Gazzetta n. 45 del 24 febbraio 2004 (vai al sommario) AGENZIA PER LE EROGAZIONI IN AGRICOLTURA CIRCOLARE 13 febbraio 2004, n. 1 Integrazione alla circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003 e alla circolare AGEA n. 50 del 4 novembre 2003, inerente i programmi di attivita' delle organizzazioni di operatori del settore oleicolo per le campagne di commercializzazione 2002/2003 e 2003/2004, presentati ai sensi del regolamento n. 1334/02. Al Ministero delle politiche agricole e forestali Alle regioni assessorati agricoltura Alle province autonome All'Agecontrol Alle Unioni nazionali olivicole Alle Associazioni olivicole indipendenti A tutte le associazioni olivicole Alle Associazioni tra le industrie olearie Alle Associazioni di frantoiani A tutte le organizzazioni di categoria A tutti gli operatori del settore Ad ulteriore precisazione di quanto gia' specificato con le circolari AGEA n. 26 del 20 maggio 2003 e n. 50 del 4 novembre 2003, e' stata ravvisata la necessita' di chiarire alcuni aspetti interpretativi inerenti le problematiche connesse alla riformulazione finanziaria dei programmi, nonche' alcuni aspetti di natura contabile, anche sulla base di quanto emerso in esito agli approfondimenti congiunti con i diversi rappresentanti della filiera olivicola. A tale riguardo si ritiene necessario precisare quanto segue: 1. Riformulazione dei piani finanziari. In seguito alla riduzione degli importi del programma inizialmente presentato dall'organizzazione proponente, determinata, in esito alla prevista riconciliazione dei dati finanziari, dal comitato di valutazione, si rende necessario riformulare il prospetto delle spese ripartito, secondo le attivita' e i relativi settori ed il prospetto riassuntivo relativo al finanziamento per i suddetti settori di attivita'. Tale riformulazione dovra' avere come obiettivo primario la salvaguardia del raggiungimento delle finalita' stabilite per le attivita' previste nei programmi approvati dal comitato, ma dovra', comunque, mantenere inalterato il budget finanziario complessivamente approvato dallo stesso e la ripartizione del finanziamento (quota comunitaria, quota nazionale, quota del proponente), che, ai sensi del regolamento (CE) n. 1334/02, e' gia' stato comunicato ai servizi della Commissione europea. A tale riguardo, al fine di assicurare la massima snellezza nella prosecuzione del relativo procedimento amministrativo e di mantenere inalterate le percentuali minime attribuite dal decreto ministeriale n. 1070 del 16 maggio 2003 a ciascuna delle quattro previste tipologie di attivita', la riduzione determinata dal comitato sull'importo complessivo del programma dovra' essere applicata proporzionalmente ai diversi settori di attivita' previsti dal programma stesso. Pertanto, l'importo relativo a ciascun settore di attivita' dovra' essere rideterminato applicando, all'importo inizialmente indicato nel programma presentato all'AGEA, la percentuale di abbattimento determinata dal comitato per l'intero ammontare del progetto (riformulazione proporzionale). Considerato che per talune voci di spesa (ad esempio l'acquisto di beni durevoli) potrebbe risultare difficoltoso operare una rimodulazione proporzionale sulla base dell'importo rideterminato dal comitato e che tale difficolta' incrementerebbe ulteriormente l'indisponibilita' di risorse finanziarie per le altre voci di spesa, si precisa che saranno ammissibili variazioni nella modalita' di spesa che prevedano soluzioni meno costose di quelle indicate nel progetto (ad es.: la locazione del bene anziche' l'acquisto), ferma rimanendo la natura dell'attivita' connessa a tali spese. Gli importi cosi' rideterminati costituiranno elemento di riferimento anche ai fini delle previste verifiche contabili e tecniche da parte dell'Agecontrol. Nei casi di riformulazione del programma che prevedano diverse e non proporzionali rimodulazioni tra le diverse attivita' o una diversa distribuzione temporale degli interventi previsti (variazione dei cronogrammi), si dovra' fare riferimento alle disposizioni gia' impartite dalla circolare n. 26 del 20 maggio 2003, paragrafo 4. In particolare, per le riformulazioni del programma che costituiscono, secondo la definizione di cui al paragrafo 4, della succitata circolare n. 26 «varianti sostanziali», connesse alla natura delle attivita' o alla tempistica di realizzazione dei progetti, l'organizzazione dovra' far pervenire all'AGEA il programma riformulato, che verra' inoltrato al comitato tecnico di valutazione, per l'approvazione dell'eventuale modifica delle ripartizioni previste al comma 4 dello stesso decreto n. 1070. Indipendentemente dalla tipologia di riformulazione proposta, dovra' pervenire all'AGEA e, limitatamente ai programmi di competenza regionale ai sensi del decreto ministeriale n. 1070 del 16 maggio 2003, alla regione territorialmente competente, entro e non oltre il 27 febbraio 2004, un'apposita comunicazione scritta motivata, in cui sia chiaramente specificato nell'oggetto, a pena di non accettazione dell'istanza, la tipologia di riformulazione proposta, utilizzando le diciture di seguito specificate: «riformulazione proporzionale» oppure «variante formale» oppure «variante sostanziale». Per le sole «varianti sostanziali», che richiedono una specifica valutazione di merito da parte del comitato, verra' inoltrata all'organizzazione interessata un'apposita comunicazione scritta, recante l'esito della suddetta valutazione. 2. Cauzione dell'anticipo. Ai sensi dell'art. 8 del regolamento 1334/02, paragrafo 3, ai fini della corresponsione dell'anticipo nella misura massima del 90 per cento, dovra' essere presentata una cauzione di un importo pari al 110% della somma complessivamente richiesta a titolo di anticipo, che verra' erogata nelle due previste rate di un terzo e di due terzi, secondo le modalita' previste dal paragrafo 2, del suddetto articolo. In considerazione del termine ultimo per la presentazione della domanda del finanziamento o dell'eventuale saldo, fissato dall'art. 9, punto 1), del citato regolamento (CE) n. 1334/02 al 25 febbraio 2005 e del connesso termine per il versamento del relativo contributo, di cui al punto 4) dello stesso articolo, ai fini della determinazione del periodo di durata della garanzia, all'art. 2 del testo della cauzione, dovra' essere riportata la dicitura di seguito specificata: «La presente garanzia avra' durata fino al 31 maggio 2005, con automatica rinnovazione per ulteriori 6 mesi. L'AGEA, con motivata richiesta, inviata almeno quindici giorni prima della scadenza della durata massima, puo' richiedere ulteriori proroghe semestrali, che il fideiussore si impegna a concedere, nel limite di 6 semestri». 3. Tenuta della contabilita' separata. Secondo quanto previsto al paragrafo 5 della circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003, il soggetto beneficiario del finanziamento dovra' tenere una contabilita' separata per tutte le operazioni inerenti l'applicazione del regolamento. A tale scopo, fatti salvi gli obblighi derivanti dalla normativa civilistica, fiscale e tributaria, dovra' essere prevista, in aggiunta alla contabilita' generale: a) l'istituzione di un registro sezionale (stralcio del libro giornale) nel quale registrare esclusivamente le operazioni contabili relative alla realizzazione del programma approvato; b) l'apertura, nell'ambito della contabilita' generale, di un conto mastro nel quale rilevare tutte le operazioni riferite al programma approvato. In entrambi i casi, le registrazioni aggiuntive debbono comunque indicare i riferimenti della registrazione in contabilita' generale. Inoltre, su ogni documento di spesa inerente il programma approvato, dovra' essere riportata, con un timbro, la dicitura «regolamento CE 1334/02». 4. Quietanze dei pagamenti effettuati. Ai fini della giustificazione delle spese rendicontate per l'ottenimento del rimborso, e' necessario, come noto, conservare e rendere disponibili ai controlli gli originali delle fatture, ricevute o documenti contabili riconosciuti e regolarmente quietanzati attraverso bonifici bancari. Viene illustrata, di seguito, la metodologia che deve essere adottata per la giustificazione di alcune specifiche tipologie di spesa, per le quali l'utilizzo del bonifico puo' risultare non sempre di facile realizzazione: pagamento di quota parte degli stipendi dei dipendenti delle organizzazioni, per attivita' riferite al regolamento CE n. 1334/02. Nel caso in cui la gestione delle «buste paga» sia unificata e, pertanto, non risulti possibile effettuare un bonifico per ogni dipendente in relazione alla sola quota di competenza del progetto, i dipendenti dovranno essere pagati secondo le modalita' in uso presso ciascuna organizzazione e dovra' essere effettuato con cadenza mensile un bonifico/«giro conto» dal «conto dedicato» a quello dell'organizzazione, per una somma complessiva pari alla quota parte delle competenze del personale dipendente, connesse - per il medesimo periodo - all'attivita' di cui al regolamento CE n. 1334/02. Ovviamente tali specifiche attivita' del personale dipendente dovranno essere dettagliatamente indicate in appositi fogli di presenza, conformemente a quanto previsto dal punto 1 dell'allegato 11 della circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003; pagamento delle spese di missione per il personale dipendente (carburante, biglietti treno/aereo/nave, pasti, ricevute pernottamenti, diaria, ecc.). Le spese di missione, liquidate con anticipazioni di cassa, dovranno essere giustificate, una volta sostenute, con un'apposita nota spese. Gli importi anticipati dalla cassa dovranno essere con cadenza mensile girati, con bonifico/«giro conto», dal «conto dedicato» a quello dell'organizzazione; pagamento di piccoli importi per l'acquisto di materiali di consumo (francobolli, materiale di cancelleria, etc.). Le spese sostenute per l'acquisto di materiali di consumo nel limite massimo di 250 euro e liquidate con anticipazioni di cassa, dovranno essere giustificate, una volta sostenute, con un'apposita nota spese. Gli importi anticipati dalla cassa dovranno essere con cadenza mensile girati, con bonifico/«giro conto», dal «conto dedicato» a quello dell'organizzazione. 5. Criteri di ammortamento dei beni durevoli. Al paragrafo 4 dell'allegato 11 della circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003 si precisa che il calcolo del rimborso dei beni durevoli potra' essere effettuato o in unica soluzione, vincolando l'utilizzo del bene ai futuri programmi, oppure in un periodo di ammortamento valutato secondo quanto di seguito specificato: a 3 anni ove si tratti di materiale informatico avente un valore pari o inferiore a Euro 12.000, a 5 anni negli altri casi. In considerazione dell'attuale tempistica prevista per la realizzazione dei programmi entro il termine fissato dal regolamento, che rende particolarmente complicata l'applicazione di criteri di ammortamento per il rimborso frazionato dei costi, ai fini del riconoscimento delle spese connesse all'acquisto di beni durevoli funzionali alla realizzazione del programma, e' necessario vincolare i beni acquistati alla destinazione d'uso ed alla non cedibilita' prima di un periodo di cinque anni, in analogia con quanto previsto per i programmi di miglioramento della qualita' dell'olio d'oliva. L'organismo proponente dovra', ovviamente, tenere uno specifico elenco dei beni acquistati e/o utilizzati per la realizzazione delle azioni progettuali, con apposizione a margine di ciascuno del numero di matricola. 6. Attivita' delegate e/o appaltate. Le organizzazioni operanti a livello nazionale prevedono, nei loro progetti, la possibilita' di delega e/o appalto di parte delle attivita' contenute nei programmi. Per lo svolgimento di tali servizi e' previsto il pagamento di un corrispettivo da parte dell'organizzazione committente, con il rilascio della relativa fattura di pagamento e/o ricevuta di rimborso spese. La responsabilita' della corretta attuazione dell'attivita' delegata o appaltata rimane in capo all'organizzazione titolare del progetto, anche per quanto attiene gli obblighi di rendicontazione previsti dalla circolare AGEA n. 26 del 20 maggio 2003. La documentazione contabile relativa alla liquidazione di tali servizi - fattura/ricevuta di rimborso spese - dovra' quindi essere corredata da una dettagliata rendicontazione del fornitore per singola voce di spesa approvata e da copia della documentazione di spesa, conformemente a quanto previsto dalla suddetta circolare AGEA n. 26. L'organizzazione proponente, inoltre, dovra' tenere a disposizione, per gli eventuali controlli da parte degli organi competenti, tutta la documentazione tecnica e contabile (elenco aziende, schede aziendali, schede di attivita', elenco tecnici, materiali impiegati, schede chilometriche, fatture di acquisto materiali, giustificativi di spesa ecc.), sempre in conformita' alle prescrizioni della circolare AGEA n. 26. 7. Costi misti. Per i beni e/o strumenti utilizzati anche per attivita' diverse da quelle previste da progetti di cui al regolamento CE n. 1334/02 (ad esempio locali, macchine ecc.), dovra' preventivamente essere indicata la percentuale d'uso riservata, sulla base di quanto previsto dal programma approvato, per la realizzazione delle azioni ivi previste. 8. Tenuta dei rendiconti. Il paragrafo 6 della circolare AGEA n. 26 precisa che la domanda di rimborso dovra' essere corredata dalle tabelle riepilogative contabile di cui agli allegati 7, 8 e 9. Al riguardo si precisa che l'organismo proponente dovra' predisporre una rendicontazione - redatta secondo quanto previsto dai citati allegati 7, 8 e 9 - in tutte le fasi del controllo. 9. Controlli dell'AGEA. Ai sensi della linea direttrice n. 9, tutte le attivita' delegate dall'organismo pagatore AGEA saranno sottoposte a verifiche di secondo livello. Roma, 13 febbraio 2004 Il titolare dell'ufficio monocratico Gulinelli