Gazzetta n. 50 del 2 marzo 2009 (vai al sommario) CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CIRCOLARE 13 febbraio 2009, n. 55 Attivita' di valutazione del CNIPA relative ai sistemi ICT delle PAC. Alle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e agli enti pubblici non economici nazionali destinatari del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 Premessa. La presente circolare si pone l'obiettivo di illustrare le attivita' di valutazione di competenza del CNIPA. La prima parte della circolare descrive, nel loro complesso, le predette attivita' di valutazione, distinte in: rilevazione e valutazione dello stato dell'ICT nella pubblica amministrazione centrale; valutazione della pianificazione delle attivita' ICT nella pubblica amministrazione centrale; valutazione ex ante, in itinere ed ex post su singoli contratti; valutazione ex ante su singoli interventi; valutazione in itinere e ex post su singoli interventi. La seconda parte della circolare riporta le informazioni che le amministrazioni devono inviare al CNIPA ai fini dell'attivita' di valutazione sui contratti nei casi in cui e' prescritto il rilascio dei pareri di cui all'art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993 e le modalita' di presentazione delle relative richieste. Tale parte ripete ed integra le istruzioni gia' fornite alle amministrazioni con la precedente circolare 4 luglio 2005, n. 47, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale 12 luglio 2005, n. 160. La terza parte della circolare riporta le informazioni che le amministrazioni interessate devono inviare al CNIPA ai fini dell'attivita' di valutazione sui contratti nei casi in cui non e' prescritto il rilascio dei pareri di cui all'art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993 e le modalita' di presentazione delle relative richieste. Parte prima DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA' DI VALUTAZIONE DEL CNIPA Il ciclo di valutazione e gli oggetti della valutazione. Il ciclo di valutazione che il CNIPA effettua sullo sviluppo dei sistemi informativi automatizzati delle pubbliche amministrazioni centrali, si articola nelle fasi e attivita' descritte nel seguito. Tutte le attivita' derivano da disposizioni del decreto legislativo n. 39/1993. Le valutazioni effettuate dal CNIPA riguardano diversi livelli: a) il piano di sviluppo e di gestione dei sistemi ICT di ciascuna amministrazione; b) i progetti in cui si articola il piano; c) i singoli contratti attuativi dei progetti. Le fasi in cui si articola il ciclo di valutazione e gli oggetti su cui ciascuna fase opera sono mostrate nella tabella seguente: ----> Vedere tabella a pag. 44 <---- Ciascuna fase si articola in piu' attivita' (come descritto nel seguito), alcune a carico delle amministrazioni, altre svolte congiuntamente dal CNIPA e dalle amministrazioni. Le tipologie di valutazione effettuate riguardano i seguenti aspetti: aspetto strategico; aspetto tecnico; aspetto economico; aspetto contrattuale (giuridico-amministrativo). A) Consuntivo: rilevazione e valutazione dello stato dell'ICT nella pubblica amministrazione centrale (vedi nota 1) 1) Ai fini della rilevazione dello stato di informatizzazione, il CNIPA definisce i contenuti della rilevazione concordandoli con le amministrazioni, che curano la parte relativa alle informazioni di propria competenza nel corso dei mesi di gennaio e febbraio dell'anno successivo a quello di riferimento. 2) Nei mesi di marzo e aprile il CNIPA predispone, ancora condividendone i contenuti con le amministrazioni, la relazione annuale che da' conto dello stato dell'informatizzazione nelle amministrazioni, con particolare riferimento al livello di utilizzazione effettiva delle tecnologie e ai relativi costi e benefici. La relazione annuale utilizza anche altre fonti di informazione, oltre ai dati messi a disposizione dalle amministrazioni. La relazione e' trasmessa al Presidente del Consiglio dei Ministri che, a sua volta, la inoltra al Parlamento. B) Pianificazione delle attivita' ICT nella pubblica amministrazione centrale (vedi nota 2) 3) Il CNIPA elabora le linee strategiche per il conseguimento degli obiettivi previsti dalla legge: a) il miglioramento dei servizi; b) la trasparenza dell'azione amministrativa; c) il potenziamento dei supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche; d) il contenimento dei costi dell'azione amministrativa. Le linee strategiche vengono emesse dal CNIPA a febbraio di ogni anno, sulla base degli obiettivi strategici fissati dal Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, e sono discusse nella community dei responsabili dei sistemi informativi automatizzati. 4) Le amministrazioni predispongono, sulla base delle linee strategiche emesse dal CNIPA, una bozza di piano relativamente alle aree di propria competenza, con la specificazione, per quanto attiene al primo anno del triennio, degli studi di fattibilita' e degli interventi di sviluppo, mantenimento e gestione dei sistemi informativi automatizzati da avviare e dei relativi obiettivi, implicazioni organizzative, tempi, costi di realizzazione e modalita' di affidamento. 5) Il CNIPA redige il piano triennale, sulla base delle bozze dei piani delle amministrazioni, verificandone la coerenza con le linee strategiche e introducendo gli interventi integrativi. Il piano viene trasmesso al Presidente del Consiglio dei Ministri (o al Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione). Il piano, approvato dal Presidente del Consiglio o dal Ministro delegato, di concerto con il Ministro dell'economia e finanze, costituisce documento preliminare per la predisposizione dei provvedimenti che compongono la manovra di finanza pubblica. 6) Le amministrazioni, dopo la promulgazione della legge di bilancio dello Stato, sulla base delle effettive disponibilita' di fondi, nonche' delle direttive dei propri Ministri di riferimento e, anche, delle direttive del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, redigono il proprio piano annuale, rivedendo eventualmente obiettivi e modalita' di attuazione degli interventi. 7) Il CNIPA raccoglie e consolida in un unico documento, denominato «Piano annuale della PAC», i singoli piani delle amministrazioni. Il piano annuale costituisce quindi una ripianificazione degli interventi programmati dalle amministrazioni nel piano triennale, in base alle effettive disponibilita' di fondi. Viene emesso tra febbraio e marzo dell'anno di riferimento del piano stesso. C) Valutazione ex ante, in itinere ed ex post su singoli contratti La normativa (art. 7, comma 1, lettere d) e l), del decreto legislativo n. 39/1993) affida al CNIPA competenze generali per «ottenere il piu' razionale impiego dei sistemi informativi, anche al fine di eliminare duplicazioni e sovrapposizioni di realizzazioni informatiche» con attivita' volte a «verificare periodicamente, d'intesa con le amministrazioni interessate, i risultati conseguiti nelle singole amministrazioni, con particolare riguardo ai costi e benefici dei sistemi informativi automatizzati, anche mediante l'adozione di metriche di valutazione dell'efficacia, dell'efficienza e della qualita'». Tali attivita' coprono tutte le tipologie di valutazione dianzi ricordate (strategica, tecnica, economica, contrattuale). C1) Valutazione ex ante su singoli interventi (vedi nota 3) 8) Nei casi previsti dall'art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993, le pubbliche amministrazioni centrali chiedono il parere preventivo di congruita' tecnico-economica sugli schemi di contratto che intendono stipulare. La richiesta di parere e' obbligatoria ma gli esiti del parere e le eventuali condizioni non sono vincolanti. Nell'ambito della richiesta di parere l'amministrazione indica a quale dei progetti del proprio piano fa riferimento il contratto. La valutazione effettuata nell'ambito dei pareri riguarda tutte le tipologie: strategica, tecnica, economica e contrattuale. Esistono dei casi - tipicamente atti esecutivi di contratti quadro - in cui le valutazioni di natura economica e contrattuale non sono necessarie in quanto gia' effettuate in occasione della stipula dei relativi contratti quadro. In tali casi, ai fini di garantire la valutazione completa di congruita' tutta l'attivita' di acquisizione delle PAC derivante dalle norme citate, il CNIPA effettua una valutazione ex ante che riguarda esclusivamente gli aspetti strategici e tecnici. Oggetto di quest'ultima valutazione sono: i contratti per l'acquisizione di server stipulati nell'ambito delle convenzioni Consip (vedi nota 4) gli atti esecutivi del Contratto Quadro CNIPA SPC per l'affidamento della progettazione, realizzazione e gestione di servizi di siti web e conduzione sistemi; gli atti esecutivi del Contratto Quadro CNIPA SPC per l'affidamento della progettazione, realizzazione e gestione di servizi di interoperabilita' evoluta, cooperazione e sicurezza applicativa; gli appalti specifici da stipulare nell'ambito degli «accordi quadro» di cui all'art. 59 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 (c.d. Codice dei contratti pubblici). A tal fine le amministrazioni di cui all'art. 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, dovranno chiedere al CNIPA una valutazione (sostitutiva del parere) non vincolante sull'opportunita' di procedere all'acquisizione. Le modalita' di richiesta sono indicate nella Parte terza di questa circolare. 9) Il CNIPA esprime pareri obbligatori e valutazioni ex ante sulle richieste di cui al punto precedente. Come gia' detto, nel caso di pareri di cui all'art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993, le valutazioni riguardano i seguenti aspetti di congruita': strategica, tecnica, economica e contrattuale; negli altri casi, le valutazioni riguardano i soli aspetti di natura strategica e tecnica. C2) Valutazione in itinere e ex post su singoli interventi (vedi nota 5) 10) Successivamente all'emissione del parere (o della valutazione sostitutiva), il CNIPA segue l'andamento dell'iter di acquisizione della fornitura, fino alla stipulazione del contratto, rilevandone anche i tempi. In caso di trattative private questa attivita' registra eventuali scostamenti tra le condizioni del parere e il contratto effettivamente stipulato. In caso di gara questa attivita' rileva gli esiti della gara stessa, in termini di aggiudicatario, importo totale del contratto stipulato, prezzi unitari e eventuali altre caratteristiche rilevanti dell'offerta dell'aggiudicatario. L'attivita' di rilevazione dei prezzi unitari (sia per le trattative private che per le gare) e' finalizzata anche ad alimentare la base informativa storica dei prezzi dell'Osservatorio del mercato. 11) Una volta stipulato il contratto, il CNIPA, per quei progetti che ritiene di particolare interesse, ne segue la fase realizzativa. Nel caso di progetti sottoposti a monitoraggio in quanto ritenuti per legge «di grande rilievo», i rapporti di monitoraggio costituiscono la base per la verifica. Le verifiche riguardano la misura dello stato di avanzamento dei progetti e dei contratti e l'analisi delle non conformita' (in itinere) e la misurazione dei risultati finali (ex post), con riferimento sia alla realizzazione dei prodotti e servizi previsti, sia al loro grado di utilizzo. Lo sviluppo temporale delle attivita' di valutazione. Lo schema seguente mostra lo svolgimento nel tempo (vedi nota 6) delle attivita' di valutazione. Sono messi in evidenza anche i legami logici (informativi) tra le diverse attivita', con riferimento ai prodotti delle stesse. Le lettere e i numeri fanno riferimento alle fasi e alle attivita' sopra definite. ----> Vedere schema a pag. 46 <---- Parte seconda INFORMAZIONI DA INVIARE AL CNIPA AI FINI DELL'ATTIVITA' DI VALUTAZIONE SUI CONTRATTI NEI CASI IN CUI E' PRESCRITTO IL RILASCIO DEI PARERI DI CUI ALL'ART. 8 DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 39/1993 E MODALITA' DI PRESENTAZIONE DELLE RICHIESTE. Con circolare CNIPA n. 47 del 4 luglio 2005 sono stati forniti chiarimenti circa gli adempimenti posti a carico delle amministrazioni destinatarie del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, ai fini dell'emissione dei pareri di cui all'art. 8 del decreto medesimo sugli schemi dei contratti concernenti l'acquisizione di beni e servizi relativi ai sistemi informativi automatizzati. Al riguardo, si e' rilevato che, in un numero non trascurabile di casi, le amministrazioni non rispettano i tempi previsti per la richiesta di parere. Per tale motivo, nel ribadire il contenuto della circolare n. 47 del 4 luglio 2005, il CNIPA, con la presente circolare, ritiene necessario comunicare alcune informazioni sui comportamenti che adottera' in ordine all'emissione dei pareri di cui alla citata norma di legge e fornire istruzioni integrative riguardanti le modalita' di compilazione delle richieste di parere. Nel contempo, si informa che il CNIPA sta predisponendo alcune iniziative volte a migliorare il supporto alle amministrazioni nella fase di richiesta di parere, che prevederanno: la messa a disposizione sul sito del CNIPA di un apposito format in XML da utilizzare per la compilazione della richiesta di parere; attivita' formative rivolte ai funzionari delle amministrazioni incaricati della redazione delle richieste di parere. Emissione dei pareri e di avvisi. Il CNIPA ricorda che il parere deve essere richiesto: 1) in caso di gara, prima della pubblicazione del relativo bando; 2) in caso di procedura negoziata, prima della sottoscrizione del contratto; si ricorda che la richiesta di parere deve essere effettuata, se ne ricorrono i presupposti, anche qualora l'amministrazione intenda ricorrere al mercato elettronico per la pubblica amministrazione. (vedi nota 7) Il CNIPA, su richiesta motivata dell'amministrazione, valutera' se rilasciare, nell'ambito delle proprie attivita' di consulenza, un avviso di congruita' qualora, pur in presenza di un contratto gia' stipulato: le attivita' non siano iniziate; oppure le attivita' siano iniziate ma non terminate e sia presente la c.d. «clausola di salvaguardia» (clausola che impegna il fornitore ad adeguarsi alle condizioni formulate con il parere). Istruzioni integrative riguardanti le modalita' di presentazione delle richieste di parere di cui all'art. 8 del decreto legislativo n. 239/1993. Si ricorda, preliminarmente, che la circolare CNIPA n. 47 del 4 luglio 2005, prevede che alla richiesta sia allegata la seguente documentazione: schema dei documenti contrattuali corredati di tutti i documenti necessari e, in particolare, il bando di gara G.U.U.E., il disciplinare di gara in caso di procedure aperte, la lettera di invito in caso di procedura ristretta, lo schema di contratto, il capitolato tecnico, l'offerta (in corso di validita') dell'impresa in caso di procedura negoziata; eventuale studio di fattibilita'; relazione illustrativa del progetto, suddivisa in due sezioni (A e B). Al fine di poter effettuare una sempre piu' approfondita valutazione di congruita' sulle forniture oggetto di richiesta di parere, il CNIPA ritiene necessario integrare le informazioni gia' previste nella citata relazione illustrativa con altre, che consentono una visione piu' ampia e completa della fornitura. La nuova articolazione della relazione - sempre articolata in due sezioni - che ne deriva e' riportata nel seguito. Sezione A Prospetto informativo sintetico. La Sezione A e' costituita da un prospetto informativo sintetico nel quale dovranno essere specificati i seguenti elementi: amministrazione aggiudicatrice; oggetto del contratto, esattamente individuato secondo che concerna l'acquisizione di forniture e/o di servizi, gli uni e gli altri suddivisi per tipologia sulla base della codifica indicata nel vocabolario comune appalti pubblici (CPV) regolamento CE n. 213/2008 della commissione del 28 novembre 2007; durata del contratto; importo contrattuale complessivo (in caso di procedura negoziata), o importo posto a base di gara (nel caso di procedura di gara), con l'esatta specificazione per ogni singolo servizio o fornitura, ancorche' a carattere opzionale, al netto di IVA; modalita' di scelta del contraente. Sezione B E' costituita da una relazione esplicativa contenente le valutazioni e l'avviso dell'amministrazione competente sull'iniziativa contrattuale da attivare. In essa dovranno essere puntualmente rappresentati i seguenti elementi informativi: Contesto della richiesta Coerenza con il Piano triennale per l'ICT dell'amministrazione. L'amministrazione deve indicare a quale punto del piano triennale predisposto ai sensi dell'art. 7 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, faccia riferimento la fornitura oggetto della richiesta di parere. Contesto normativo. In questo paragrafo, l'amministrazione deve riportare gli eventuali riferimenti normativi che motivano specificamente l'oggetto della fornitura. Contesto organizzativo. L'amministrazione deve riportare una breve descrizione della propria struttura organizzativa e una piu' dettagliata descrizione della sottostruttura utente dei risultati della fornitura oggetto della richiesta di parere. L'amministrazione dovra' anche descrivere gli eventuali impatti dei procedimenti interessati dalla fornitura sui procedimenti di altre amministrazioni, ivi compresi gli enti locali. Contesto tecnico. In questo paragrafo deve essere riportata una descrizione dell'ambiente tecnologico - hardware, software di base e di ambiente, applicativi interessati, ambiente di sviluppo, ecc. - in cui si dovra' inserire la fornitura oggetto della richiesta. Eventuali contributi tecnici e/o finanziari del CNIPA. L'amministrazione deve dichiarare se la fornitura oggetto della richiesta di parere e' soggetta a finanziamento del CNIPA e se il CNIPA stesso ha fornito una collaborazione tecnica alla redazione dei documenti contrattuali o di gara. Altri pareri e richieste di parere collegati. L'amministrazione deve indicare le precedenti forniture connesse a quella oggetto di parere e i corrispondenti pareri resi dal CNIPA all'amministrazione stessa. Risultati di altre attivita' di valutazione e di monitoraggio. In questo paragrafo l'amministrazione deve indicare i risultati delle eventuali attivita' di valutazione o di monitoraggio sulle fasi precedenti della fornitura per la quale e' richiesto il parere. Finalita' della fornitura Obiettivo della fornitura. L'amministrazione deve indicare analiticamente i risultati attesi dalla fornitura, con riferimento alle problematiche e i fabbisogni che intende soddisfare. A tal fine, deve anche indicare a quale dei seguenti macro-obiettivi di e-government tali problematiche e fabbisogni fanno prevalentemente riferimento: 1) innovazione nei servizi per cittadini e imprese; 2) miglioramento delle performance della pubblica amministrazione; 3) innovazione nelle tecnologie ICT. Nel caso si sia indicato il macro obiettivo 1), l'amministrazione deve specificare a quale (o a quali) fra i seguenti bacini di utenza - desunti dalla circolare della Ragioneria Generale dello Stato n. ......... del............ - fa riferimento la fornitura per la quale si chiede il parere: tutela della salute; servizi previdenziali e assistenziali, politiche per il lavoro, immigrazione, accoglienza e garanzia dei diritti, giovani e sport; istruzione; sicurezza; soccorso civile; beni culturali e turismo; servizi anagrafici, autorizzazioni, certificazioni; edilizia e assetto urbanistico; politiche economico-finanziarie e di bilancio; competitivita' e sviluppo delle imprese; ricerca e innovazione; ambiente e territorio; difesa; infomultimodalita' e infrastrutture TLC; giustizia; agricoltura, agroalimentare e pesca. L'amministrazione, inoltre, deve indicare a quale (o a quali) fra i procedimenti amministrativi di competenza dell'amministrazione stessa - definiti ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241 - faccia riferimento la fornitura per la quale si chiede il parere. Nel caso si sia indicato il macro obiettivo 2), l'amministrazione deve specificare a quale (o a quali) fra le seguenti tipologie di realizzazione fa riferimento la fornitura per la quale si chiede il parere: a) realizzazione di applicazioni e servizi verso la dematerializzazione, attraverso la gestione dei flussi documentali in un contesto di work flow; b) realizzazione di soluzioni di gestione delle risorse di personale logistiche e finanziarie a supporto del funzionamento della P.A.C. e della valutazione dell'azione amministrativa. Nel caso si sia indicato il macro obiettivo 3), l'amministrazione deve specificare a quale (o a quali) fra le seguenti tipologie di realizzazione fa riferimento la fornitura per la quale si chiede il parere: a) sviluppo e razionalizzazione dei sistemi di connettivita' e interoperabilita' in rete (SPC federale), anche attraverso l'impiego della banda larga; b) sviluppo di infrastrutture e servizi per la fruizione multicanale multiterminale e multirelazionale, anche utilizzando «Reti amiche»; c) razionalizzazione e sviluppo delle risorse e delle infrastrutture ICT e miglioramento della loro efficienza operativa; d) adozione di soluzioni tecniche e organizzative per il miglioramento della sicurezza ICT e realizzazione di soluzioni di continuita' operativa; e) adozione di soluzioni innovative, basate su tecnologie (e relativi supporti fisici) quali biometrie, RFId e Wireless, VoIP. Benefici attesi, previsioni costi-benefici e eventuale studio di fattibilita'. L'amministrazione, oltre a indicare se in merito alla fornitura e' stato effettuato uno studio di fattibilita', deve riportare un'accurata analisi costi/benefici della fornitura stessa, che comprenda anche le implicazioni di ordine organizzativo, con particolare riferimento alla gestione delle risorse umane e la puntuale indicazione dei risparmi di spesa che si prevede possano essere conseguiti, ovvero del miglioramento dei livelli di efficienza dell'azione amministrativa. Impatto della fornitura su problematiche di particolare rilievo, anche oggetto di previsioni normative specifiche. L'amministrazione deve indicare le eventuali implicazioni della fornitura con tematiche generali di particolare rilievo, come, per esempio, la privacy, la sicurezza ICT e dell'ambiente di lavoro, l'uso razionale dell'energia, ecc. Descrizione della fornitura Soluzioni tecniche e criteri di scelta delle soluzioni. L'amministrazione deve descrivere analiticamente, in tutte le sue componenti, il servizio o la fornitura per la quale chiede il parere e deve indicare i criteri seguiti per l'individuazione delle relative soluzioni tecniche/di prodotto/architetturali, ecc. L'amministrazione deve, inoltre, descrivere gli eventuali accorgimenti previsti in merito ad alcuni aspetti specifici, come, per esempio, l'accessibilita', la sicurezza, il disaster recovery, ecc. Informazioni metodologiche di valenza generale. L'amministrazione deve chiarire se la fornitura prevede: un approccio per sistemi funzionali orientati al governo delle conoscenze, al governo delle risorse e al governo delle relazioni e delle interazioni; un approccio SOA (Service Oriented Architecture) per la digitalizzazione dei procedimenti con finalizzazione ai servizi; l'utilizzo di banche dati standard di interscambio realizzate ad hoc per l'interoperabilita' e l'integrazione dei servizi; l'adozione di sistemi di gestione e di condivisione delle conoscenze (KMS, e-learning, business intelligence); il riuso del software per sistemi funzionali, adozione di formati aperti e diffusione del software open source; la realizzazione di servizi orientati all'impiego della banda larga; il soddisfacimento dei requisiti di accessibilita'. Sistemi funzionali necessari. Nel caso in cui la fornitura preveda la realizzazione o la modifica di sistemi funzionali - cioe' di quei sistemi che mettono a disposizione macrofunzionalita' da utilizzare autonomamente oppure quali componenti di sistemi applicativi piu' complessi - e' necessario che l'amministrazione specifichi se utilizza, in riuso, sistemi funzionali di altre amministrazioni e evidenzi gli accorgimenti che, a sua volta, intende adottare per consentire il riuso dei propri da parte di altre amministrazioni. Si fornisce, di seguito, un elenco, non esaustivo e che l'amministrazione puo' integrare, dei principali sistemi funzionali: sistemi di ingegneria, progettazione e automazione (CAD, CAE); sistemi di georeferenziazione e sistemi informativi territoriali; sistemi di trattamento immagini ed estrazione informazioni da immagini; sistemi di riconoscimento vocale; sistemi di business intelligence; motori di ricerca, funzionalita' semantiche e sistemi di apprendimento; sistemi per il controllo dei processi produttivi e di ambienti; sistemi di project management; sistemi di gestione documentale e workflow; customer relationship management systems; sistemi di asset management; sistemi per la contabilita' e il controllo di gestione; supply chain management systems (procurement, logistica); sistemi di gestione delle risorse umane; content management systems; soluzioni di collaborazione; e-mail systems; sistemi di identificazione, autorizzazione ed accesso; sistemi per l'integrazione di banche dati; sistemi per l'interoperabilita' di servizi. Risorse professionali e tecnologiche. In questo paragrafo deve essere riportata la descrizione delle risorse umane (figure professionali e relative quantita') e tecnologiche (apparati, prodotti software, ecc.) e relative quantita' ritenute necessarie al servizio o alla fornitura. Pianificazione delle attivita'. In questo paragrafo l'amministrazione deve descrivere la pianificazione temporale delle attivita' relative alla fornitura. Livelli di servizio e penali. In questa parte della relazione, l'amministrazione deve riportare dettagliatamente i livelli di servizio e le relative penali previste, evidenziando come, nella loro definizione, si sia tenuto conto delle «Linee guida sulla qualita' dei beni e servizi ICT del CNIPA». Composizione dei costi Analisi dei costi per voce di fornitura (anche in forma tabellare). L'amministrazione deve riportare, per ogni elemento della fornitura, sia la composizione dei costi, diretti e indiretti, sia ogni altra informazione utile alla valutazione di congruita' chiesta (ad es. i codici prodotto). L'amministrazione, inoltre, deve comunicare i criteri utilizzati per la loro stima. Nell'ipotesi di acquisizione di prodotti software per i quali e' operante un accordo-quadro concluso tra il CNIPA ed il fornitore di tali prodotti, occorre fare riferimento alle quotazioni economiche desumibili dai relativi accordi. Costi unitari e tariffe professionali. In questo paragrafo dovranno essere riportati i corrispettivi unitari di tutte le voci di costo della fornitura. Analisi dei costi indotti riferiti al periodo contrattuale. L'amministrazione deve riportare un'analisi dei costi indotti dalla fornitura, non riferibili direttamente alla stessa, come, per esempio, le licenze software per la diffusione di un applicativo realizzato nell'ambito della fornitura, la formazione del personale, l'esercizio del sistema dopo la sua realizzazione, ecc. Acquisizione della fornitura Modalita' di scelta del fornitore e qualificazione dei fornitori. L'amministrazione deve indicare le modalita' di scelta del contraente, dando conto della coerenza di tale modalita' con le norme - comunitarie e nazionali - e, in caso di procedura negoziata, con l'indicazione della specifica previsione normativa legittimante il ricorso alla stessa e l'esplicitazione delle circostanze tecniche e fattuali integranti i presupposti richiesti dalla previsione medesima. Criteri di aggiudicazione. In caso di procedura di gara, l'amministrazione deve chiarire i criteri che intende utilizzare per aggiudicare la fornitura, indicare la ripartizione del punteggio fra gli aspetti tecnici e quelli economici, chiarire come viene ripartito il punteggio tecnico e indicare la formula di aggiudicazione del punteggio economico. Vigilanza sull'esecuzione dei lavori, verifica dei risultati raggiunti e eventuale monitoraggio del contratto L'amministrazione deve indicare i criteri di svolgimento della propria attivita' di vigilanza sull'esecuzione del contratto, dei collaudi parziali e di quelli definitivi. L'amministrazione, inoltre, deve indicare i criteri e le modalita' con cui effettuera' la verifica dei risultati contrattuali, in termini di efficacia, efficienza e qualita' delle prestazioni. Nei casi di contratti di grande rilievo ai sensi dell'art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, l'amministrazione deve, inoltre, comunicare le modalita' di esecuzione dell'attivita' di monitoraggio, specificando se ad essa l'amministrazione intenda provvedere direttamente ovvero avvalendosi di una societa' specializzata. Attivita' di verifica da parte del cnipa Verifica sui risultati. Ai fini dell'esercizio dei compiti assegnati al CNIPA dall'art. 7, comma 1 , lettera d), del decreto legislativo n. 39/1993, in merito alle attivita' periodiche di verifica sui risultati conseguiti nelle singole amministrazioni («con particolare riguardo ai costi e benefici dei sistemi informativi automatizzati, anche mediante l'adozione di metriche di valutazione dell'efficacia, dell'efficienza della qualita'») da effettuarsi di intesa con le amministrazioni stesse, l'amministrazione richiedente deve indicare quali siano i risultati intermedi e finali oggetto di detta verifica, nonche' le relative modalita' di effettuazione. Il CNIPA si riserva di segnalare l'esito di tali verifiche agli organi competenti secondo la normativa vigente. Verifica relativa all'accettazione delle condizioni del parere. Fermo restando che l'amministrazione, come previsto dal punto 3 della citata circolare CNIPA n. 47 del 4 luglio 2005, deve trasmettere al CNIPA, entro il termine di trenta giorni dalla sottoscrizione, copia dei contratti stipulati, se di importo lordo uguale o maggiore a euro 155.000,00, l'amministrazione stessa, nel caso in cui si discosti dalle condizioni espresse nel parere, deve tempestivamente comunicarne le motivazioni al CNIPA, ai fini dell'assolvimento dei suoi compiti. Incompletezza della documentazione trasmessa. Si ricorda che l'incompletezza della documentazione trasmessa e/o la inesaustivita' delle indicazioni fornite possono comportare l'adozione del parere sospensivo di cui al punto 6 della circolare n. 47 del 2005, con un conseguente aggravio procedimentale. Parte terza INFORMAZIONI DA INVIARE AL CNIPA AI FINI DELL'ATTIVITA' DI VALUTAZIONE SUI CONTRATTI NEI CASI IN CUI NON E' PRESCRITTO IL RILASCIO DEI PARERI DI CUI ALL'ART. 8 DEL DECRETO LEGISLATIVO N. 39/1993 E MODALITA' DI PRESENTAZIONE DELLE RICHIESTE. Nella parte prima della presente circolare, si e' ricordato che, anche con riferimento ai compiti che l'art. 7, comma 1, lettere d) e l), del decreto legislativo n. 39/1993, affida al CNIPA, le amministrazioni di cui all'art. 1 del medesimo decreto legislativo devono chiedere al CNIPA stesso una valutazione non vincolante sull'opportunita' di procedere all'acquisizione, su: i contratti per l'acquisizione di server stipulati nell'ambito delle convenzioni Consip; (vedi nota 8) gli atti esecutivi del Contratto Quadro CNIPA SPC per l'affidamento della progettazione, realizzazione e gestione di servizi di siti web e conduzione sistemi; gli atti esecutivi del Contratto Quadro CNIPA SPC per l'affidamento della progettazione, realizzazione e gestione di servizi di interoperabilita' evoluta, cooperazione e sicurezza applicativa; gli appalti specifici da stipulare nell'ambito degli «accordi quadro» di cui all'art. 59 del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163. Al riguardo, mentre per le modalita' di compilazione delle richieste di valutazione sull'acquisizione di server stipulati nell'ambito delle convenzioni Consip, si rinvia alle circolari CNIPA 5 luglio 2007, n. 53, e 8 novembre 2007, n. 54, per le altre fattispecie si forniscono le seguenti istruzioni. Amministrazioni tenute alla richiesta di valutazione Sono tenute alla richiesta di valutazione le stesse amministrazioni che hanno l'obbligo di effettuare le richieste di parere ai sensi dell'art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993. Presentazione della richiesta di valutazione e documentazione da produrre La richiesta di valutazione deve essere trasmessa al CNIPA - Area amministrazione centrale - a cura dell'amministrazione competente, con le modalita' di cui al paragrafo seguente, prima della stipula dei contratti. Alla richiesta dovra' essere allegata la seguente documentazione: una relazione tecnica che illustri, almeno, i seguenti aspetti: 1) la tipologia e la quantita' di servizi che l'amministrazione ritiene di acquisire; 2) le necessita' che intende soddisfare con l'acquisizione; 3) i benefici attesi dalla fornitura; 4) un'analisi del rapporto costi-benefici della fornitura; la bozza di atto esecutivo, completa degli allegati tecnici. Modalita' di trasmissione della richiesta di valutazione Le modalita' di trasmissione sono le stesse previste per le richieste di parere ex art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993. Criteri di valutazione Il CNIPA, nel valutare la congruita' dei progetti sulla scorta della documentazione, prende in considerazione, tra l'altro: elementi di natura strategica: valutazione della coerenza della fornitura con gli obiettivi complessi che l'amministrazione si propone di raggiungere, con le altre iniziative dell'amministrazione, con la sua pianificazione triennale e con i progetti analoghi di altre amministrazioni, al fine di razionalizzare, nel loro complesso, le iniziative della pubblica amministrazione ed ottenere conseguenti economie di spesa; elementi di natura tecnica: adeguatezza tecnica dei servizi da acquisire rispetto alle esigenze descritte dall'amministrazione. Rilascio della valutazione La valutazione sara' rilasciata entro trenta giorni dal ricevimento della relativa richiesta. Qualora risulti necessario un supplemento istruttorio - da svolgersi anche per il tramite della personale audizione del responsabile per i sistemi informativi automatizzati dell'amministrazione richiedente o di altri soggetti ritenuti in grado di fornire elementi utili - il CNIPA emana, nel rispetto dell'indicato termine di trenta giorni, una valutazione sospensiva. Roma, 13 febbraio 2009 Il presidente: Pistella (1) La relazione annuale sullo stato di informatizzazione a cura del CNIPA e' prevista nelle disposizioni dell'art. 9, comma 4, del decreto legislativo n. 39/1993. (2) Le attivita' di pianificazione derivano dalle disposizioni dell'art. 7, comma 1, lettera b) e dell'art. 9, commi 1, 2 e 3, del decreto legislativo n. 39/1993. (3) Le attivita' relative ai pareri derivano dalle disposizioni dell'art. 8 del decreto legislativo n. 39/1993, le altre dall'art. 7, comma 1, lettera d), del medesimo decreto legislativo. (4) Vedi circolari CNIPA 5 luglio 2007, n. 53 e 8 novembre 2007, n. 54. (5) Le attivita' di verifica in itinere e ex post derivano dalle disposizioni dell'art. 7, comma 1, lettera d), del decreto legislativo n. 39/1993. Il monitoraggio dei contratti di grande rilievo e' previsto dall'art. 13 del decreto legislativo n. 39/1993. (6) A titolo di esempio, si sono considerate le attivita' con inizio dall'emissione, nel 2008, delle Linee strategiche 2009-2011. (7) Con riferimento agli acquisti effettuati tramite mercato elettronico si richiama la disposizione di cui all'art. 29 del decreto legislativo n. 163 del 2006 (Codice dei contratti pubblici di lavori servizi e forniture) che vieta il frazionamento di forniture e servizi che determini l'esclusione dei relativi procedimenti di acquisizione dall'applicazione delle disposizioni dello stesso codice dei contratti. (8) Vedi circolari CNIPA n. 53 del 5 luglio 2007 (Valutazione preventiva sugli ordinativi di acquisizione di apparecchiature server in convenzione Consip da parte delle pubbliche amministrazioni e degli enti di cui all'art. 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39) e n. 54 dell'8 novembre 2007 (Modalita' di applicazione, in via transitoria, della circolare CNIPA n. 53 del 5 luglio 2007, relativa alla valutazione preventiva sugli ordinativi di acquisizione di apparecchiature server nell' ambito della convenzione Consip).