Gazzetta n. 102 del 4 maggio 2010

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BANCA D'ITALIA

PROVVEDIMENTO 23 dicembre 2009

Disposizioni attuative per la tenuta dell'archivio unico informatico e per le modalita' semplificate di registrazione di cui all'articolo 37, commi 7 e 8, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.

LA BANCA D'ITALIA

Vista la direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2005, relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attivita' criminose e di finanziamento del terrorismo;
Vista la legge 25 gennaio 2006, n. 29, recante disposizioni per l'adempimento di obblighi derivanti dall'appartenenza dell'Italia alle Comunita' europee - legge comunitaria 2005, e in particolare gli articoli 21 e 22;
Vista la direttiva 2006/70/CE della Commissione del 1° agosto 2006, recante misure di esecuzione della direttiva 2005/60/CE;
Visto il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante l'attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attivita' criminose e di finanziamento del terrorismo nonche' della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
Visto il decreto legislativo 25 settembre 2009, n. 151, recante disposizioni integrative e correttive del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
Visto, in particolare, l'art. 37, commi 7 e 8, del citato decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231;
D'intesa con le altre Autorita' di vigilanza di settore;
Sentita l'Unita' di Informazione Finanziaria;

A d o t t a
il seguente provvedimento:

Art. 1
Definizioni

1. Ai fini del presente provvedimento si intendono per:
a) «direttiva», la direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2005, relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attivita' criminose e di finanziamento del terrorismo;
b) «decreto», il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, recante l'attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attivita' criminose e di finanziamento del terrorismo nonche' della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione;
c) «codice in materia di protezione dei dati personali», il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
d) «TUB», il decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, recante il testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia;
e) «TUF», il decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, recante il testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria;
f) «CAP», il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, recante il codice delle assicurazioni private;
g) «UIF», l'Unita' di informazione finanziaria istituita ai sensi dell'art. 6 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, presso la Banca d'Italia;
h) «destinatari», i soggetti indicati nell'art. 2, comma 1;
i) «attivita' istituzionale», l'attivita' per la quale i destinatari hanno ottenuto l'iscrizione ovvero l'autorizzazione da parte dell'Autorita' pubblica;
j) «gruppo», il gruppo bancario di cui all'art. 60 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385 e disposizioni applicative, il gruppo di cui all'art. 11 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e disposizioni applicative, il gruppo individuato ai sensi dell'art. 82 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, nonche' le societa' di cui all'art. 2359 del codice civile;
k) «rapporto continuativo», un rapporto contrattuale di durata rientrante nell'esercizio dell'attivita' istituzionale dei destinatari che possa dare luogo a piu' operazioni di trasferimento o movimentazione di mezzi di pagamento ovvero una prestazione professionale resa dalle societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF;
l) «operazione», la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a € 15.000;
m) «operazione frazionata», un'operazione unitaria sotto il profilo economico di importo pari o superiore a € 15.000, posta in essere attraverso piu' operazioni singolarmente di importo inferiore al predetto limite, effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni;
n) «operazioni di tesoreria», operazioni eseguite da una societa' che effettua incassi e pagamenti per conto di altre societa' appartenenti al medesimo gruppo;
o) «mezzi di pagamento», il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili quali gli assegni di traenza, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, le polizze assicurative trasferibili, le polizze di pegno e ogni altro strumento che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilita' finanziarie;
p) «carte di pagamento», carte di debito, carte di credito e carte prepagate ovvero ogni altra carta che permetta di trasferire, movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilita' finanziarie;
q) «tasso di cambio», il cambio comunicato a titolo indicativo dalla Banca Centrale Europea per le valute da quest'ultima considerate ovvero, per le altre divise, quello comunicato dalla Banca d'Italia;
r) «cliente», il soggetto che dispone operazioni ovvero intrattiene rapporti continuativi con i destinatari;
s) «esecutore», il soggetto che esegue operazioni per conto di altro soggetto;
t) «titolare effettivo», la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano il cliente secondo i criteri di cui all'allegato tecnico del decreto;
u) «dati identificativi», il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale;
v) «archivio unico informatico», un archivio, formato e gestito a mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservati in modo accentrato tutti i dati e le informazioni acquisite nell'adempimento degli obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi e le modalita' previsti nel presente provvedimento e nei relativi allegati;
w) «pubblica amministrazione», tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni dello Stato a ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunita' montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale e le agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, e successive modificazioni.

Art. 2
Destinatari e obblighi applicabili

1. Il presente provvedimento si applica a:
a) banche;
b) Poste Italiane S.p.A.;
c) istituti di moneta elettronica (IMEL);
d) societa' di intermediazione mobiliare (SIM);
e) societa' di gestione del risparmio (SGR);
f) societa' di investimento a capitale variabile (SICAV);
g) imprese di assicurazione che operano in Italia nei rami di cui all'art. 2, comma 1, del CAP;
h) agenti di cambio;
i) societa' che svolgono il servizio di riscossione dei tributi;
j) intermediari finanziari iscritti nell'elenco speciale previsto dall'art. 107 del TUB;
k) intermediari finanziari iscritti nell'elenco generale previsto dall'art. 106 del TUB;
l) succursali insediate in Italia dei soggetti indicati alle lettere precedenti aventi sede legale in uno Stato estero;
m) Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.;
n) societa' fiduciarie di cui alla legge 23 novembre 1939, n. 1966;
o) soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nella sezione dell'elenco generale previsto dall'art. 155, comma 4, del TUB;
p) soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nella sezione dell'elenco generale previsto dall'art. 155, comma 5, del TUB;
q) societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF;
r) operatori che offrono, attraverso la rete internet e altre reti telematiche o di telecomunicazione, giochi, scommesse o concorsi pronostici con vincite in denaro in presenza delle autorizzazioni concesse dal Ministero dell'economia e della finanze - Amministrazione autonoma dei monopoli di Stato, ai sensi dell'art. 1, comma 535, della legge 23 dicembre 2005, n. 266.
2. I destinatari, a eccezione di quelli indicati alle lettere o) e p), devono istituire l'archivio unico informatico per registrare i dati identificativi e le altre informazioni relative ai rapporti continuativi e alle operazioni. I soggetti di cui alle lettere m), o) e p) utilizzano modalita' semplificate di registrazione.
3. Gli obblighi di registrazione si applicano ai rapporti continuativi e alle operazioni inerenti allo svolgimento dell'attivita' istituzionale dei destinatari nonche' a ogni prestazione professionale svolta dalle societa' indicati al comma 1, lettera q). Non rientrano nell'attivita' istituzionale le incombenze relative all'organizzazione e all'amministrazione interna del destinatario.
4. L'archivio unico informatico puo' non essere istituito qualora siano presenti esclusivamente rapporti continuativi registrati ai sensi del comma 5 ovvero operazioni di cui all'art. 10.
5. I dati identificativi e le altre informazioni relative ai rapporti continuativi possono essere contenuti in archivi informatici diversi dall'archivio unico a condizione che siano previste modalita' tecniche che garantiscano l'ordine cronologico, l'inalterabilita' e la conservazione dei dati registrati. L'interrogazione di tali archivi deve garantire la possibilita' di ottenere informazioni ed evidenze integrate. Eventuali rettifiche devono essere registrate in modo da consentire la traccia delle registrazioni prima della modifica.
6. La rilevazione di uno o piu' titolari effettivi nell'archivio unico informatico va effettuata con un'autonoma registrazione rappresentativa del legame con l'intestatario del rapporto continuativo.
7. Al fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio, i destinatari devono istituire idonee misure di controllo interno in materia di tenuta dell'archivio unico informatico e assicurare un'adeguata formazione dei dipendenti e dei collaboratori per garantire gli adempimenti di cui al presente provvedimento.
8. I destinatari acquisiscono i dati rilevanti per la registrazione ai fini di un possibile utilizzo per indagini su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per analisi effettuate dalla UIF. I destinatari rendono disponibili alle autorita' competenti le informazioni contenute nell'archivio unico informatico ai fini della ricerca e dell'acquisizione delle prove e delle fonti di prova nel corso di procedimenti penali, sia nella fase delle indagini preliminari sia nelle fasi processuali successive, anche per l'applicazione delle misure di prevenzione.
9. I destinatari predispongono gli opportuni profili di sicurezza per l'accesso ai dati registrati nell'archivio unico informatico al fine di assicurarne la riservatezza.

Art. 3
Rapporti continuativi

1. Gli obblighi di registrazione sussistono in sede di accensione, variazione e chiusura di rapporti continuativi sia nominativi sia al portatore.
2. Sono soggetti a registrazione i rapporti continuativi costituiti da «conti», da «depositi» o da «altri rapporti continuativi» e i rapporti continuativi che si instaurano in relazione alla ricezione di un incarico o mandato rientranti nell'attivita' istituzionale dei destinatari:
a) il termine «conti» include il conto corrente e conti analoghi. Sono esclusi i conti transitori utilizzati in attesa dell'imputazione contabile definitiva delle operazioni e i conti di natura analoga (ad esempio, i conti debitori e creditori diversi, su cui sono registrate posizioni di debito o credito originate da transazioni occasionali);
b) il termine «depositi» comprende i depositi a risparmio bancari o postali, la custodia e la amministrazione di strumenti finanziari, anche in forma dematerializzata, i depositi chiusi, i depositi vincolati e la locazione delle cassette di sicurezza;
c) l'espressione «altri rapporti continuativi» va riferita, a titolo esemplificativo, a:
concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma, compreso il leasing finanziario;
rilascio di garanzie e impegni di firma da parte dei destinatari; -emissione e gestione di carte di pagamento. Il rapporto continuativo va riferito sia ai titolari delle carte sia agli esercenti convenzionati;
l'assunzione di partecipazioni nei confronti del pubblico come definita dall'art. 9, comma 6, del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 17 febbraio 2009, n. 29;
la prestazione di servizi di investimento di cui agli artt. 1 e 33, comma 2, lettera e-bis), del TUF;
la sottoscrizione di polizze assicurative rientranti nei rami di cui all'art. 2, comma 1, del CAP;
la sottoscrizione di polizze di pegno;
l'amministrazione fiduciaria di beni di cui all'art. 1 della legge 23 novembre 1939, n. 1966;
l'acquisto di moneta elettronica memorizzata su dispositivi ricaricabili su cui il limite per l'importo trattato in un anno civile sia superiore a € 2.500.
3. La presenza di una o piu' deleghe ad operare su un rapporto continuativo va inserita con un'autonoma registrazione.
4. Fermo restando l'obbligo di registrazione dell'operazione, non costituisce rapporto continuativo:
la sottoscrizione di quote di organismi di investimento collettivo del risparmio (OICR);
l'investimento in strumenti finanziari derivati; -l'investimento in pronti contro termine;
la sottoscrizione di certificati di deposito, di buoni fruttiferi postali, di prestiti obbligazionari, di titoli del debito pubblico e di titoli analoghi;
l'emissione di carte di debito e di credito da parte di banche e Poste Italiane S.p.A. accessorie al conto corrente di cui il titolare della carta risulta intestatario o delegato;
l'accensione di rapporti strumentali all'esecuzione della prestazione dei servizi di investimento di cui all'art. 1 del TUF;
l'acquisto di crediti effettuato nell'ambito di operazioni di cartolarizzazione da parte di societa' di cui alla legge 30 aprile 1999, n. 130;
il deposito di titoli al portatore effettuati presso la sede sociale o le banche indicate nell'avviso di convocazione, ai sensi dell'art. 2370 del codice civile, per consentire la partecipazione alle assemblee sociali;
i pagamenti effettuati presso societa' che svolgono il servizio di riscossione dei tributi;
il rapporto con il debitore ceduto nei contratti di factoring, ad eccezione del caso in cui sia concessa una dilazione di pagamento.
5. I destinatari possono avvalersi della facolta' di non procedere all'apertura di un nuovo rapporto continuativo nei casi di concessione di finanziamenti sotto qualsiasi forma, compresi mutui, finanziamenti in valuta ovvero leasing finanziario, qualora effettuati a valere su un conto corrente preesistente presso lo stesso soggetto erogante ed avente come intestatario il soggetto finanziato.
6. Alle societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF si applicano i commi 1 e 3 del presente articolo.

Art. 4
Operazioni

1. Gli obblighi di registrazione sussistono per ogni operazione, anche frazionata, disposta dal cliente che comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a € 15.000.
2. I destinatari registrano anche le operazioni di importo unitario inferiore a € 15.000 per le quali gli agenti in attivita' finanziaria di cui all'art. 11, comma 3, lettera d) del decreto sono tenuti a osservare gli obblighi di adeguata verifica della clientela di cui all'art. 15, comma 4 del decreto medesimo.
3. Gli obblighi di registrazione sussistono, altresi', per le banche, Poste Italiane S.p.A. e IMEL quando intervengono nei trasferimenti di denaro contante e di titoli al portatore di cui all'art. 49 del decreto per importi pari o superiori a € 15.000.
4. Ai fini dell'individuazione dell'importo delle operazioni da registrare nell'archivio unico informatico non e' ammessa la compensazione di operazioni di segno contrario poste in essere dallo stesso cliente.
5. Il presente articolo non si applica alle societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF.

Art. 5
Operazioni frazionate

1. Le registrazioni delle operazioni frazionate includono tutte le operazioni di importo unitario inferiore a € 15.000 effettuate nella stessa giornata anche successivamente al raggiungimento della predetta soglia.
2. I destinatari devono adottare misure organizzative per conoscere le operazioni eseguite dal cliente presso tutti i punti operativi, in un circoscritto periodo di tempo fissato in sette giorni. Nel caso di ordini di pagamento o di accreditamento, ciascun intermediario effettua le aggregazioni con riferimento al cliente per il quale interviene.
3. Il presente articolo non si applica alle societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF.

Art. 6
Criteri di registrazione

1. La registrazione di rapporti continuativi e' effettuata dal destinatario presso il quale e' incardinato il rapporto medesimo ancorche' quest'ultimo si avvalga di soggetti terzi che entrano in contatto con la clientela per assolvere gli obblighi di adeguata verifica.
2. La registrazione di operazioni e' effettuata dal soggetto presso il quale e' incardinato il relativo rapporto continuativo ancorche' l'operazione sia stata eseguita presso soggetti terzi e a prescindere dalle modalita' di esecuzione dell'operazione o di collocamento del prodotto finanziario.
3. Le operazioni a valere su rapporti non sottoposti a obblighi di registrazione, effettuate presso uno dei soggetti di cui all'art. 2 che operano per conto di altri destinatari, sono registrate anche dal soggetto cui sono destinate le disponibilita'.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi precedenti, la registrazione dell'operazione e' effettuata dal destinatario che entra in contatto con il cliente.
5. Alla registrazione delle operazioni eseguite sulla base di ordini di pagamento o accreditamento provvedono i destinatari cui l'ordine del cliente e' rivolto.
6. Qualora un'operazione venga disposta con un ordine di pagamento o di accreditamento avvalendosi di conti, depositi o altri rapporti continuativi esistenti all'estero, l'obbligo di registrazione grava sull'intermediario residente intervenuto nell'operazione.
7. I criteri di cui ai precedenti commi si applicano ai soggetti indicati all'art. 2, comma 1, lettere da a) a l), n) e r), i quali registrano i dati e le informazioni nel proprio archivio unico informatico.
8. I criteri di cui ai precedenti commi non si applicano ai soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettere m), o) e p), i quali utilizzano modalita' semplificate di registrazione.
9. Nei casi previsti ai commi 2 e 3 i destinatari trasmettono immediatamente i dati ai soggetti tenuti all'obbligo di registrazione.

Art. 7
Dati e informazioni da acquisire e registrare

1. Ai fini dell'obbligo di registrazione sono da inserire nell'archivio unico informatico i seguenti dati e informazioni:
a) con riferimento ai rapporti continuativi - la data, il numero del rapporto, i dati identificativi, il ramo e il sottogruppo di attivita' economica del cliente intestatario del rapporto unitamente ai dati identificativi di eventuali soggetti delegati a operare per conto del cliente nonche' ai dati identificativi del titolare effettivo qualora quest'ultimo sia diverso dal soggetto intestatario del rapporto;
b) con riferimento all'operazione - la data, il punto operativo in cui e' stata disposta (filiale, agenzia, ufficio postale ecc.), la causale che codifica la tipologia dell'operazione, l'importo, il numero dell'eventuale rapporto continuativo movimentato, i dati identificativi del cliente e i dati identificativi dell'eventuale soggetto esecutore.
2. Nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di pagamento, le informazioni aggiuntive da registrare, rispetto a quanto indicato al comma 1, lettera b), sono nome e cognome o denominazione sociale del beneficiario e, ove noti, il numero del rapporto, l'indirizzo e la sede o il Paese estero del beneficiario, nonche' denominazione e paese estero o comune del punto operativo dell'intermediario che effettua l'accredito dell'importo o il pagamento al soggetto beneficiario.
3. Nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di accreditamento, le informazioni aggiuntive da registrare rispetto a quanto indicato al comma 1, lettera b), sono nome e cognome o denominazione sociale dell'ordinante e, ove noti, il numero del rapporto, l'indirizzo e la sede o il Paese estero dell'ordinante, nonche' denominazione e paese estero o comune del punto operativo dell'intermediario presso il quale l'ordine e' stato disposto.
4. Ai fini del presente articolo si intende:
a) per «data», con riferimento ai rapporti continuativi, quella di apertura, variazione o chiusura; con riferimento al titolare effettivo quella in cui il destinatario viene a conoscenza del legame con il cliente intestatario del rapporto; con riferimento alle operazioni, quella di effettuazione della transazione direttamente presso il destinatario ovvero, negli altri casi, la data in cui si acquisiscono gli elementi necessari alla contabilizzazione della stessa;
b) per «causale», la tipologia dell'operazione in base al codice attribuito ai sensi delle istruzioni tecniche di cui all'allegato n. 1;
c) per «importo», l'ammontare complessivo dei mezzi di pagamento utilizzati, con evidenza della parte in contanti.
5. Alle societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF si applica esclusivamente il comma 1, lettera a).

Art. 8
Modalita' di registrazione

1. I destinatari registrano le operazioni disposte dalla clientela secondo le causali indicate nell'allegato n. 1 Causali analitiche.
2. Le informazioni acquisite ai fini dell'obbligo di registrazione devono essere tempestivamente inserite nell'archivio unico informatico e, in ogni caso, non oltre il trentesimo giorno successivo alla data di cui all'art. 7 comma 4, lettera a).
3. Ai fini della registrazione delle operazioni frazionate, il termine di cui al comma precedente decorre dalla data dell'operazione che ha comportato il superamento della soglia.
4. Qualora vi sia necessita' di rettificare dati o informazioni gia' registrate nell'archivio unico informatico, a seguito della modifica di elementi di fatto o di verifiche effettuate dopo la registrazione, occorre evidenziare con chiarezza i cambiamenti apportati conservando evidenza dell'informazione precedente, secondo le modalita' indicate nell'allegato n. 2 Standard tecnici.
5. Per i destinatari che si avvalgono di uno dei soggetti indicati all'art. 11, comma 3, del decreto, ovvero di soggetti terzi, a loro volta destinatari, il termine di trenta giorni decorre dal giorno in cui ricevono i dati. Tali soggetti, a loro volta, devono inoltrare i dati entro trenta giorni dal compimento dell'operazione ovvero dalla richiesta di apertura, variazione o chiusura del rapporto continuativo.
6. Nella registrazione delle operazioni deve essere evidenziata, mediante apposita valorizzazione di un campo specifico, la parte in contanti. Le registrazioni degli importi espressi in valuta estera vanno effettuate nel controvalore in euro al tasso di cambio di effettiva negoziazione ovvero, in assenza di negoziazione, al tasso di cambio del giorno dell'operazione; in ogni caso, deve essere conservata evidenza della valuta estera in cui l'operazione e' espressa.
7. Le operazioni relative a rapporti continuativi intestati a piu' soggetti vanno riferite a tutti gli intestatari. Devono comunque essere registrati i dati identificativi di chi esegue l'operazione.
8. Alle societa' di revisione iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del TUF si applicano esclusivamente i commi 2 e 4.

Art. 9
Particolari modalita' di registrazione

1. Per la registrazione dei rapporti continuativi intrattenuti e delle operazioni disposte dai soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettera n), i destinatari, con le modalita' indicate negli standard tecnici, procedono:
a) in presenza di un rapporto riconducibile a una pluralita' di fiducianti, a inserire i dati identificativi del fiduciante cui e' riferita l'operazione;
b) in presenza di un rapporto riconducibile a un solo fiduciante, a inserire i medesimi dati di cui alla lettera a) con un'autonoma registrazione rappresentativa del legame con l'intestatario del rapporto continuativo.
2. Nelle operazioni di tesoreria, con le modalita' indicate negli standard tecnici, e' registrato il soggetto per conto del quale l'operazione viene eseguita.
3. Nelle operazioni a valere su conti di corrispondenza di cui all'art. 28, comma 4, del decreto, ove il destinatario lo ritenga necessario ai fini dell'assolvimento degli obblighi di adeguata verifica e di segnalazione di operazioni sospette, sono altresi' registrati i dati del soggetto per conto del quale l'operazione e' effettuata.
4. Il comma precedente si applica anche a conti, depositi o altri rapporti continuativi assimilabili ai conti di corrispondenza di cui all'art. 28, comma 4, del decreto.

Art. 10
Deroghe agli obblighi di registrazione

1. I destinatari non procedono alla registrazione di rapporti continuativi e di operazioni posti in essere con i soggetti indicati all'art. 10, comma 2, lettere da a) a d) del decreto e con le succursali stabilite in Italia di tali soggetti aventi sede legale in uno stato estero nonche' nei casi previsti dagli articoli 25 e 26 del decreto.
2. Gli obblighi sono, altresi', esclusi per i conti, i depositi e gli altri rapporti continuativi intrattenuti dai destinatari con le sezioni di tesoreria provinciale dello Stato e con la Banca d'Italia.
3. Gli obblighi di registrazione non sussistono per i rapporti e per le operazioni posti in essere su iniziativa del gestore nella prestazione dei servizi di gestione collettiva del risparmio di cui all'art. 1, comma 1), lettera n), numero 2) del TUF nonche' di gestione di portafogli di cui all'art. 1, comma 5-quinquies del TUF.

Art. 11
Modalita' semplificate di registrazione

1. La Cassa Depositi e Prestiti S.p.A. registra in archivio unico informatico i rapporti continuativi, compresi i dati dell'eventuale titolare effettivo e le operazioni, relativamente a finanziamenti a soggetti diversi da quelli indicati agli articoli 25 e 26 del decreto ovvero a erogazioni di fondi che non siano effettuate per conto dello Stato. Poste italiane S.p.A. registra i rapporti continuativi e le operazioni inerenti la raccolta di risparmio postale effettuata per conto di Cassa Depositi e Prestiti S.p.A..
2. Gli intermediari di cui all'art. 2, comma 1, lettere o) e p) possono adempiere agli obblighi semplificati di registrazione mediante il riversamento mensile delle informazioni, di cui ai commi successivi, in un archivio dedicato predisposto con strumenti di informatica anche diretta. Devono comunque essere previste modalita' tecniche che garantiscano l'ordine cronologico, l'inalterabilita' e la conservazione dei dati registrati nonche' la possibilita' di trarre, con apposite interrogazioni, informazioni ed evidenze integrate. Eventuali rettifiche devono essere registrate in modo da consentire la traccia della registrazione prima della modifica.
3. I soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettera o), registrano i rapporti continuativi relativamente alle garanzie rilasciate ai richiedenti, indicando l'eventuale presenza di titolari effettivi. Sono, altresi', registrate le operazioni di finanziamento erogato direttamente. I destinatari che erogano fondi a favore di soggetti garantiti dai confidi, comunicano a questi ultimi, entro trenta giorni, i dati relativi all'estinzione del finanziamento.
4. I soggetti di cui all'art. 2, comma 1, lettera p), registrano le operazioni che, cumulativamente a seguito di frazionamento, sono di importo pari o superiore a € 15.000 avendo a riferimento il tasso di cambio di effettiva negoziazione.

Art. 12
Caratteristiche, tenuta e gestione
dell'archivio unico informatico

1. L'archivio unico informatico e' formato e gestito a cura di ciascun destinatario, secondo gli standard e le compatibilita' informatiche stabilite dal presente provvedimento e dai relativi allegati.
2. Per la tenuta e gestione dell'archivio unico informatico, i destinatari possono avvalersi di un autonomo centro di servizio, purche' sia loro assicurato l'accesso diretto e immediato all'archivio stesso e ferme restando le responsabilita' previste dalla legge. L'incarico puo' essere, altresi', conferito a un altro destinatario. In ogni caso deve essere assicurata l'unita' logica dell'archivio, la sua separatezza da altri archivi tenuti dal medesimo soggetto, anche avvalendosi dei medesimi supporti hardware.
3. I destinatari facenti parte di un medesimo gruppo possono avvalersi di un unico centro di servizio, per la tenuta e la gestione del proprio archivio anche ai sensi di quanto previsto di cui all'art. 41 del decreto. Devono essere, comunque, garantite la distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun destinatario e la possibilita' di ottenere evidenze aziendali integrate.
4. Le informazioni registrate nell'archivio unico informatico, ovvero negli archivi di cui all'art. 2, comma 5, devono essere conservate per dieci anni successivi al compimento dell'operazione o alla chiusura del rapporto.

Art. 13
Protezione dei dati e delle informazioni

1. Agli obblighi di registrazione si applicano le disposizioni previste dall'art. 11 del codice in materia di protezione dei dati personali.
2. Gli intermediari devono rilasciare ai clienti informativa idonea a assolvere agli obblighi previsti dall'art. 13 del codice in materia di protezione dei dati personali.
3. L'adempimento degli obblighi di registrazione costituisce «trattamento dei dati», come definito nel primo comma, lettera a), dell'art. 4 del codice in materia di protezione dei dati personali. Le operazioni di trattamento sono effettuate dagli incaricati del trattamento che operano sotto la diretta autorita' del titolare o del responsabile, attenendosi alle istruzioni da questi impartite. L'individuazione degli incaricati del trattamento e' effettuata con le modalita' di cui all'art. 30 del codice in materia di protezione dei dati personali.
4. Nella tenuta dell'archivio unico informatico, i destinatari sono tenuti al rispetto degli obblighi e delle misure di sicurezza contenuti negli articoli da 31 a 36 del codice in materia di protezione dei dati personali.

Art. 14
Variazioni di dati e di coordinate

1. Per variazione di dati deve intendersi il cambiamento delle informazioni nelle registrazioni relative a rapporti continuativi, a deleghe e a legami che non comporti modifica delle coordinate di riferimento degli stessi, come ad esempio la variazione dell'indirizzo, della natura giuridica, del codice valuta del conto, l'aggiornamento degli estremi del documento di identificazione nonche' le variazioni relative all'intestazione di conti, depositi o altri rapporti continuativi, nei casi in cui queste ultime non siano effettuate tramite la chiusura del rapporto giuridico sottostante e la riapertura di uno nuovo.
2. La variazione da' luogo a due registrazioni che evidenziano, rispettivamente, i dati presenti prima e dopo la variazione, la tipologia della variazione intervenuta e la connessione esistente tra le due registrazioni con le modalita' previste nell'allegato n. 2 Standard tecnici.
3. Per variazione di coordinate deve intendersi il cambiamento delle coordinate di riferimento di rapporti continuativi, deleghe o legami dovuto a motivi tecnici, quali la modifica dei sistemi informatici o dei criteri di attribuzione dei codici rapporto, in cui rimangono inalterati gli elementi identificativi sia soggettivi che oggettivi.
4. Configura l'ipotesi di cui al comma precedente anche il trasferimento di un conto, deposito o altro rapporto continuativo, con la stessa intestazione, da una dipendenza all'altra di un medesimo intermediario.
5. In caso di variazione di coordinate, devono essere eseguite apposite registrazioni di chiusura e di apertura del rapporto contraddistinte rispettivamente dalle vecchie e dalle nuove coordinate nonche' dalla codifica relativa alla variazione intervenuta con le modalita' previste nell'allegato n. 2 Standard tecnici.
6. L'applicazione della procedura ordinaria di adeguata verifica a un cliente, gia' sottoposto agli obblighi semplificati di cui agli articoli 25 e 26 del decreto, comporta la registrazione di apertura del rapporto continuativo a partire dalla data dell'avvenuta variazione indicando la specifica tipologia di modifica intervenuta. L'applicazione degli obblighi semplificati di cui agli articoli 25 e 26 del decreto a un cliente, gia' sottoposto ad adeguata verifica ordinaria, comporta la registrazione di chiusura del rapporto continuativo a partire dalla data dell'avvenuta variazione indicando la specifica tipologia di modifica intervenuta.

Art. 15
Vicende dell'archivio unico informatico
nei processi di trasformazione

1. I soggetti cedenti dipendenze o rami di azienda devono registrare la chiusura dei rapporti ceduti entro tre mesi dalla data di esecutivita' dell'atto e garantire la conservazione delle registrazioni effettuate.
2. In caso di scissione, il destinatario che si scinde deve registrare la chiusura dei rapporti entro tre mesi dalla data di esecutivita' dell'atto e garantire la conservazione delle registrazioni effettuate. Qualora il soggetto che si scinde cessi l'attivita' trasferisce il proprio archivio unico off-line alla UIF entro i successivi sei mesi.
3. In caso di fusione, il destinatario che cessa l'attivita' deve registrare, entro tre mesi dalla data di esecutivita' dell'atto, la chiusura dei rapporti e trasferire, entro la stessa data, l'archivio unico al soggetto incorporante o risultante dalla fusione, il quale garantira' la conservazione delle registrazioni ricevute e l'integrazione delle stesse con le proprie registrazioni.
4. Nei casi previsti ai commi precedenti i destinatari cui sono trasferiti i rapporti continuativi devono eseguire, entro i successivi tre mesi, apposite registrazioni di apertura, indicando la codifica relativa alla variazione intervenuta secondo le modalita' indicate nell'allegato n. 2 Standard tecnici.
5. Fino alla chiusura dei rapporti di cui ai commi precedenti, i destinatari possono continuare a registrare le operazioni negli archivi unici informatici preesistenti la trasformazione societaria.
6. Al di fuori delle ipotesi previste nei commi precedenti, i destinatari, nei casi di liquidazione, di procedure concorsuali o in qualsiasi altro evento che comporti la chiusura della societa', registrano la chiusura dei rapporti e trasferiscono l'archivio unico informatico alla UIF entro i successivi sei mesi. Nel caso in cui nell'AUI siano presenti codici di connessione con l'anagrafe, questi ultimi devono essere sostituiti dai dati anagrafici corrispondenti. I destinatari non devono trasmettere le registrazioni rettificate.

Art. 16
Disposizioni finali

1. Le disposizioni di cui al presente provvedimento si applicano ai rapporti continuativi e alle operazioni posti in essere a partire dal 1° giugno 2010. Entro trenta giorni dalla stessa data devono essere registrate, altresi', le informazioni gia' acquisite relative ai titolari effettivi per i rapporti continuativi in essere.

Il direttore generale: Saccomanni

Allegato 1
Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 2
Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 3
Parte di provvedimento in formato grafico