Gazzetta n. 84 del 9 aprile 2004 (vai al sommario) MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DECRETO 24 febbraio 2004, n. 91 Regolamento recante modalita' di attuazione e organizzazione della banca di dati relativa ai minori dichiarati adottabili, istituita dall'articolo 40 della legge 28 marzo 2001, n. 149. IL MINISTRO DELLA GIUSTIZIA Visto l'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400; Visto l'articolo 40 della legge 28 marzo 2001, n. 149, concernente «Modifiche alla legge 4 maggio 1983, n. 184, recante: "Disciplina dell'adozione e dell'affidamento dei minori" nonche' al titolo VIII del libro primo del codice civile»; Visto, in particolare, il comma 3 dell'articolo 40 della legge n. 149 del 2001, ove si dispone che «con regolamento del Ministro della giustizia sono disciplinate le modalita' di attuazione e di organizzazione della banca dati»; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 ottobre 1994, n. 748, recante modalita' applicative del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, concernente: «Norme in materia di sistemi informativi delle amministrazioni pubbliche in relazione all'amministrazione della Giustizia»; Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante: «Codice in materia di protezione dei dati personali»; Sentito il parere dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione, reso con nota in data 11 giugno 2002; Sentito il parere del Garante per la protezione dei dati personali, reso con nota n. 10602/25794 in data 11 luglio 2003; Udito il parere interlocutorio del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 25 agosto 2003; Sentito il parere del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, reso con nota n. prot. UL/835/03/83-03 del 10 dicembre 2003; Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 12 gennaio 2004; Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri, a norma dell'articolo 17, comma 3, della citata legge n. 400 del 1988 (nota n. prot. ia 194/U-U.L 7/3-1 del 26 gennaio 2004 e nota n. prot. 309/U - 7/3-1 ia U.L. del 5 febbraio 2004); A d o t t a il seguente regolamento: Art. 1. Definizioni 1. Agli effetti del presente regolamento, si intende per: a) «banca di dati»: la banca di dati costituita presso il Ministero della giustizia - Dipartimento per la giustizia minorile, relativa ai dati dei minori dichiarati adottabili, ai coniugi aspiranti all'adozione nazionale e internazionale, nonche' alle persone singole disponibili all'adozione, in relazione ai casi di cui alle lettere a), c) e d) del comma 1 dell'articolo 44, della legge 4 maggio 1983, n. 184, cosi' come sostituito dall'articolo 25, della legge 28 marzo 2001, n. 149; b) «dati»: i dati previsti dalla legge sulle adozioni che affluiscono dai domini specifici dei tribunali per i minorenni e dalle procure della Repubblica presso i tribunali per i minorenni, dalle singole regioni, nonche' ogni altra informazione utile a garantire il miglior esito del procedimento di adozione; c) «uffici della giurisdizione minorile»: i tribunali per i minorenni e le procure della Repubblica presso i tribunali per i minorenni, i giudici tutelari, la sezione della famiglia presso le corti d'appello, le procure generali presso la corte d'appello, la corte di cassazione e la procura generale presso la corte di cassazione; d) «regole procedurali di carattere tecnico operativo»: le regole emanate con decreto del Ministro della giustizia per la definizione di dettaglio della gestione della banca di dati in ossequio alle esigenze relative alla integrita' fisica e logica dei dati; e) «responsabile dei sistemi informativi automatizzati»: il dirigente generale o equiparato di cui all'articolo 10 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, e successive modificazioni. Avvertenza: Il testo delle note qui pubblicato e' stato redatto dall'amministrazione competente per materia, ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare, la lettura delle disposizioni di legge alle quali e' operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti. Note alle premesse: - Si riporta il testo del comma 3 dell'art. 17 della legge 23 agosto 1988, n. 400 (Disciplina dell'attivita' di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri): «3. Con decreto ministeriale possono essere adottati regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di autorita' sottordinate al Ministro, quando la legge espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di piu' Ministri, possono essere adottati con decreti interministeriali, ferma restando la necessita' di apposita autorizzazione da parte della legge. I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati dal Governo. Essi debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio dei Ministri prima della loro emanazione». Note all'art. 1: - Si riporta il testo dell'art. 44 della legge 4 maggio 1983, n. 184 (Diritto del minore ad una famiglia), come sostituito dall'art. 25 della legge 28 marzo 2001, n. 149: «Art. 44. - 1. I minori possono essere adottati anche quando non ricorrono le condizioni di cui al comma 1 dell'art. 7: a) da persone unite al minore da vincolo di parentela fino al sesto grado o da preesistente rapporto stabile e duraturo, quando il minore sia orfano di padre e di madre; b) dal coniuge nel caso in cui il minore sia figlio anche adottivo dell'altro coniuge; c) quando il minore si trovi nelle condizioni indicate dell'art. 3, comma 1, della legge 5 febbraio 1992, n. 104, e sia orfano di padre e di madre; d) quando vi sia la constatata impossibilita' di affidamento preadottivo. 2. L'adozione, nei casi indicati nel comma 1, e' consentita anche in presenza di figli legittimi. 3. Nei casi di cui alle lettere a), c), e d) del comma 1 l'adozione e' consentita, oltre che ai coniugi, anche a chi non e' coniugato. Se l'adottante e' persona coniugata e non separata, l'adozione puo' essere tuttavia disposta solo a seguito di richiesta da parte di entrambi i coniugi. 4. Nei casi di cui alle lettere a) e d) del comma 1 l'eta' dell'adottante deve superare di almento diciotto anni quella di coloro che egli intende adottare». - Si riporta il testo dell'art. 10 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 (Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1, lettera mm), della legge 23 ottobre 1992, n. 421): «Art. 10. - 1. Entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, ogni amministrazione, nell'ambito delle proprie dotazioni organiche, individua, sulla base di specifiche competenze ed esperienze professionali, un dirigente generale o equiparato, ovvero, se tale qualifica non sia prevista, un dirigente di qualifica immediatamente inferiore, quale responsabile per i sistemi informativi automatizzati. 2. Il dirigente responsabile di cui al comma 1 cura i rapporti dell'amministrazione di appartenenza con l'Autorita' e assume la responsabilita' per i risultati conseguiti nella medesima amministrazione con l'impiego delle tecnologie informatiche, verificati ai sensi dell'art. 7, comma 1, lettera d). Ai fini della verifica dei risultati, i compiti del nucleo di valutazione di cui all'art. 20, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, sono attribuiti all'Autorita'. 3. In relazione all'amministrazione di appartenenza, il dirigente responsabile per i sistemi informativi automatizzati, oltre a contribuire alla definizione della bozza del piano triennale, trasmette all'Autorita' entro il mese di febbraio di ogni anno una relazione sullo stato dell'automazione a consuntivo dell'anno precedente, con l'indicazione delle tecnologie impiegate, delle spese sostenute, delle risorse umane utilizzate e dei benefici conseguiti».   Art. 2. Principi generali di organizzazione della banca di dati 1. La banca di dati e' organizzata in modo da assicurare la integrita', la riservatezza e la disponibilita' dei dati, nonche' la identificazione dei soggetti che accedono agli stessi, previa registrazione con annotazione dei dati identificativi dell'utente. 2. La banca di dati e' costituita presso il Dipartimento per la giustizia minorile e la gestione della stessa e' attribuita al Capo del Dipartimento della giustizia minorile, il quale, nell'ambito della struttura organizzativa, puo' designare un proprio sostituto, scelto nell'ambito del personale di dirigenza addetto al Dipartimento. 3. Titolari del trattamento dei dati a norma dell'articolo 28 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, sono gli uffici della giurisdizione minorile, ciascuno nell'ambito delle proprie competenze. 4. La banca di dati consente qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati. Nota all'art. 2: - Si riporta il testo dell'art. 28 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali): «Art. 28 (Titolare del trattamento). - 1. Quando il trattamento e' effettuato da una persona giuridica, da una pubblica amministrazione o da un qualsiasi altro ente, associazione od organismo, titolare del trattamento e' l'entita' nel suo complesso o l'unita' od organismo periferico che esercita un potere decisionale del tutto autonomo sulle finalita' e sulle modalita' del trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza».   Art. 3. Modalita' di tenuta della banca di dati 1. La banca di dati e' tenuta in modo informatizzato secondo regole procedurali di carattere tecnico operativo. 2. Il sistema informatico e' strutturato con modalita' che assicurano: a) l'individuazione dell'ufficio al quale il dato appartiene; b) l'individuazione del soggetto che inserisce o modifica il dato; c) l'avvenuta ricezione da parte del sistema informatico dell'inserimento o della modifica del dato. 3. La conformita' alle regole procedurali di carattere tecnico operativo e' certificata dal responsabile dei sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, prima della messa in uso.   Art. 4. Alimentazione della banca di dati 1. La banca di dati e' alimentata automaticamente dai registri informatizzati presso gli uffici della giurisdizione minorile tramite la Rete Unica della Giustizia. 2. Il sistema informatico permette anche l'inserimento o la modifica del dato in modalita' manuale. 3. La banca di dati e' alimentata anche con l'apporto dei dati forniti dalle singole regioni.   Art. 5. Modalita' di accesso alla banca di dati 1. L'accesso alle informazioni contenute nella banca di dati e il rilascio di copie ed estratti e' disciplinato come segue; esso e': a) riservato ai magistrati dei tribunali per i minorenni e delle procure presso i tribunali per i minorenni cui sia attribuita la trattazione dello specifico procedimento di adozione nonche' ai magistrati degli altri uffici della giurisdizione minorile. In quest'ultimo caso, il capo dell'ufficio individua i magistrati autorizzati all'accesso; b) consentito al personale appartenente agli uffici della giurisdizione minorile, previa autorizzazione da parte del capo dell'ufficio; c) consentito agli interessati, come individuati dalla lettera i) del comma 1 dell'articolo 4 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, solo quanto ai loro dati personali e nel rispetto dei diritti loro spettanti a norma del titolo II della Parte I del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, per il tramite dei tribunali per i minorenni e delle procure presso i tribunali per i minorenni. 2. Ciascuna postazione avente accesso alla banca di dati resta soggetta a previa registrazione con annotazione dei dati identificativi dell'utente. 3. I dati personali concernenti l'identificazione degli utenti del servizio e le operazioni di accesso e consultazione della banca di dati di cui al comma 1 lettere a) e b) sono utilizzabili per fini di sicurezza del sistema e di accertamento di eventuali illeciti, nel rispetto dei principi dell'articolo 11 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, nonche' per statistiche sulla base di dati anonimi. 4. Gli utenti possono utilizzare i dati personali consultati per esclusivi scopi connessi alle finalita' per le quali la banca di dati e' istituita. Note all'art. 5: - Si riporta il testo della lettera i) del comma 1 dell'art. 4 del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «i) "interessato", la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali;». - Il titolo II della Parte I del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, reca: «Diritti dell'interessato». - Si riporta il testo dell'art. 11 del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «Art. 11 (Modalita' del trattamento e requisiti dei dati). - 1. I dati personali oggetto di trattamento sono: a) trattati in modo lecito e secondo correttezza; b) raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; c) esatti e, se necessario, aggiornati; d) pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalita' per le quali sono raccolti o successivamente trattati; e) conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. 2. I dati personali trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali non possono essere utilizzati».   Art. 6. Contenuto dei dati 1. In conformita' alle modalita' del trattamento e dei requisiti dei dati previsti dall'articolo 11 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, la banca di dati puo' contenere i seguenti dati personali aggiornati con cadenza trimestrale: a) minori dichiarati adottabili: 1) dati anagrafici; 2) condizioni di salute; 3) famiglia di origine ed eventuale esistenza di fratelli, fermo restando quanto previsto dall'articolo 28, comma 7, della legge 4 maggio 1983, n. 184, come modificato dall'articolo 24 della legge 28 marzo 2001, n. 149; 4) attuale sistemazione; 5) precedenti collocamenti; 6) provvedimenti dell'autorita' giudiziaria minorile; 7) dati contenuti nei certificati del casellario giudiziale per i minorenni; 8) ogni altra informazione idonea al miglior esito del procedimento; b) coniugi aspiranti all'adozione nazionale e internazionale e persone singole disponibili all'adozione in relazione ai casi di cui alle lettere a), c) e d) del comma 1 dell'articolo 44, della legge 4 maggio 1983, n. 184, cosi' come sostituito dall'articolo 25, della legge 28 marzo 2001, n. 149: 1) dati anagrafici; 2) residenza, domicilio, recapito telefonico; 3) stato civile; 4) stato di famiglia; 5) dati anagrafici dei genitori della coppia o della persona singola aspirante all'adozione; 6) condizioni di salute; 7) condizioni economiche; 8) caratteristiche socio demografiche della famiglia; 9) motivazioni; 10) altri procedimenti di affidamento o di adozione ed il relativo esito; 11) dati contenuti nei certificati del casellario giudiziale; 12) ogni altra informazione idonea al miglior esito del procedimento. Note all'art. 6: - Per il testo dell'art. 11 del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si veda in note all'art. 5. - Si riporta il testo del comma 7 dell'art. 28 della citata legge 4 maggio 1983, n. 184, come modificato dall'art. 24 della legge 28 marzo 2001, n. 149: «7. L'accesso alle informazioni non e' consentito nei confronti della madre che abbia dichiarato alla nascita di non volere essere nominata ai sensi dell'art. 30, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396». - Per le lettere a), c), e d) del comma 1 dell'art. 44 della legge 4 maggio 1983, n. 184, come sostituito dall'art. 25 della legge 28 marzo 2001, n. 149, si veda in note all'art. 1.   Art. 7. Obblighi di conservazione e custodia 1. I dati contenuti nella banca di dati sono conservati per il tempo previsto dall'articolo 11, comma 1, lettera e) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dall'articolo 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, nonche' secondo le modalita' di cui all'articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Note all'art. 7: - Per la lettera e) del comma 1 dell'art. 11 del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si veda in note all'art. 5. - Si riporta il testo dell'art. 30 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 (Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'art. 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352): «Art. 30 (Vigilanza sugli archivi delle amministrazioni statali e versamenti agli Archivi di Stato). (Decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, articoli 23, 24, 25, 27, 32; decreto del Presidente della Repubblica 18 novembre 1965, n. 1478, art. 47; decreto del Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975, n. 854, articoli 1 e 3). - 1. Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settantanni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio. 2. Il soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti piu' recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento. 3. Nessun versamento puo' essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti. 4. Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti. 5. Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero e del Ministero dell'interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero. 6. Le disposizioni del presente articolo non si applicano al Ministero per gli affari esteri; non si applicano altresi' agli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo». - Si riporta il testo dell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante «Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (testo A).»: «Art. 6 (L-R) (Riproduzione e conservazione di documenti). - 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolta' di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento e' prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali (L). 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione (L). 3. I limiti e le modalita' tecniche della riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformita' agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri. 4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attivita' culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490».   Art. 8. Regole procedurali di carattere tecnico operativo 1. Entro centoventi giorni dall'entrata in vigore del presente regolamento, con decreto del Ministro della giustizia, sono emanate le regole procedurali di carattere tecnico operativo. Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare. Roma, 24 febbraio 2004 Il Ministro: Castelli Visto, il Guardasigilli: Castelli Registrato alla Corte dei conti il 31 marzo 2004 Ministeri istituzionali, registro n. 3, foglio n. 167