Gazzetta n. 276 del 24 novembre 2004 (vai al sommario) MINISTERO DELLE POLITICHE AGRICOLE E FORESTALI CIRCOLARE 24 settembre 2004, n. 4208 Criteri e modalita' di finanziamento, rendicontazione, varianti e proroghe relativi ai finanziamenti concessi per attivita' di ricerca e sperimentazione in campo agricolo. Al presidente del Consiglio per la ricerca in agricoltura Al presidente dell'Istituto nazionale di ricerca per gli alimenti e la nutrizione Al presidente dell'Istituto nazionale di economia agraria Ai coordinatori generali dei progetti di ricerca Premessa. I programmi ammessi a finanziamento saranno a carattere pluriennale. Il contributo sara' erogato secondo le seguenti modalita': a) anticipo del 50% del totale contestualmente al decreto di concessione dello stesso; b) corresponsione di un ulteriore 35% del totale alla fine del primo anno, previo monitoraggio in itinere, a fronte di presentazione di una relazione tecnico-scientifica e rendiconto finanziario delle spese sostenute che avverra' unicamente a fronte di una spesa rendicontata pari all'80% dell'anticipazione corrisposta alla lettera a); c) corresponsione del rimanente 15% come saldo del contributo, previa verifica finale dei risultati conseguiti. La richiesta di saldo deve essere presentata entro e non oltre un anno dalla data di scadenza fissata dal decreto di concessione del contributo stesso. La redazione del decreto di liquidazione finale delle spese gia' sostenute sara' curata dall'ufficio POSR IV una volta acquisito il parere del comitato. Il monitoraggio in itinere e la verifica finale dei progetti di ricerca finanziati e' effettuato dal comitato in raccordo con l'ufficio POSR IV, avvalendosi degli esperti, di cui all'albo istituito con decreto ministeriale n. 375 del 21 luglio 2003. 1. Richiesta di liquidazione parziale o finale. Ogni richiesta di liquidazione deve essere riferita ad un solo decreto ministeriale di concessione contributo. Premesso che il contributo verra' erogato all'ente di ricerca coordinatore (ente beneficiario) che provvedera' a distribuire le somme assegnate alle altre istituzioni di ricerca partecipanti al progetto, secondo quanto descritto al punto 11 del modello C, allegato 1 del decreto ministeriale n. 353 del 16 luglio 2003, le spese sostenute da queste ultime devono essere conformi a quelle descritte nel preventivo finanziario di cui al modello anzidetto. Al riguardo si precisa che, ai fini della rendicontazione, la dicitura U.O. o istituzione di ricerca hanno il medesimo significato. Pertanto qualora nell'ambito dell'istituzione vengano presentate piu' schede di ricerca, (modello C piu' volte citato), a fronte di uno o piu' modelli C deve essere compilato un unico allegato 3. All'atto della presentazione della richiesta di liquidazione, parziale o a saldo, l'ente coordinatore dovra' indicare le coordinate bancarie valide per l'accreditamento dell'importo dovuto. La documentazione che l'ente beneficiario presentera', in duplice copia, dovra' comprendere: 1) domanda di liquidazione secondo il modello allegato (allegato 1); 2) relazione tecnico-scientifica riassuntiva dell'attivita' svolta, redatta dal coordinatore del progetto sulla base delle singole relazioni delle unita' operative; 3) copia delle relazioni scientifiche delle singole unita' operative; 4) rendiconto riepilogativo delle spese sostenute secondo il modello allegato (allegato 2); 5) rendiconto analitico delle spese sostenute dalle singole istituzioni secondo il modello allegato (allegato 3); 6) relazione sull'andamento dell'attivita' di ricerca dell'esperto designato, di cui in premessa, con acquisizione del parere da parte del comitato. Gli istituti universitari che dovessero modificare la loro organizzazione in Dipartimento, in epoca successiva all'emissione del decreto di concessione del contributo, dovranno presentare, contestualmente alla richiesta di liquidazione, copia del decreto rettorale che ne attesti l'avvenuto cambiamento. Le istituzioni private di ricerca sono tenute a presentare, per la quota di contributo spettante, oltre a quanto previsto precedentemente, i seguenti documenti: 6) fotocopie conformi all'originale (la conformita' e' attestata dal rappresentante legale) di tutti i documenti giustificativi che dimostrano l'avvenuto pagamento delle spese indicate nell'elenco analitico mediante almeno uno dei seguenti modi: fatture originali quietanzate dai fornitori (timbro della ditta e firma del fornitore o dichiarazione liberatoria dello stesso); assegni bancari emessi per il pagamento, con relativi estratti-conto bancari che ne attestino l'avvenuto pagamento; bonifici bancari; 7) certificato di vigenza (un originale e una copia conforme) in corso di validita' (sei mesi), rilasciato dal tribunale presso la Cancelleria commerciale e/o certificato di iscrizione alla Camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura; 8) per importi superiori ad Euro 150.000 certificato antimafia, ai sensi degli articoli 2 e 4 del decreto legislativo 8 agosto 1994, n. 15, prodotto entro sei mesi dalla data del rilascio, anche in copia autenticata; 9) fidejussione bancaria pari all'importo dell'anticipazione, maggiorato del tasso di interesse legale corrente. In linea con le norme in uso per analoghi finanziamenti concessi dalla Unione europea, l'amministrazione rimborsera' l'IVA relativa all'acquisto di beni e servizi utilizzati per l'esecuzione del progetto solo nel caso in cui l'imposta rappresenti un costo puro per l'ente che effettua la ricerca. Al fini del suddetto rimborso l'unita' operativa interessata dovra' presentare una dichiarazione, firmata dal responsabile amministrativo, che attesti l'impossibilita' di derrarre l'IVA in modo diverso. 1.2 Descrizione delle voci di spesa. Sia nel caso di enti pubblici che di enti privati il rendiconto analitico delle spese sostenute dovra' essere redatto in base alle voci di spesa che risultano nel preventivo del programma approvato da questo Ministero, documentate con gli estremi delle fatture e/o delle ricevute fiscali, evidenziando che: non siano stati praticati sconti o abbuoni in qualsiasi forma, tranne quelli eventualmente indicati nei documenti di spesa presentati e che, a fronte di tali documenti, non sono state emesse dai fornitori note di accredito in favore del beneficiario; non siano stati richiesti e ottenuti allo stesso titolo contributi da parte di altri enti e organismi nazionali e comunitari. Le tipologie di spesa sono le seguenti, salvo particolari esigenze legate a iniziative specifiche: Spese per il personale: personale a tempo determinato ed indeterminato (per quest'ultimo solo privati). In questa voce possono essere rendicontate prestazioni professionali senza partita IVA. In caso di collaborazioni coordinate e continuative non previste in sede di concessione contributo deve essere allegata copia del contratto. Resta inteso che sara' ammessa a liquidazione solo la quota strettamente necessaria allo svolgimento delle attivita' di ricerca previste dal progetto; manodopera agricola (specificare il tipo di lavoro eseguito, es. lavorazioni parcelle sperimentali, trattamenti, raccolta o altro); missioni in territorio nazionale (specificare localita', data e nominativo dell'interessato, nonche' la motivazione della missione stessa). Tali missioni verranno ammesse a liquidazione secondo le modalita' ed i criteri previsti per il pubblico impiego. Gli scontrini fiscali possono essere ammessi a liquidazione solo se relativi al consumo di pasti. Per tutte le altre spese e' necessaria la presentazione di fattura o ricevuta fiscale. Nel caso di utilizzo di mezzo proprio (autorizzato dall'ente di appartenenza) si procedera' ad un rimborso chilometrico pari ad un quinto del costo del carburante utilizzato, previo accertamento dell'autorizzazione stessa. Relativamente all'utilizzo del taxi le spese possono essere ammesse a liquidazione secondo le modalita' ed i criteri previsti per il pubblico impiego, quindi solo se preventivamente indicate ed autorizzate in sede di incarico, o se accompagnate da adeguate motivazioni, da vagliarsi di volta in volta; missioni all'estero (specificare la localita', la data, il nominativo dell'interessato e la motivazione della missione stessa). Tutte le missioni all'estero non previste in sede di concessione contributo, devono essere corredate di autorizzazione del coordinatore generale del programma, da allegare in copia, alla richiesta di liquidazione. Spese per materiale di consumo (colture, allevamenti, macchine, laboratori e serre, escluso materiale durevole - indicare estremi fattura e/o ricevuta fiscale): spese per colture: sementi e/o piante specificando quantita' e qualita'; fertilizzanti specificando quantita' e qualita'; antiparassitari specificando quantita' e qualita'; diserbanti specificando quantita' e qualita'; rimborso danni a privati specificando la natura del danno; fitto terreni specificando localita', superfici, canone; analisi chimiche e teonologiche specificando tipologia; estratti e pubblicazioni (non possono essere acquistati libri o sottoscrivere abbonamenti a riviste tecnico scientifiche); materiale vario specificando quantita' e qualita'; spese per allevamenti: alimenti; spese sanitarie e veterinarie; inseminazione artificiale; riproduttori, novellame; analisi chimiche e tecnologiche (tipologia); altre (specificare quali); spese per macchine agricole* (per la quota da imputare al progetto): carburanti, lubrificanti; manutenzioni e riparazioni; noleggi; spese per laboratori e serre: vetrerie specificando quantita' e qualita'; reagenti specificando quantita' e qualita'; * Non possono essere rimborsate spese relative a tassa di circolazione, assicurazione auto, tagliandi di controllo e revisione automezzi. materiale da laboratorio specificando quantita' e qualita'; riscaldamento serre; materiale da computer** (acquisto software e relative licenze); trasporto di materiale; riparazione e manutenzione attrezzature. Non si accettano voci generiche, come «vetrerie», «materiali da laboratorio», ecc. I noleggi (fatta eccezione per quelli relativi alle macchine agricole poiche' gia' compresi nelle eventualita) possono essere ammessi a liquidazione solo con preventiva autorizzazione. Solo in caso di effettiva necessita' possono essere ammesse a rendicontazione anche spese per canoni di manutenzione, sempre con preventiva autorizzazione da parte di questa amministrazione. Spese per consulenze e commesse esterne: consulenze ed incarichi professionali (specificare il tipo di prestazione effettuata, es. elaborazione dati, esecuzione di analisi, traduzione, ecc., la durata ed il costo della prestazione stessa). Relativamente alle consulenze possono intendersi quelle prestazioni di carattere scientifico e tecnico-scientifico regolate da atto di impegno giuridicamente valido svolte da persone fisiche o giuridiche. Tra le consulenze ed incarichi professionali possono essere rendicontate convenzioni stipulate con persone giuridiche, purche' preventivamente indicate o successivamente autorizzate da questo Ministero; commesse esterne: assistenza tecnica su attrezzature aziendali o attrezzature tecnico scientifiche o di supporto allo svolgimento della ricerca (fotocopiatrici, computer e fax). Qualora l'U.O., successivamente all'approvazione del progetto, richieda l'autorizzazione ad utilizzare parte dei fondi concessi per stipulare convenzioni dovra' richiedere preventiva autorizzazione al coordinatore generale del programma che provvedera' a trasmetterla allo scrivente ufficio, comunicando contestualmente su quale delle voci di spesa graveranno i relativi costi. Nell'eventualita' che tale richiesta comporti la necessita' di ricorrere ad una variante, e' necessario procedere come illustrato al successivo punto 3. Attrezzature tecnico-scientifiche (specificare quantita' e qualita'. Soltanto quelle approvate dal MiPAF in sede di concessione del contributo. A tale proposito si ricorda che l'approvazione e' subordinata alla presentazione di tre preventivi ed un verbale di scelta e congruita' (firmato da una commissione interna all'ente richiedente) per ogni attrezzatura richiesta. ** Non possono essere rimborsate spese per l'acquisto di materiale durevole (hardware) da considerarsi, se previste, come attrezzature. In caso di ipotetici residui su tale voce gli importi possono essere destinati all'acquisto di altre attrezzature ritenute funzionali per il progetto stesso, ferma restando la presentazione dei preventivi e del verbale di scelta e congruita' di cui sopra. Nel caso in cui l'attrezzatura richiesta e' fornita esclusivamente da una sola ditta, e' sufficiente la presentazione di un solo preventivo e il verbale di scelta e congruita', indicando in quest'ultimo le motivazioni della scelta adottata. Le attrezzature ed apparecchiature, il cui uso ed utilita' economica non si esauriscano entro l'arco di un anno devono essere mantenuti presso la struttura per un periodo minimo dalla data di effettiva acquisizione, idoneamente documentata, con il vincolo di destinazione d'uso e di proprieta'. Tale periodo minimo viene individuato con la durata del progetto, eventuali proroghe incluse. Le attrezzature devono essere rendicontate entro l'anno di riferimento, qualora il costo unitario sia superiore a Euro 517,00, possono essere rendicontate annualmente solamente le relative quote di ammortamento. Spese di coordinamento (solo per i coordinatori): partecipazione a incontri, riunioni del progetto, convegni e congressi anche all'estero, visite di studio legate alle attivita' del progetto; personale a tempo determinato essenziale all'attivita' di coordinamento; altro (specificare). Spese generali (da rendicontare forfettariamente): telefoniche; illuminazione; materiale uso ufficio (cancelleria e materiale per fotocopiatrice, toner, nastri, dischetti, ecc); postali; riscaldamento uffici. L'amministrazione si riserva di richiedere in qualsiasi momento la documentazione giustificativa delle spese sostenute. Si fa presente che le spese rendicontate devono essere state effettivamente liquidate e non soltanto impegnate. Non saranno ammesse a liquidazione le spese non opportunamente documentate. 2. Criteri per la presentazione della relazione tecnica. La relazione tecnico-scientifica dovra' essere compilata indicando lo stato di avanzamento delle attivita', completo di elenco di pubblicazioni prodotte. Dovranno altresi' essere messe in evidenza eventuali differenze tra l'attivita' svolta e quella prevista nell'ambito di ciascuna scheda di ricerca fornendo le adeguate motivazioni. Non sono da ritenersi relazioni tecniche le pubblicazioni effettuate nell'ambito del programma di ricerca, pur costituendo degli utili allegati. 3. Richiesta di variante. Costituisce principio generale il fatto di non concedere alcuna variante, al fine di garantire la trasparenza, l'efficacia e l'efficienza della spesa nonche' la certezza dei costi e dei tempi di realizzazione. Variante al preventivo finanziario. L'eventuale/i variante/i richiesta/e da/lle singola/e unita' operativa/e, deve essere presentata a questo ufficio dal coordinatore generale del programma in questione, accompagnata/e dai seguenti modelli: modello B, come approvato in fase di concessione e la nuova versione proposta per effetto della variante richiesta; modello C della/e UU.OO. interessata/e. Si sottolinea che la richiesta di variante deve essere presentata prima dell'effettuazione delle spese e, in ogni caso, tassativamente, prima della scadenza del progetto. La richiesta di variante a sanatoria, inoltrata cioe' dopo l'effettuazione di spese non rispondenti alle singole voci del preventivo approvato, non potra' essere concessa, se non in caso di riconosciuti motivi che escludono ogni responsabilita' della unita' operativa. L'eventuale variazione compensativa tra gli importi preventivati nelle singole voci di spesa, ad eccezione di quelle «spese generali» e «spese per attrezzature», puo' essere direttamente effettuata dall'ente nella misura del 10% calcolato sull'importo da incrementare o nei limiti delle percentuali fissate nei decreti di concessione. Qualora la variazione sia superiore a suddette percentuali, e' necessario richiedere l'autorizzazione a quest'ufficio indicando dettagliatamente le motivazioni che hanno indotto l'unita' operativa ad avanzare la richiesta. Variante alle attrezzature. E' necessario richiedere l'autorizzazione a quest'ufficio per qualsiasi variante inerente le attrezzature tecnico-scientifiche, specificando dettagliatamente le ragioni che hanno indotto ad avanzare tale richiesta. Anche in tale caso dovra' essere redatto un quadro di raffronto tra il preventivo approvato e la variante richiesta (modelli B e C). Ulteriore documentazione da presentare in allegato alla richiesta di variante alle attrezzature. Nel caso di centri di ricerca afferenti al consiglio per la ricerca in agricoltura: verbale di congruita'; tre preventivi, quando la nuova attrezzatura da acquistare sia reperibile presso piu' ditte e quindi risulta possibile fare il raffronto tra qualita' e prezzo; un preventivo, solo nel caso in cui l'attrezzatura e' considerata parte integrante di strumenti gia' in possesso o quando la stessa riveste carattere di unicita' (tale situazione dovra' essere dichiarata nel verbale di congruita). Nel caso di istituti e dipartimenti universitari, enti pubblici e privati: verbale di congruita' sottoscritto dal direttore dell'ente e dal responsabile della ricerca dello specifico programma. Per il resto rimane valido quanto previsto per i centri di ricerca afferenti al Consiglio per la ricerca in agricoltura. Anche in questo caso la citata variante dovra' essere trasmessa a quest'ufficio dal coordinatore generale del programma. 4. Richiesta di proroga. Il termine ultimo entro il quale devono essere effettuate le spese pertinenti al contributo concesso (scadenza del progetto) e' quello indicato nel decreto di concessione. Tuttavia, nei casi in cui, per motivi non dipendenti dalla volonta' dei partecipanti al progetto, si dovesse rendere necessario procrastinare detto termine, la richiesta di proroga, accompagnata da dettagliate motivazioni, dovra' essere redatta esclusivamente dal coordinatore, una volta accertata l'effettiva ricorrenza, e fatta pervenire a questa amministrazione in tempo utile rispetto alla data di scadenza del progetto. Qualora la richiesta di proroga venga accolta, questa dovra' intendersi valida, se non specificato, per tutte le unita' operative partecipanti al progetto. Le SS.LL. avranno cura di inviare copia di questa circolare a tutte le unita' operative partecipanti ai loro programmi. Si confida nel puntuale adempimento di quanto sopra riporato. Roma, 24 settembre 2004 Il direttore generale per le politiche strutturali e lo sviluppo rurale Serino   Allegato 1 Carta intestata dell'Ente coordinatore Al Ministero per le politiche agricole e forestali - Dip. qualita' prodotti agroalimentari e servizi - D.G. politiche strutturali e sviluppo rurale - POSR IV ricerca e sperimentazione - via XX settembre n. 20 - 00187 Roma Oggetto: decreto ministeriale .../7303/0... del ............ di concessione contributo per lo svolgimento del programma di ricerca «....................». Richiesta di liquidazione (parziale o finale). Per la richiesta di cui all'oggetto, si allega alla presente, in duplice copia, la seguente documentazione: 1) riepilogo delle spese sostenute, per lo svolgimento del progetto secondo l'allegato 2, firmato dal coordinatore e dal responsabile legale dell'ente di appartenenza del coordinatore; 2) rendiconto analitico delle spese sostenute dalle singole istituzioni di ricerca partecipanti al progetto secondo l'allegato 3; 3) relazione tecnica-scientifica delle attivita' svolte, redatta dal coordinatore del programma sulla base delle singole operazioni delle unita' operative che accompagnano la relazione tecnica. Si dichiara che tutte le spese rendicontate sono state sostenute esclusivamente per il programma di ricerca in oggetto e sono state effettivamente liquidate. Il coordinatore   Allegato ----> Vedere allegato di pag. 48 <----   Allegato ----> Vedere allegato da pag. 49 a pag. 51 <----