Gazzetta n. 11 del 15 gennaio 2007 (vai al sommario) MINISTERO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE DECRETO 7 dicembre 2006, n. 305 Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero della pubblica istruzione, in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di protezione dei dati personali». IL MINISTRO DELLA PUBBLICA ISTRUZIONE Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di protezione dei dati personali»; Visti in particolare gli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, i quali dispongono che, nel caso in cui una disposizione di legge specifichi la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento e' consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi; Visto in particolare l'articolo 20, comma 2, del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in cui e' stabilito che detta identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare adottato in conformita' al parere espresso dal Garante, ai sensi dell'articolo 154, comma 1, lettera g) del medesimo decreto legislativo; Considerato che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato le operazioni svolte, in particolare, pressoche' interamente mediante siti web o volte a definire in forma completamente automatizzata profili o personalita' di interessati, le interconnessioni e i raffronti, di cui all'articolo 4, comma 1, lettera a) del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, tra banche di dati gestite da diversi titolari oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonche' la comunicazione dei dati a terzi; Ritenuto di individuare analiticamente nelle schede allegate al presente regolamento, con riferimento alle predette operazioni che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato, quelle effettuate da questa amministrazione, dalle istituzioni scolastiche e educative e dagli istituti regionali di ricerca educativa, in particolare le operazioni di interconnessione e di raffronto tra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonche' di comunicazione a terzi; Ritenuto, altresi', di indicare sinteticamente anche le operazioni ordinarie che i diversi titolari indicati nel presente regolamento devono necessariamente svolgere per perseguire le finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione); Considerato che per quanto concerne tutti i trattamenti di cui sopra e' stato verificato il rispetto dei principi e delle garanzie previste dall'articolo 22 del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, con particolare riferimento alla pertinenza, non eccedenza e indispensablita' dei dati sensibili e giudiziari utilizzati rispetto alle finalita' perseguite, all'indispensabilita' delle predette operazioni per il perseguimento delle finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge, nonche' all'esistenza di fonti normative idonee a rendere lecite le medesime operazioni o, ove richiesta, all'indicazione scritta dei motivi; Visto il provvedimento generale del Garante della protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 170 del 23 luglio 2005); Visto l'articolo 17, commi 3 e 4, della legge 23 agosto 1988, n. 400; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 11 agosto 2003, n. 319 relativo al regolamento dell'organizzazione e delle funzioni degli uffici di livello dirigenziale generale dell'amministrazione centrale e periferica del Ministero dell'istruzione, dell'universita' e della ricerca; Vista la direttiva del Ministro della funzione pubblica in data 11 febbraio 2005, riguardante le «Misure finalizzate all'attuazione nelle pubbliche amministrazioni delle disposizioni contenute nel decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196»; Ravvisata la necessita' di provvedere ad identificare le tipologie di dati sensibili e giudiziari trattati nell'ambito dell'amministrazione dell'istruzione, le finalita' d'interesse pubblico perseguite attraverso il trattamento dei citati dati, nonche' le operazioni eseguite con gli stessi; Sentito il Garante per la protezione dei dati personali di cui all'articolo 154, comma 1, lettera g) del citato decreto legislativo 30 giugno 2003, n 196; Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 6 novembre 2006; Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri effettuata, a norma dell'articolo 17, comma 3, della citata legge n. 400 del 1988, con nota del 21 novembre 2006; A d o t t a il seguente regolamento: Art. 1. Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento, in attuazione degli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di protezione dei dati personali», di seguito denominato «codice», identifica nelle schede allegate, che ne formano parte integrante, le tipologie di dati sensibili e giudiziari e di operazioni indispensabili per la gestione del sistema dell'istruzione, nel perseguimento delle finalita' di rilevante interesse pubblico individuate dal codice e dalle specifiche previsioni di legge. Avvertenza: Il testo delle note qui pubblicate e' stato redatto dall'amministrazione competente per materia, ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali, della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge alle quali e' operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti. Note al preambolo: - Si riporta il testo dell'art. 4, comma 1, lettera a), dell'art. 20, comma 2, dell'art. 21, comma 2, dell'art. 22 e dell'art. 154, comma 1, lettera g) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «Art. 4 (Definizioni). - 1. Ai fini del presente codice si intende per: a) «trattamento», qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati;». «Art. 20 (Principi applicabili al trattamento di dati sensibili). - 1. (Omissis ...). 2. Nei casi in cui una disposizione di legge specifica la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e di operazioni eseguibili, il trattamento e' consentito solo in riferimento ai tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi e nel rispetto dei principi di cui all'art. 22, con atto di natura regolamentare adottato in conformita' al parere espresso dal Garante ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera g), anche su schemi tipo.». «Art. 21 (Principi applicabili al trattamento di dati giudiziari). - 1. (Omissis ...). 2. Le disposizioni di cui all'art. 20, commi 2 e 4, si applicano anche al trattamento dei dati giudiziari.». «Art. 22 (Principi applicabili al trattamento di dati sensibili e giudiziari). - 1. I soggetti pubblici conformano il trattamento dei dati sensibili e giudiziari secondo modalita' volte a prevenire violazioni dei diritti, delle liberta' fondamentali e della dignita' dell'interessato. 2. Nel fornire l'informativa di cui all'art. 13 i soggetti pubblici fanno espresso riferimento alla normativa che prevede gli obblighi o i compiti in base alla quale e' effettuato il trattamento dei dati sensibili e giudiziari. 3. I soggetti pubblici possono trattare solo i dati sensibili e giudiziari indispensabili per svolgere attivita' istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa. 4. I dati sensibili e giudiziari sono raccolti, di regola, presso l'interessato. 5. In applicazione dell'art. 11, comma 1, lettere c), d) ed e), i soggetti pubblici verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati sensibili e giudiziari, nonche' la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e indispensabilita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. Al fine di assicurare che i dati sensibili e giudiziari siano indispensabili rispetto agli obblighi e ai compiti loro attribuiti, i soggetti pubblici valutano specificamente il rapporto tra i dati e gli adempimenti. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per la verifica dell'indispensabilita' dei dati sensibili e giudiziari riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni o gli adempimenti. 6. I dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di strumenti elettronici, sono trattati con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altre soluzioni che, considerato il numero e la natura dei dati trattati, li rendono temporaneamente inintelligibili anche a chi e' autorizzato ad accedervi e permettono di identificare gli interessati solo in caso di necessita'. 7. I dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale sono conservati separatamente da altri dati personali trattati per finalita' che non richiedono il loro utilizzo. I medesimi dati sono trattati con le modalita' di cui al comma 6 anche quando sono tenuti in elenchi, registri o banche di dati senza l'ausilio di strumenti elettronici. 8. I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi. 9. Rispetto ai dati sensibili e giudiziari indispensabili ai sensi del comma 3, i soggetti pubblici sono autorizzati ad effettuare unicamente le operazioni di trattamento indispensabili per il perseguimento delle finalita' per le quali il trattamento e' consentito, anche quando i dati sono raccolti nello svolgimento di compiti di vigilanza, di controllo o ispettivi. 10. I dati sensibili e giudiziari non possono essere trattati nell'ambito di test psicoattitudinali volti a definire il profilo o la personalita' dell'interessato. Le operazioni di raffronto tra dati sensibili e giudiziari, nonche' i trattamenti di dati sensibili e giudiziari ai sensi dell'art. 14, sono effettuati solo previa annotazione scritta dei motivi. 11. In ogni caso, le operazioni e i trattamenti di cui al comma 10, se effettuati utilizzando banche di dati di diversi titolari, nonche' la diffusione dei dati sensibili e giudiziari, sono ammessi solo se previsti da espressa disposizione di legge. 12. Le disposizioni di cui al presente articolo recano principi applicabili, in conformita' ai rispettivi ordinamenti, ai trattamenti disciplinati dalla Presidenza della Repubblica, dalla Camera dei deputati, dal Senato della Repubblica e dalla Corte costituzionale.». «Art. 154 (Compiti). - 1. Oltre a quanto previsto da specifiche disposizioni, il Garante, anche avvalendosi dell'Ufficio e in conformita' al presente codice, ha il compito di: a)-f) (omissis ...); g) esprimere pareri nei casi previsti;». - Il provvedimento generale del Garante della protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 reca: «Trattamento dei dati sensibili nella pubblica amministrazione.». - Si riporta il testo dell'art. 17, commi 3 e 4, della legge 23 agosto 1988, n. 400: «3. Con decreto ministeriale possono essere adottati regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di Autorita' sottordinate al Ministro, quando la legge espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di piu' Ministri, possono essere adottati con decreti interministeriali, ferma restando la necessita' di apposita autorizzazione da parte della legge. I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati dal Governo. Essi debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio dei Ministri prima della loro emanazione. 4. I regolamenti di cui al comma 1 ed i regolamenti ministeriali ed interministeriali, che devono recare la denominazione di «Regolamento», sono adottati previo parere del Consiglio di Stato, sottoposti al visto ed alla registrazione della Corte dei conti e pubblicati nella Gazzetta Ufficiale.». - Il decreto del Presidente della Repubblica 11 agosto 2003, n. 319, recante «Regolamento di organizzazione del Ministero dell'istruzione, dell'universita' e della ricerca» e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, supplemento ordinario n. 270 del 20 novembre 2003. Nota all'art. 1: - Per il testo dell'art. 20, comma 2, e dell'art. 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 si vedano le note al preambolo.   Art. 2. Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili 1. I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi, specie quando la raccolta non avvenga presso l'interessato. 2. Le operazioni di interconnessione e raffronto con banche di dati di altri titolari del trattamento e di comunicazione a terzi individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati e solo per il perseguimento delle rilevanti finalita' di interesse pubblico specificate, le operazioni sopraindicate sono inoltre svolte nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. 3. I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilita' rispetto ai singoli casi e previa indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione. Le operazioni effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento e la diffusione di dati sensibili e giudiziari sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilita' in relazione ai singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalita' stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono. 4. Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali.   Art. 3. Norma finale 1. L'identificazione dei tipi di dati sensibili e giudiziari e delle operazioni su questi eseguibili, di cui alle schede allegate al presente decreto, e' aggiornata in relazione ad eventuali esigenze sopravvenute e, comunque, con periodicita' triennale. Il presente decreto, munito del sigillo di Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare. Roma, 7 dicembre 2006 Il Ministro: Fioroni Visto, il Guardasigilli: Mastella Registrato alla Corte dei conti il 5 gennaio 2007 Ufficio di controllo preventivo sui Ministeri dei servizi alla persona e dei beni culturali, registro n. 1, foglio n. 1   Schede ----> Vedere immagini da pag. 6 a pag. 17 della G.U. <----