzare, su una apposita scheda, la proposta di attribuzione dei costi alle Missioni Istituzionali effettuata dalla procedura stessa (utilizzando come parametro gli Anni Persona rilevati nel 2 semestre), che potra' modificare oppure accettare integralmente. I dati di costo proposti, eventualmente modificati, saranno quindi registrati sul sistema, senza che il centro di costo debba imputare successivamente altri dati. La procedura in esame e' limitata ai costi diversi da "Personale-comparto/qualifica", per cui occorre effettuare, in via prioritaria rispetto alle altre voci, l'imputazione puntuale in Anni Persona per Missione Istituzionale, e non si applica agli "Ammortamenti", per i quali la proposta di attribuzione alle Missioni Istituzionali viene effettuata dalla procedura di supporto descritta al punto precedente. 6. PROCEDURE AUTOMATICHE DI TRASMISSIONE DEI DATI VIA FILE Laddove siano presenti, all'interno dell' Amministrazione, autonomi sistemi contabili e di controllo, e' possibile, inoltre, avvalersi della trasmissione automatica dei dati al sistema di contabilita' economica mediante un file, generato a partire dai sistemi interni dell'Amministrazione, in alternativa all'inserimento dei dati tramite le funzioni del portale. Le Amministrazioni che decidessero di avvalersi di tale opzione dovranno concordarla preventivamente con l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Per le caratteristiche della funzionalita' in esame, si rimanda alla nota di cui all'allegato 4 della presente circolare. 7. ALTRE INFORMAZIONI RICHIESTE ALLE AMMINISTRAZIONI I centri di costo, in occasione della rilevazione dei costi del 2 semestre 2003, dovranno comunicare le informazioni necessarie per la riconciliazione tra i dati economici e finanziari. I centri di costo, inoltre, dovranno fornire qualunque indicazione ritenuta utile a migliorare la leggibilita' e la comprensione dei dati esposti utilizzando l'apposita Nota Illustrativa, disponibile in formato elettronico sul portale di contabilita' economica. Per la prima volta, infine, avvalendosi dei dati di rilevazione dei costi dell'anno 2003, l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio procedera' all'analisi ed al monitoraggio delle politiche pubbliche di settore, come stabilito dall'articolo 22, 5^ comma, della Legge 5 agosto 1978, n. 48 e successive modificazioni e integrazioni. A tal fine, questo Ispettorato Generale, successivamente alle scadenze stabilite per l'inserimento e la trasmissione dei dati - riportate nell'unito calendario degli adempimenti -, invitera' i centri di responsabilita' amministrativa, con apposita comunicazione, a fornire ulteriori informazioni in merito alla composizione dei costi rilevati dai sottostanti centri di costo per Missione Istituzionale. Altre indicazioni in merito sono riportato nel successivo allegato 3. SEZIONE SECONDA IL PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2003 1. GLI ATTORI DEL PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 2 SEMESTRE 2003 L'immissione e la trasmissione dei dati del sistema avverranno integralmente per mezzo delle procedure presenti nell'area riservata del portale di contabilita' economica (1). Analogamente ai precedenti adempimenti, ogni soggetto, autorizzato ad operare nell'area riservata del portale sara' identificato attraverso un codice personale - o nome utente - ed una parola chiave di accesso segreta - o password -, concordate con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, che identifichera' univocamente il soggetto stesso e garantira' la riservatezza e la sicurezza dei dati immessi e delle funzioni svolte. Ciascun soggetto e' autorizzato ad operare nell'ambito di un profilo utente predefinito, che identifica il tipo di operazioni che gli e' consentito svolgere ed i dati a cui ha accesso. Ogni profilo utente previsto corrisponde ad uno dei diversi attori che intervengono nel processo di predisposizione del budget, ossia: - l'ufficio del personale, ha il compito di fornire i valori medi annui per la voce "retribuzioni", distintamente per posizione economica (2); - il centro di costo, ha il compito di immettere i costi di propria competenza per Missione Istituzionale riferiti al 2 semestre 2003; - il responsabile del centro di costo, controlla i dati immessi dal proprio centro di costo e procede alla loro validazione; - il responsabile del Centro di responsabilita' amministrativa, riveste un ruolo importante nell'ambito del processo di programmazione e gestione economico-finanziaria, e per il quale e' stato, previsto uno specifico profilo utente, che gli permette di visualizzare, in forma aggregata, i dati inseriti dai centri di costo sottostanti e monitorare il processo di rilevazione dei costi; - l'Ufficio Centrale di Bilancio (UCB), controlla i dati immessi e validati dai centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, per verificarne l'aderenza ai principi ed alle regole stabilite nella presente circolare, e provvede alla loro approvazione; - l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del Ministero dell'Economia e delle Finanze, raccoglie i dati trasmessi da tutti i centri di costo ed approvati dagli UCB e, procede alla loro analisi ed elaborazione al fine della predisposizione dei documenti da trasmettere ai competenti organi politici ed alle Amministrazioni. Nei paragrafi seguenti si descrivono le fasi dei processi di rilevazione dei costi del 2 semestre 2003, per la quale ci si avvarra' di apposite schede informatizzate. Con la rilevazione dei costi del 2 semestre 2003 si conclude la rilevazione dei costi dell'anno 2003. A tale proposito si sottolinea quanto segue: - i costi complessivamente sostenuti nel 2003 saranno ottenuti dal sistema dopo l'inserimento dei dati del 2 semestre, sommando a questi i costi rilevati nel 1^ semestre in occasione del corrispondente adempimento (circolare n. 34 del 20 luglio 2003 del Ministero dell'Economia e delle Finanze); - i costi rilevati per il 1^ semestre saranno automaticamente riportati nelle procedure di rilevazione dei costi del 2 semestre, sono visualizzabili e non modificabili; - attraverso le applicazioni informatiche presenti nell'area riservata del portale di contabilita' economica per la rilevazione dei costi del 2 semestre 2003 e' possibile operare unicamente sui dati del 2 semestre. 2. L'INSERIMENTO DEI VALORI MEDI UNITARI ANNUI DEL COSTO DEL LAVORO PER POSIZIONE ECONOMICA DA PARTE DELL'UFFICIO DEL PERSONALE Per la rilevazione dei costi del 2 semestre, la determinazione dei valori unitari medi annui del costo del lavoro per posizione economica avverra', secondo i principi descritti nel citato Manuale dei principi e delle regole contabili (paragrafo 5.1.3, sezione "calcolo ed attribuzione dei costi sostenuti -rilevazione-"), da parte degli uffici del personale delle Amministrazioni, che dovranno inserirli nel sistema di contabilita' economica, distintamente per centro di responsabilita' amministrativa. Gli uffici del personale potranno, come di consueto, avvalersi dei dati degli elaborati riepilogativi dei pagamenti (flussi mensili di spesa) per il 2 semestre 2003 che saranno messi a disposizione delle Amministrazioni sul portale web di contabilita' economica. Il dato inserito rappresenta il valore mediante il quale saranno valorizzate le quantita' di lavoro impiegate, in Anni Persona, rilevate da parte dei centri di costo stessi. 3. L'INDIVIDUAZIONE DELLE MISSIONI ISTITUZIONALI DI COMPETENZA DEL CENTRO DI COSTO Ogni centro di costo, preliminarmente alla rilevazione dei costi per il 2 semestre 2003, dovra' indicare, fra le Missioni Istituzionali associato al Centro di Responsabilita' Amministrativa di cui fa parte, quelle alle quali intende riferire i costi. Nella fase di rilevazione dei costi del 2 semestre non sara' possibile eliminare le Missioni Istituzionali su cui e' stato formulato il budget 2003 e quelle a cui sono stati riferiti i costi del 1^ semestre e della revisione budget 2003, mentre sara' possibile aggiungere altre Missioni che non erano state incluse precedentemente. 4. L'INSERIMENTO DEI DATI DI IMPIEGO DEL PERSONALE IN ANNI PERSONA I centri di costo sono tenuti a rilevare ed inserire: - gli Anni Persona di impegno contrattuale impiegati nel 2 semestre 2003, incluso il di cui "comandati IN", per posizione economica e Missione Istituzionale; - gli Anni Persona di impegno effettivo impiegati nel 2 semestre, per posizione economica (senza indicazione di Missione Istituzionale); - gli Anni Persona di impegno straordinario impiegati nel 2 semestre, per posizione economica (senza indicazione di Missione Istituzionale); - gli Anni Persona di "comandati OUT" del 2 semestre, per posizione economica (senza indicazione di Missione Istituzionale). Per il significato e le modalita' di calcolo delle quantita' sopra indicate, si rimanda al citato Manuale delle regole e dei principi contabili (paragrafo 5.1.3, sezione "calcolo ed attribuzione dei costi sostenuti -rilevazione-"). Il sistema provvedera' ad effettuare il calcolo del costo del personale impiegato per posizione economica e Missione Istituzionale moltiplicando gli Anni persona per i valori medi annui per posizione economica inseriti dall'ufficio del personale (1). 5. L'INSERIMENTO DEI DATI RELATIVI AI BENI PATRIMONIALI AI FINI DEL CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO L'inserimento dei valori patrimoniali ed il successivo calcolo delle quote di ammortamento saranno effettuati attraverso una apposita procedura automatizzata, di cui si descrive in sintesi il funzionamento: - In primo luogo, il centro di costo dovra' inserire i valori patrimoniali (2) dei beni acquisiti e dismessi nel 2 semestre del 2003, distintamente per categoria di bene, ossia per voce del Piano dei conti; - 2) la procedura, a partire da tali valori e tenendo conto di quelli acquisiti negli anni precedenti e non ancora dismessi, effettuera' il calcolo delle quote di ammortamento del centro di costo da attribuire al 2 semestre 2003; - 3) successivamente al calcolo delle quote di ammortamento da attribuire al centro di costo per il 2 semestre 2003, la procedura elaborera' e visualizzera' una proposta di attribuzione delle quote stesse alle Missioni Istituzionali, utilizzando come parametro gli Anni Persona rilevati nel 2 semestre per Missione Istituzionale precedentemente inseriti dal centro di costo; - 4) il centro di costo potra' accettare tale proposta oppure, se ritiene che l'attribuzione delle quote di ammortamento alle proprie Missioni sia diversa, modificare i valori visualizzati, ferma restando la necessita' di attribuire alle varie Missioni Istituzionali il valore totale delle quote di ammortamento semestrali del centro di costo; - 5) nel caso in cui l'utente modifichi l'attribuzione delle quote alle singole Missioni Istituzionali proposta dal sistema, la procedura controllera' che l'intera quota semestrale calcolata sia stata attribuita e non consentira', in caso contrario, di procedere alla validazione dei dati; - 6) l'attribuzione delle quote alle singole Missioni Istituzionali, proposta dalla procedura o quella eventualmente modificata dal centro di costo, sara', infine, registrata sul sistema. Una volta effettuata la registrazione, nel caso in cui il centro di costo effettuasse nuove modifiche ai valori patrimoniali acquisiti e dismessi nel 2 semestre, il sistema effettuera' il ricalcolo delle quote di ammortamento del 2 semestre e una nuova proposta di attribuzione delle stesse alle Missioni Istituzionali, basandosi non piu' sugli Anni Persona, ma sulla distribuzione delle quote risultanti dalle modifiche effettuate dall'utente. 6. L'INSERIMENTO DEI DATI DEGLI ALTRI COSTI PER MISSIONE ISTITUZIONALE Al termine delle operazioni precedenti il centro di costo dovra' inserire i dati relativi alle voci diverse da "Personale-comparto/qualifica" e "Ammortamenti", con riferimento alle Missioni Istituzionali individuate. Per facilitare il calcolo dei costi per Missione Istituzionale da inserire nella scheda in oggetto, e' stata prevista una procedura d'ausilio automatizzata, disponibile nelle applicazioni presenti nell'area riservata del portale. L'utilizzo di tale procedura e' facoltativa e consentira', ai centri che decidessero di avvalersene, di visualizzare, per voce del Piano dei conti, dopo aver inserito i costi rilevati complessivamente dal centro di costo nel 2 semestre, una proposta di attribuzione degli stessi alle Missioni Istituzionali calcolata utilizzando come parametro gli Anni Persona rilevati nello stesso periodo dal centro di costo per Missione Istituzionale. La proposta di attribuzione dei costi alle Missioni Istituzionali che risultera' dalla scheda informatizzata modificabile, potra' essere, quindi, registrata a sistema (senza dover, cioe', inserire nuovamente i dati). Si ricorda che, tra le voci di costo diverse dal personale e dagli ammortamenti, e' stata di recente inserita all'interno delle "Prestazioni di servizi da terzi" la nuova voce denominata "Servizi finanziari", destinata ad accogliere il valore dei compensi per prestazioni di servizi di tipo finanziario resi ad una Amministrazione da banche o organismi finanziari per l'espletamento di compiti istituzionali direttamente affidati ad una struttura dell'Amministrazione stessa. I costi relativi alla nuova voce, in sede di esposizione sui report prodotti dal sistema di contabilita' economica e successivamente trasmessi agli organi politici e di controllo ed alle stesse Amministrazioni, saranno inclusi in un nuovo aggregato denominato "Costi speciali e straordinari" insieme ai costi riferiti alle voci "Altri costi straordinari" e "Esborso da contenzioso". Con riferimento all'"Esborso da contenzioso", si sottolinea, come ulteriore precisazione rispetto alle indicazioni contenute nel "Manuale dei principi e delle regole contabili", che vanno riferiti a tale voce esclusivamente i costi derivanti da sentenze esecutive intentate nei confronti dell'Amministrazione: - da suoi dipendenti per il riconoscimento di danni o diritti pecuniari (contenzioso di personale); - da fornitori di beni e servizi impiegati dall'Amministrazione nell'espletamento dei suoi compiti istituzionali, per il riconoscimento di danni o diritti pecuniari (contenzioso di fornitori); - da privati cittadini per il riconoscimento di danni o diritti pecuniari direttamente derivanti dall'erogazione di servizi resi alla collettivita' da parte dell'Amministrazione (contenzioso verso la collettivita). Non sono considerabili, pertanto, costi a carico dell'Amministrazione i pagamenti da questa effettuati a privati cittadini a seguito di sentenze che riconoscano loro un diritto ad essere risarciti per un danno del tutto indipendente dall'attivita' dell'Amministrazione stessa, diritto regolamentato da una norma che attribuisce all'Amministrazione solo il compito di soggetto pagatore per conto dello Stato. 7. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI PER LA RICONCILIAZIONE Allo scopo di ricondurre la previsione economica a quella finanziaria - operazione di riconciliazione - e' necessario rilevare le informazioni che consentono di identificare i disallineamenti dovuti ai differenti criteri applicati nella rappresentazione degli eventi secondo l'approccio economico e quello finanziario. Pur rimandando, per ogni spiegazione relativa al contenuto delle informazioni in oggetto, alla corrispondente sezione del citato Manuale dei principi e delle regole contabili, si ritiene utile, in questa sede, riportare alcune indicazioni di base. Sebbene l'operazione di riconciliazione sia effettuata a carico del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, e' necessario, tuttavia, che i centri di costo indichino, oltre ai dati di costo, le informazioni che evidenziano l'andamento della spesa rispetto alla manifestazione dei costi. Le informazioni di riconciliazione devono essere fornite con riferimento ai costi complessivamente rilevati dal centro di costo nel 2003, cioe' indipendentemente dalla divisione per semestri. Le informazioni da fornire sono di due tipi, ai quali corrispondono due distinte schede informatizzate: Informazioni analitiche: servono ad evidenziare, per ogni tipologia di costo sostenuto dal centro nell'anno, la provenienza delle risorse finanziarie (pagamenti effettuati) che sono servite ad acquisire le risorse che il centro ha effettivamente impiegato; nella relativa scheda informatizzata saranno evidenziati, distintamente per voce del Piano dei conti: - relativamente ai costi rilevati nel 1^ semestre, tutti quelli gia' comunicati in occasione del relativo adempimento; - relativamente al costo della voce "Personale-comparto/qualifica" rilevato nel 2 semestre, il totale di quello calcolato dal sistema moltiplicando gli Anni Persona inseriti dal centro di costo per i valori medi unitari annui del costo del personale inseriti dagli uffici del personale; - relativamente ai costi delle voci "Ammortamenti" rilevati nel 2 semestre, le quote calcolate dal sistema sulla base delle informazioni patrimoniali inserite dal centro come indicato al precedente paragrafo 5; - relativamente ai costi rilevati nel 2 semestre per le altre voci, quelli inseriti dal centro di costo, come indicato al precedente paragrafo 6. Informazioni sintetiche: servono ad evidenziare, a livello di centro di costo e senza distinzione per voce del Piano dei Conti, i pagamenti effettuati su risorse finanziarie assegnate al Centro di responsabilita' Amministrativa di cui il centro di costo fa parte. destinate: - all'acquisizione di risorse utilizzate da altri centri di responsabilita' amministrativa; sono risorse finanziarie, che corrispondono a costi rilevati da altri centri di costo; - all'acquisizione di risorse che saranno utilizzate in esercizi futuri; sono risorse finanziarie, a cui corrisponderanno costi in anni successivi; in questa categoria si possono comprendere sia le spese sostenute per l'acquisto di beni o servizi che troveranno impiego in anni futuri sia le spese sostenute per la realizzazione in economia di beni strumentali e manutenzioni straordinarie che si prevedo non saranno ultimate nell'anno ("Opere in corso"). Considerato che, al momento di effettuare la rilevazione dei costi del 2 semestre, le informazioni relative ai pagamenti effettuati nel 2003 sono, in parte, non disponibili presso le Amministrazioni, ed al fine di agevolare l'onere relativo alla loro stima, vengono di seguito indicate, per tipologia di costo, le fonti informative a cui e' possibile riferirsi a tale scopo. Da tali fonti sara' possibile ottenere dati che, pur non corrispondendo esattamente al pagato effettivo, sono ragionevolmente vicini a tale importo. ================================================================== Tipologia di costo Fonte informativa a cui riferirsi per stimare il dato del pagato ================================================================== COSTO DEL PERSONALE STAMPA DEI "FLUSSI DI SPESA (RETRIBUZIONE) MENSILI" (SISTEMA IGOP) ------------------------------------------------------------------ Altri costi gestiti tramite Decreto di impegno RUOLI DI SPESA FISSA (Esempio: affitti, spese di giustizia, etc..) ------------------------------------------------------------------ Costi relativi ad ACQUISTO Copia dell'ordinativo diretto o, BENI E SERVIZI in mancanza dello stesso, inter- rogazione del sistema informativo disponibile presso U.C.B. dell'Amministrazione. ------------------------------------------------------------------ Costi gestiti tramite Copia dell'ordinativo diretto di FUNZIONARI DELEGATI di II livello. ------------------------------------------------------------------ 8. L'INSERIMENTO DELLA NOTA ILLUSTRATIVA Analogamente ai precedenti adempimenti, a completamento della rilevazione dei costi, e' stata prevista, per ogni centro di costo, la "Nota illustrativa" allo scopo di corredare le informazioni monetarie e quantitative di ulteriori elementi conoscitivi. Come per le informazioni precedenti, l'inserimento della "Nota Illustrativa" avverra' attraverso una scheda informatizzata. La compilazione della "Nota illustrativa", pur essendo parte integrante del processo di rilevazione dei costi 2003, non e' ancora da considerarsi vincolante per la sua chiusura, allo scopo di semplificarne lo svolgimento. Va, tuttavia, segnalato che, al momento della validazione dei dati inseriti, e' prevista una procedura di controllo automatico che, qualora rilevi scostamenti fra i costi rilevati nel 2 semestre 2003 e le corrispondenti previsioni del budget rivisto 2003 maggiori del 20%, NON consentira' di procedere alla validazione stessa senza la compilazione della nota illustrativa. Le informazioni che il centro di costo e' chiamato a fornire sono, in sintesi: - le motivazioni che concorrono alla composizione dei costi e gli obiettivi correlati, rappresentati dalle Missioni Istituzionali, che assumono, nell' impiego delle singole tipologie di risorse, carattere di rilevanza o di novita' rispetto al passato; - gli aspetti relativi a modifiche organizzative o ai centri di costo di nuova istituzione. (A titolo esemplificativo: per un centro gia' esistente a cui sono state assegnate nuove attivita', si potrebbe indicare se queste attivita' erano in precedenza assegnate ad altro centro, e se cio' ha comportato significative variazioni di organico; per un centro di nuova istituzione potrebbe essere utile indicare se la nuova struttura accorpa piu' vecchi centri o se, al contrario, e' una delle parti in cui e' stato azionato un altro centro); - qualunque altra indicazione utile per consentire una piu' chiara interpretazione dei valori economici del centro di costo. 9. LA COMUNICAZIONE DI FINE ATTIVITA' Al termine di tutte le operazioni sopra descritte l'utente autorizzato dal centro di costo all'inserimento dei dati comunichera', attraverso l'attivazione di una apposita funzione, la fine delle attivita' di inserimento. Tale comunicazione e' propedeutica alla funzione di controllo e validazione dei dati del centro di costo da parte del responsabile del centro stesso. 10. IL CONTROLLO E LA VALIDAZIONE DA PARTE DEL RESPONSABILE DEL CENTRO DI COSTO Il responsabile del centro di costo, autorizzato ad operare tramite un identificativo ed una password personali, sulla base di un profilo specifico potra' visualizzare e controllare i dati inseriti per il suo centro di costo e quindi: - se il controllo avra' esito positivo effettuera' la validazione dei dati, che, a questo punto, saranno verificabili, insieme a tutti quelli degli altri centri di costo dell'Amministrazione, dall'ufficio Centrale di Bilancio; la validazione, quindi, equivale ad una trasmissione di schede firmate all'Ufficio Centrale di Bilancio; - se il controllo avra' dato esito non positivo, riaprira' le attivita' di inserimento; i dati del centro di costo potranno, cosi', essere modificati direttamente dal responsabile stesso o dall'utente autorizzato all'inserimento dei dati per il centro di costo in quest'ultimo caso occorrera' una nuova comunicazione di fine attivita' per procedere alla validazione da parte del responsabile. 11. IL CONTROLLO E LA APPROVAZIONE DEI COSTI DA PARTE DELL'UFFICIO CENTRALE DEL BILANCIO Gli Uffici Centrali di Bilancio sono pienamente coinvolti nel processo di raccolta dei dati economici delle Amministrazioni Centrali dello Stato. Detti uffici, infatti, svolgono gli adempimenti previsti dall'articolo 12, comma 2, del D. Leg.vo n. 279/1997, concorrendo alla valutazione degli oneri delle funzioni e dei servizi istituzionali delle Amministrazioni presso cui operano. Gli Uffici Centrali di Bilancio devono assicurare, attraverso le funzioni disponibili nell'area riservata del portale per il profilo utente per questi definito, il controllo dei dati inseriti e trasmessi - per via telematica - dai centri di costo dopo la validazione del responsabile. Tale controllo ha lo scopo principale di verificare l'aderenza dei dati forniti ai principi generali e alle regole dettate dall'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, rappresentate nella presente circolare. L'operazione di controllo si concludera' con una approvazione che avra' il valore di trasmissione dei dati stessi all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio. Nel caso in cui l'Ufficio Centrale di Bilancio rilevasse l'opportunita' di apportare rettifiche o integrazioni ai dati trasmessi da un centro di costo contattera' il centro stesso e, verificata la necessita' di effettuare le modifiche, effettuera' una sospensione della validazione del centro di costo, affinche' sia possibile, da parte del centro, eseguire i necessari interventi ai quali dovra' seguire una nuova comunicazione di fine attivita' ed una nuova validazione da palle del responsabile del centro. Di seguito si riporta uno schema grafico allo scopo di illustrare, in forma sintetica, il procedimento descritto analiticamente nei paragrafi precedenti per la fase di rilevazione dei costi del 2 semestre 2003. ----> Vedere schema grafico a pag. 54 della G.U. <---- (1) Ad eccezione delle Amministrazioni che concordassero con l'Ispettorato Generale per le politiche di Bilancio la trasmissione dei dati al sistema di contabilita' economica tramite file, descritta nell'allegato 4 alla presente circolare. (2) L'utenza relativa all'ufficio del personale non sara' attivata in sede di rilevazione dei cosi del 2 semestre, per le Amministrazioni che abbiano concordato con l'IGPB di utilizzare la modalita' di rilevazione dei costi delle retribuzioni che non prevede la separata acquisizione di un costo medio per posizione economica, ma la imputazione del costo rilevato direttamente a carico dei centri di costo, come descritto nell'allegato 4 alla presente circolare. (1) Ad eccezione delle Amministrazioni che abbiano concordato con l'IGPB di utilizzare la modalita' di rilevazione dei costi delle retribuzioni che non prevede la separata acquisizione di un costo medio per posizione economica, ma la imputazione del costo rilevato direttamente a carico dei centri di costo, come descritto nell'allegato 2 alla presente circolare. (2) Si rammenta che Valore patrimoniale di un bene ad utilizzo pluriennale e' il suo prezzo di acquisto, comprensivo di IVA ed eventualmente incrementato di spese accessorie strettamente connesse all'acquisto del bene (trasporto, montaggio).   Allegato 2 RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2003 Nota sulla modalita' di gestione del costo della voce "comparto/ qualifica" senza inserimento dei costi medi da parte dell'ufficio del personale Nelle Amministrazione in cui siano funzionanti sistemi contabili e di controllo attraverso i quali vengano rilevati Anni Persona impiegati e relativi costi sostenuti dai centri di costo l'Amministrazione interessata potra', concordandolo preventivamente con l'Ispettorato Generale per le politiche di Bilancio, procedere all'imputazione diretta da parte dei centri di costo, oltre che degli Anni Persona, anche del costo rilevato, senza, cioe', l'intervento sul sistema di contabilita' economica dell'ufficio del personale per l'inserimento dei costi medi, le cui utenze, in questo caso, non saranno attivate. In tale caso occorre ulteriormente distinguere: 1. Se l'Amministrazione dispone di un sistema di controllo di gestione che elabora dati quantitativi (Anni Persona di impegno contrattuale impiegati) ed economici (costi rilevati) sia per posizione economica sia per Missione Istituzionale, il centro di costo e' chiamato ad imputare direttamente entrambe le informazioni sul sistema di contabilita' economica; la scheda di inserimento dati si presentera', in tale caso, come segue. RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2003 DETTAGLIO DELLA VOCE "PERSONALE - COMPARTO/QUALIFICA" ==================================================================== MINISTERO: Ministero ......................................................... CENTRO DI COSTO: xxxxxx ................................................... ENTRO DI RESPONSABILITA' AMMINISTRATIVA: ............................ ==================================================================== MISSIONI Anni Persona Anni Anni Anni ISTITU- e costi II Persona Persona Persona ZIONALI SEMESTRE 2003 Impegno Impegno coman- ------------- effettivo straor- dati 2 dinario OUT Sem 2003 2 sem 2 sem 2003 2003 comparto Missione Missione Istituzio- Istituzio- nale A nale B -------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA 1,0 1,0 1,8 0,1 1,0 -------------------------------------------------------------------- di cui comandati IN 0,5 -- -- -- -- -------------------------------------------------------------------- COSTO 61.500,0 61.500,0 -- -- -- -------------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA 3,0 1,0 3,9 0,2 0,5 -------------------------------------------------------------------- di cui comandati IN 2,0 1,0 -- -- -- -------------------------------------------------------------------- COSTO 172.500,0 57.500,0 -- -- -- -------------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA 0,5 0,5 0,9 0,1 -- -------------------------------------------------------------------- di cui comandati IN -- -- -- -- -- -------------------------------------------------------------------- COSTO 11.890,0 11.890,0 -- -- -- -------------------------------------------------------------------- QUAlIFICA ANNI PERSONA 4,0 1,0 4,7 0,5 -- -------------------------------------------------------------------- di cui comandati IN -- -- -- -- -- -------------------------------------------------------------------- COSTO 120.000,0 30.000,0 -- -- -- -------------------------------------------------------------------- 2. qualora l'Amministrazione, invece, disponga di un sistema contabile che elabori Anni persona impiegati e costi sostenuti per posizione economica dal centro di costo senza la loro attribuzione alle Missioni Istituzionali, il centro di costo potra' avvalersi di una funzione automatica di ausilio per l'attribuzione dei costi del personale alle Missioni Istituzionali. A tale scopo, il centro di costo dovra'; - inserire soltanto gli Anni persona di impegno contrattuale rilevati nel 2 semestre per posizione economica, distintamente per Missione Istituzionale, nella stessa scheda mostrata al punto precedente i campi relativi al costo non saranno, cioe', compilati; - inserire il costo complessivamente sostenuto nel 2 semestre per posizione economica con riferimento all'intero centro di costo in un'altra scheda che si presentera' come segue. RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2003 DETTAGLIO DELLA VOCE "PERSONALE - COMPARTO/QUALIFICA" =============================================================== MINISTERO: Ministero ................................................ CENTRO DI COSTO: xxxxxx ............................................ CENTRO DI RESPONSABILITA' AMMINISTRATIVA: .............. =============================================================== MISSIONI ISTITUZIONALI Costi rilevati nel II semestre 2003 comporto --------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA --------------------------------------------------------------- di cui comandati IN --------------------------------------------------------------- COSTO EURO 123.000 --------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA --------------------------------------------------------------- di cui comandati IN --------------------------------------------------------------- COSTO EURO 230.000 --------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA --------------------------------------------------------------- di cui comandati IN --------------------------------------------------------------- COSTO EURO 23.780 --------------------------------------------------------------- QUALIFICA ANNI PERSONA --------------------------------------------------------------- di cui comandati IN --------------------------------------------------------------- COSTO EURO 150.000 --------------------------------------------------------------- Il sistema, quindi, calcolera' ed attribuira' il costo rilevato nel 2 semestre per posizione economica alle singole Missioni Istituzionali sulla base degli Anni persona inseriti, calcolando un costo medio per posizione economica. Al termine del calcolo effettuato dal sistema, sara' visualizzata una scheda del tutto analoga a quella di cui al caso 1, completamente compilata. Vanno, in ogni caso, inseriti anche gli Anni Persona di impegno effettivo e straordinario e di "comandati OUT" per posizione economica (senza indicazione di Missione Istituzionale), definiti cosi' come indicato nel Manuale delle regole e dei principi contabili.   Allegato 3 RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2003 Informazioni aggiuntive per le analisi delle politiche pubbliche di settore Al fine di consentire all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio di procedere all'avvio dell'analisi e del monitoraggio delle politiche pubbliche di settore, ciascun centro di responsabilita' amministrativa sara' invitato, con apposita comunicazione, a inoltrare informazioni relativamente alla composizione dei costi rilevati su ogni Missione Istituzionale dai sottostanti centri di costo. In particolare, per i costi complessivamente rilevati su ogni Missione Istituzionale dovra' essere fornito un dettaglio che specifichi quali ne sono le componenti principali, fornendone una breve descrizione e la relativa quantificazione in termini di costi per le risorse utilizzate. Per l'attivita' di supporto all'amministrazione e per quella di indirizzo politico non e' necessario fornire ulteriori informazioni oltre quelle gia' disponibili. Si espone di seguito un prospetto di sintesi che potra' essere d'ausilio nell'esposizione di tali informazioni. Nell'esempio che segue, il CDR ZZZ del Ministero XXX ha sostenuto costi per 1.930.000,00 euro di cui 1.330.000,00 di missioni istituzionali (ABC, DEF, GHL), 500.000,00 di supporto e 100.000,00 di indirizzo politico. ==================================================================== Ministero XXX CdR ZZZ ==================================================================== Missioni Istituzionali Componenti delle COSTI RILEVATI Missioni NEL 2003 -------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------- Missione Istituzionale ABC Euro 750.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) Euro 250.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) Euro 150.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) Euro 350.000,00 -------------------------------------------------------------------- Missione Istituzionale DEF Euro 480.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) Euro 420.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) Euro 80.000,00 -------------------------------------------------------------------- Missione Istituzionale GHL Euro 100.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) Euro 100.000,00 -------------------------------------------------------------------- (descrizione) -------------------------------------------------------------------- Supporto all'attivita' dell'amm.ne Euro 500.000,00 -------------------------------------------------------------------- Indirizzo politico Euro 100.000,00 -------------------------------------------------------------------- TOTALE COSTI RILEVATI DAL CDR Euro 1.930.000,00 --------------------------------------------------------------------   Allegato 4 RILEVAZIONE DEI COSTI 2 SEMESTRE 2003 Nota sulla modalita' di trasmissione dei dati tramite file Per la rilevazione dei costi del 2 semestre, e' possibile avvalersi, in alternativa all'inserimento dei dati tramite le procedure previste nell'area riservata del portale, della trasmissione dei dati stessi al sistema di contabilita' economica per mezzo di un file in formato XML (1), generato a partire da sistemi contabili interni dell'Amministrazione. Per le Amministrazioni che decidessero di avvalersi di tale possibilita', da concordare preventivamente con l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, che provvedera', tra l'altro, a fornire alle Amministrazioni richiedenti informazioni tecniche sul formato dei dati da trasmettere, si procedera' come segue: - verra' creato, sul portale di contabilita' economica, uno specifico profilo dedicato agli utenti abilitati ad inviare dati in formato XML. Dal punto di vista organizzativo, l'unita' minima di invio dei dati e' il centro di responsabilita' amministrativa: al momento dell'apertura di una fase, il gestore potra' indicare quali centri di responsabilita' si avvarranno di questa funzione; - i dati dovranno essere inviati al livello di dettaglio minimo previsto dal sistema di contabilita' economica (2 livello del piano dei conti - 3 livello per gli ammortamenti-, centro di costo, Missione Istituzionale, semestre); - ogni centro di responsabilita' potra' indicare quale tipo di dati inviera' via file XML; i flussi previsti sono: - Anni Persona totali e di cui comandati in (per qualifica, centro di costo e Missione Istituzionale); - Anni Persona di comandati OUT (per qualifica e centro di costo); - Anni Persona di impegno effettivo e straordinario (per qualifica e centro di costo); - quote di ammortamento gia' calcolate (per voce del Piano dei conti, centro di costo e Missione Istituzionale); - in alternativa alle quote di ammortamento gia' calcolate, si possono trasmettere i valori patrimoniali (per voce del piano dei conti e centro di costo): i centri che optassero per l'invio delle quote di ammortamento, non potranno usufruire dell'attuale funzione sul portale per il calcolo automatico della quota di ammortamento, ne' per la rilevazione in oggetto, ne' per le successive. Trasmettendo i valori patrimoniali, invece, si dovra' utilizzare l'apposita funzione del portale per il calcolo delle quote e per l'attribuzione delle stesse alle Missioni Istituzionali; - costi non relativi agli ammortamenti, compresi i costi del personale (per voce del piano dei conti, centro di costo e Missione Istituzionale); - importi di riconciliazione. La trasmissione via file XML di una parte delle informazioni sopra elencate implica la necessita' di acquisire le rimanenti utilizzando le procedure di immissione presenti nell'area riservata del portale, con le modalita' descritte e a cura degli utenti indicati nei paragrafi precedenti; - i dati inviati via XML non potranno essere modificati tramite le funzioni di immissione dati del portale; potranno, comunque, essere utilizzate le funzioni di interrogazione/stampa, in particolare la procedura di controllo dei dati; - in caso di errore, i dati corretti dovranno essere nuovamente inviati via XML; - resta invariata, cosi' come descritto nei precedenti paragrafi, la necessita' di acquisire tramite procedure del portale la nota illustrativa, di dare la comunicazione di fine attivita', e di effettuare la validazione. (1) XML, che sta per eXtensible Markup Language, e' un formato standard utilizzato per la trasmissione di informazioni tra sistemi informativi diversi ed adottato in Italia dall'AIPA.