Gazzetta n. 55 del 8 marzo 2005 (vai al sommario) GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELIBERAZIONE 23 dicembre 2004 Contributo spese relativo all'esercizio dei diritti di accesso dell'interessato. (Deliberazione n. 14). IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, in presenza del prof. Stefano Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Visto l'art. 12, lettera a), della direttiva europea n. 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui l'esercizio del diritto di accesso dell'interessato ai dati personali che lo riguardano e a talune informazioni sul loro trattamento deve essere garantito liberamente e senza costrizione, ad intervalli ragionevoli e senza ritardi o spese eccessivi; Visto l'art. 8 della convenzione n. 108 sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, adottata a Strasburgo il 28 gennaio 1981 e resa esecutiva con legge 21 febbraio 1989, n. 98; Visti gli articoli da 7 a 10 del codice in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) in tema di esercizio dei diritti dell'interessato e, in particolare, di esercizio del diritto di accesso; Rilevato che il principio introdotto dalla previgente disciplina (art. 13, comma 2, legge n. 675/1996; art. 17, commi 7 e 8, decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501) e confermato dal codice e' quello della tendenziale gratuita' dell'esercizio del diritto di accesso, trattandosi appunto di un diritto e non di richiesta di prestazione dietro corrispettivo; Visto l'art. 10, commi 7 e 8, del codice in riferimento all'art. 7, commi 1 e 2, lettere a), b) e c), secondo cui si puo' eventualmente chiedere all'interessato un contributo spese non eccedente i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata in ciascun caso specifico, anziche' la copertura di tutti gli eventuali costi derivanti dall'esercizio del diritto, solo a seguito di alcune richieste (richiesta di conferma dell'esistenza o meno di dati personali che riguardano l'interessato, oppure dell'indicazione dell'origine dei dati personali, delle finalita' e modalita' del trattamento o della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; Considerato che il predetto contributo spese puo' essere chiesto quando non risulta quando non risulta confermata l'esistenza di dati che riguardano l'interessato e che il medesimo contributo, oltre a non poter eccedere i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico, non puo' comunque inoltre superare l'importo determinato dal Garante con provvedimento di carattere generale; rilevato che il Garante puo' individuare l'importo forfettariamente in relazione al caso in cui i dati sono trattati con strumenti elettronici e la risposta e' fornita oralmente; Rilevato che l'esistenza di dati che riguardano l'interessato deve intendersi confermata, agli effetti dell'applicazione del presente provvedimento, anche quando i dati cancellati o non piu' reperibili risultino, comunque, essere stati trattati in precedenza; Considerato che, se risulta confermata l'esistenza di dati, puo' essere chiesto un contributo spese quando i dati personali figurano su uno speciale supporto del quale e' richiesta specificamente la riproduzione; Ritenuta la necessita' di determinare in termini generali la predetta misura del contributo spese relativamente ai menzionati casi di esercizio del diritto di accesso ai dati personali o a talune informazioni; Considerato altresi': 1. Casi considerati di esercizio dei diritti. Il presente provvedimento riguarda le seguenti istanze rivolte a qualunque titolare del trattamento pubblico o privato, in conformita' al codice (articoli 7, commi 1 e 2, lettere a), b) e c), 8 e 9): richiesta di ottenere conferma dell'esistenza di dati personali; richiesta di ottenere la comunicazione dei dati in forma intelligibile; richiesta di ottenere l'indicazione dell'origine dei dati; richiesta di conoscere le finalita' del trattamento; richiesta di conoscere le modalita' del trattamento; richiesta di conoscere la logica applicata al trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici. Il contributo spese in esame non si riferisce, quindi, all'esercizio di diritti dell'interessato diversi da quelli sopra specificamente indicati (ad esempio, non e' ipotizzabile un contributo in caso di richiesta di rettificazione o di opposizione al trattamento). Gli importi massimi del contributo spese qui previsti in base al codice sono determinati tenendo conto della normativa comunitaria e internazionale, della corrispondente misura prevista anteriormente al codice e della necessita' di non rendere oneroso l'esercizio dei diritti dell'interessato. Il principio generale resta, infatti, quello secondo cui l'esercizio del diritto di accesso ai dati che riguardano l'interessato e' gratuito. 2. Casi in cui non risulta confermata l'esistenza di dati. In riferimento ai casi in cui non puo' ritenersi confermata l'esistenza dei dati, va nuovamente rilevato che il contributo spese non e' integralmente compensativo di tutti gli eventuali costi di un riscontro. Tale contributo, per disposizione di legge, non puo' in ogni caso eccedere i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. Cio' premesso, l'importo massimo che puo' essere richiesto e' determinato dal Garante nella misura di euro dieci, in termini sostanzialmente corrispondenti all'importo gia' previsto direttamente dalla normativa previgente (L. 20.000; art. 17, comma 7, decreto del Presidente della Repubblica n. 501/1998). Con riferimento al medesimo caso in cui non risulti confermata l'esistenza dei dati, lo stesso il contributo e' individuato forfettariamente in misura pari a euro 2,50, in relazione al caso in cui i dati siano trattati con strumenti elettronici e la risposta (negativa) sia fornita oralmente. Il contributo spese di cui al presente punto 2 non puo' essere richiesto quando i dati, cancellati o comunque non piu' reperibili, risultano essere stati comunque trattati in precedenza. 3. Casi in cui risulta confermata l'esistenza dei dati. Negli altri casi in cui, a seguito di una richiesta dell'interessato, risulta invece confermata l'esistenza di dati che lo riguardano, l'esercizio del diritto e' gratuito, ma puo' essere chiesto un contributo spese in presenza di riprodurre uno speciale supporto su cui i dati personali figurano. L'interessato puo' infatti richiedere specificamente la riproduzione di uno speciale supporto sul quale sono presenti gia' i dati personali (art. 10, comma 8). Tale caso riguarda solo le richieste di comunicare i dati in forma intelligibile e non attiene, inoltre, alle richieste di trasporre i dati su supporti di uso comune, come ordinari floppy disk o cd-rom, concernendo solo richieste attinenti a determinati supporti di maggior costo quali audiovisivi, lastre, nastri o altri specifici supporti magnetici. In riferimento a questi casi, si deve ritenere legittima la richiesta, rivolta all'interessato, di contribuire alla particolare spesa necessaria per comunicare i dati, sempre che l'interessato medesimo abbia chiesto specificamente di ottenere in tale forma la comunicazione dei dati che lo riguardano. Sulla base di una valutazione ponderata delle principali situazioni verificabili, e della circostanza che si tratta anche in questo caso di un contributo, va ritenuto congruo l'importo di euro venti. Si tratta di un importo massimo in quanto, anche in questo caso, il contributo non puo' comunque eccedere i costi effettivamente sostenuti e documentabili nel caso specifico; Visti gli altri atti d'ufficio; Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatore il prof. Giuseppe Santaniello; Tutto cio' premesso il Garante: determina gli importi relativi al contributo spese in caso di esercizio dei diritti dell'interessato nei termini di cui in motivazione e prescrive ai titolari del trattamento, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera c), del Codice in materia di protezione dei dati personali di adottare le misure necessarie indicate nel presente provvedimento per rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti. Roma, 23 dicembre 2004 Il presidente Rodota' Il relatore Santaniello Il segretario generale Buttarelli