Gazzetta n. 295 del 19 dicembre 2017 (vai al sommario) AGENZIA PER LA RAPPRESENTANZA NEGOZIALE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI CIRCOLARE 12 dicembre 2017, n. 2 Misurazione della rappresentativita' sindacale ai sensi dell'art. 43 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - Rilevazione delle deleghe per le ritenute del contributo sindacale - Richiesta dati al 31 dicembre 2017. A tutte le amministrazioni pubbliche di cui all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 165 del 2001 e p.c.: Al Ministero dell'economia e delle finanze DAG - Direzione dei sistemi informativi e dell'innovazione dcsii.dag@pec.mef.gov.it Alla Presidenza del Consiglio dei ministri Dipartimento della funzione pubblica protocollo_dfp@mailbox.governo.it A. Premessa L'art. 43 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 dispone che l'Aran deve procedere all'accertamento della rappresentativita' delle organizzazioni sindacali in corrispondenza dell'inizio di ciascuna stagione contrattuale, provvedendo alla raccolta dei dati associativi ed elettorali all'uopo necessari. In particolare, con riguardo ai dati associativi, il citato art. 43 pone in capo alle amministrazioni pubbliche l'obbligo di trasmettere all'Agenzia i dati relativi alle deleghe per la trattenuta del contributo sindacale rilasciate dai propri dipendenti in favore delle organizzazioni sindacali operanti nel settore pubblico. Il medesimo articolo definisce le regole di tale trasmissione, ulteriormente declinate dall'art. 25 del Contratto collettivo nazionale quadro del 4 dicembre 2017 sulle modalita' di utilizzo dei distacchi, aspettative e permessi nonche' delle altre prerogative sindacali. Tanto premesso, ai fini dell'accertamento della rappresentativita' per il periodo contrattuale 2019-2021, e' necessario acquisire i dati relativi alle deleghe rilasciate dai lavoratori alle organizzazioni sindacali alla data del 31 dicembre 2017. I dati della rilevazione, come noto, saranno poi sottoposti alla certificazione del Comitato paritetico previsto dal summenzionato art. 43. Data la complessita' della procedura, che consente all'Aran di accertare la rappresentativita' solo dopo la predetta certificazione, la tempestivita' con la quale questa Agenzia puo' adempiere al proprio mandato dipende, in grande misura, dal rispetto dei tempi e dal grado di celerita' e di collaborazione di codeste Amministrazioni nell'invio dei dati richiesti. Riveste anche particolare importanza la cura nella compilazione delle schede di rilevazione appositamente elaborate dall'Aran per l'acquisizione dei dati. La rilevazione avverra' esclusivamente mediante procedura on-line. A tal fine, nel sito istituzionale dell'Agenzia, e' presente un'Area riservata alle pubbliche amministrazioni attraverso la quale le amministrazioni dovranno adempiere agli obblighi di trasmissione dei dati all'Agenzia. Si ricorda che per poter accedere a tale Area, occorre prioritariamente accreditare il Responsabile legale dell'ente (RLE). Le amministrazioni gia' registrate, con indicato un RLE ancora attuale, non devono procedere ad una nuova registrazione. All'interno dell'Area riservata alle pubbliche amministrazioni e' stato predisposto un applicativo denominato «DELEGHE SINDACALI», mediante il quale dovranno essere compilate le schede di rilevazione dei dati. In merito, si ricorda che il comma 7 dell'art. 43 del decreto legislativo n. 165 del 2001 prevede che le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di indicare il funzionario responsabile della rilevazione e della trasmissione dei dati. In linea con tale previsione legislativa, l'accesso all'applicativo «DELEGHE SINDACALI» e' riservato al Responsabile del procedimento (RP) deleghe, appositamente designato dal RLE della singola amministrazione. Nel ricordare che all'RP verranno inviate apposite autonome credenziali di accesso, si fa presente che in ogni caso l'RP sara' responsabile, insieme all'RLE, della veridicita' e correttezza di tutti i dati immessi nell'applicativo. Tali dati sono equiparati all'invio cartaceo sottoscritto con firma autografa. L'accesso alla procedura sara' possibile a decorrere dal 1° febbraio 2018 in quanto la rilevazione ha ad oggetto le deleghe sindacali attive alla data del 31 dicembre 2017, ovvero quelle per le quali e' stata effettuata una trattenuta nella busta paga relativa al mese di gennaio 2018. La procedura dovra' essere conclusa ENTRO IL 31 MARZO 2018, cosi' come previsto dall'art. 43, comma 7 del decreto legislativo n. 165 del 2001. La raccolta deve essere oggettiva ed effettuata con modalita' uniformi per tutte le amministrazioni. Conseguentemente, per la compilazione delle schede, non devono essere prese in considerazione indicazioni provenienti da soggetti diversi dall'Aran. Le organizzazioni sindacali hanno il diritto di verificare che i dati di pertinenza siano esatti nel numero, nella denominazione e nell'entita' del contributo - a tale scopo la legge ha previsto che i dati siano controfirmati dal sindacato interessato. Le OO.SS., pero', non possono fornire indicazioni circa le modalita' della loro compilazione, e nel caso in cui cio' avvenga le amministrazioni non devono tenerne conto, attenendosi scrupolosamente alle modalita' indicate nella presente nota e nella guida operativa presente nell'applicativo Deleghe sindacali. Si richiama l'attenzione sulla necessita' che le schermate vengano compilate con particolare diligenza ed attenzione atteso che l'Aran non puo' in nessun caso modificare il dato inserito dalle amministrazioni. La presente nota verra' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale nonche' sul sito internet dell'Aran all'indirizzo www.aranagenzia.it nella sezione «Accertamento rappresentativita'» alla voce «Deleghe». La stessa fornisce le indicazioni generali per la trasmissione telematica all'Aran dei dati richiesti mentre le informazioni dettagliate per la compilazione delle schede predisposte nell'applicativo saranno disponibili nella «Guida alla compilazione» scaricabile nella sezione «DELEGHE SINDACALI» dell'Area riservata alle pubbliche amministrazioni. Nel proseguo della presente nota con il termine «amministrazione» sono indicate genericamente tutte le Amministrazioni pubbliche, comunque denominate, mentre la dizione «comparti di contrattazione collettiva del pubblico impiego e delle autonome aree di contrattazione della dirigenza» e' semplificata in «comparti ed aree». B. Chi deve trasmettere i dati Sono tenute a trasmettere i dati sulle deleghe sindacali tutte le Amministrazioni rappresentate dall'Aran nella contrattazione collettiva nazionale. Si fa presente che nel caso in cui nessun dipendente abbia rilasciato una delega per la trattenuta sindacale, o al 31 dicembre 2017 non vi siano dipendenti ovvero sia in servizio solamente personale comandato da altra amministrazione - da quest'ultima censito -, l'amministrazione dovra' ugualmente accedere all'applicativo DELEGHE SINDACALI e seguire le indicazioni del caso, onde permettere all'Agenzia di concludere la propria rilevazione senza attendere o sollecitare l'invio dei dati. Fanno eccezione: le Regioni a statuto speciale e le Province autonome di Trento e Bolzano, le quali non devono trasmettere i dati relativi ai propri dipendenti ne' a dipendenti di altre amministrazioni alle quali, in base ai vigenti statuti regionali, non si applicano i Contratti collettivi nazionali di lavoro stipulati dall'Aran. Le Amministrazioni operanti in tali Regioni e Province autonome che appartengono ai comparti individuati dall'Aran, e che non sono, dunque, ricomprese nella predetta eccezione, devono invece regolarmente inviare i dati. In merito si ricorda che l'Aran acquisisce anche i dati relativi ai Segretari comunali e provinciali; le Istituzioni di assistenza e beneficenza (ex Ipab) che si sono privatizzate, le ONLUS, e piu' in generale le istituzioni e le fondazioni di natura assistenziale di carattere privato o che hanno personalita' giuridica di diritto privato, a prescindere dal CCNL applicato al personale ivi operante. Detti enti non devono trasmettere i dati relativi ai propri dipendenti. Devono, invece, inviare i dati le Aziende pubbliche di servizi alla persona (ex Ipab) di cui al decreto legislativo n. 207 del 2001 che hanno personalita' giuridica di diritto pubblico. C. Tipologia di dati richiesta L'applicativo «DELEGHE SINDACALI» consentira' alle amministrazioni di compilare on-line le schede di rilevazione. A tal fine verranno richiesti i seguenti dati: C1. Numero dipendenti al 31 dicembre 2017 Uno dei dati necessari per la rilevazione delle deleghe e' il numero di dipendenti in ruolo (con contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato) al 31 dicembre 2017. Si tratta di un dato di stock che fotografa esattamente la situazione a tale giorno. Devono essere conteggiati i dipendenti a cui si applicano solo i contratti collettivi nazionali di lavoro stipulati dall'Aran, escludendo coloro che non rientrano in tale fattispecie alla data predetta. L'indicazione del numero dei dipendenti, cosi' definito, non puo' essere omessa. Deve essere rispettata la distinzione tra dirigenti e personale del comparto, la suddivisione tra «tempo indeterminato» e «tempo determinato», nonche' l'articolazione specificata per categoria di dipendenti. Non puo' essere riportato un totale generico in quanto il personale dirigente e quello del comparto afferiscono a diversi contratti collettivi nazionali di lavoro (comparto e aree dirigenziali), per ognuno dei quali dovra' essere accertata una diversa rappresentativita' sindacale. Con riguardo al personale con rapporto di lavoro a tempo determinato, le Istituzione scolastiche, educative e di alta formazione di cui all'art. 5, comma 1, punto I e II del CCNQ del 13 luglio 2016 dovranno indicare solo i dipendenti e dirigenti con incarico annuale o, comunque, sino al termine delle lezioni. Il dato relativo ai dipendenti in servizio al 31 dicembre 2017 deve essere compilato anche in assenza di deleghe espresse in favore delle organizzazioni sindacali. Il dipendente in posizione di comando o altro analogo provvedimento a carattere temporaneo che lo colloca in servizio presso altra amministrazione, deve essere censito dall'amministrazione in cui e' in ruolo. L'amministrazione presso cui lo stesso presta servizio in posizione di comando non deve conteggiare detto personale onde evitare una doppia rilevazione. Come evidenziato al paragrafo B, se al 31 dicembre 2017 non vi siano dipendenti, ovvero sia in servizio solamente personale comandato da altra amministrazione e da quest'ultima censito, la schermata relativa al personale in servizio al 31 dicembre 2017 deve essere ugualmente compilata indicando il valore zero, onde permettere all'Agenzia di concludere la propria rilevazione senza attendere o sollecitare l'invio dei dati. Solo qualora, per condizioni particolari (es. enti di recentissima istituzione), il dipendente sia retribuito totalmente dall'amministrazione ove opera temporaneamente in comando, in attesa dell'inquadramento nel nuovo ente, dovra' essere quest'ultimo a rilevarlo. In ogni caso e' compito dell'amministrazione verificare che non avvengano duplicazioni. C2. Denominazione per esteso ed in sigla dell'organizzazione sindacale Con il termine organizzazioni sindacali s'intendono esclusivamente le OO.SS. di categoria. Il comma 7 dell'art. 43 del decreto legislativo n. 165 del 2001 prevede che le modalita' di rilevazione devono garantire la riservatezza delle informazioni. Per tale ragione devono essere compilate schede distinte per ognuna delle organizzazioni sindacali a cui sono state rilasciate deleghe per la trattenuta sulla retribuzione. Il medesimo articolo attribuisce alle amministrazioni il compito di rilevare e trasmettere i dati richiesti. L'Aran si limitera' a prendere atto degli stessi, non avendo alcun compito di valutazione ne' d'interpretazione delle comunicazioni intervenute tra i sindacati e le singole amministrazioni. Le amministrazioni devono compilare con esattezza i campi relativi all'indicazione della denominazione per esteso e della sigla dell'organizzazione sindacale di categoria, avendo cura di riportare esattamente la denominazione del soggetto sindacale a favore del quale e' stata effettuata la trattenuta. Non rileva la struttura organizzativa interna all'organizzazione sindacale percettrice del contributo, ne' l'intestazione del conto corrente presso cui le somme trattenute sono materialmente versate. E', di norma, esclusa la possibilita' di indicare, anziche' la denominazione e la sigla dell'organizzazione di categoria, quella della sola confederazione a cui la stessa aderisce. In tal caso, infatti, in considerazione della coesistenza di piu' e diverse categorie presenti nel pubblico impiego aderenti alla medesima confederazione, non sarebbe possibile individuare di quale organizzazione sindacale si tratti (ad esempio la sola denominazione CGIL, che indica la confederazione, non permette di individuare di quale categoria si tratti. La scheda deve essere percio' correttamente intestata a FP CGIL o FLC CGIL, ovvero devono essere compilate tante schede quante sono le categorie aderenti alla medesima confederazione nel caso siano contemporaneamente presenti nell'amministrazione). Andra' indicata la sola confederazione nell'esclusivo caso in cui la delega del lavoratore sia effettivamente rilasciata a favore di una confederazione e non di un sindacato di categoria, circostanza questa che deve evincersi dalla singola delega e deve essere attentamente verificata. Si ribadisce che ai sensi dell'art. 24 del CCNQ 4 dicembre 2017, in caso di affiliazione o altra forma aggregativa tra sigle sindacali che non dia luogo alla creazione di un nuovo soggetto e' sempre esclusa l'attribuzione delle deleghe dell'affiliato all'affiliante. Diverso e' il caso di incorporazione/fusione di una organizzazione sindacale in un soggetto gia' esistente trattandosi in questo caso, invece, di successione a titolo universale, che deve essere avvenuta ed essere stata recepita dall'amministrazione entro il 31 dicembre 2017. C3. Numero deleghe al 31 dicembre 2017 Per delega si intende l'autorizzazione rilasciata dal dipendente al datore di lavoro affinche' questi provveda a trattenere una somma X dal trattamento economico di spettanza del lavoratore e la versi ad una organizzazione sindacale. Vanno, pertanto, rilevate le sole iscrizioni ai sindacati tramite delega con trattenuta sulla retribuzione e desumibili esclusivamente dalla stessa (in sintesi, la rilevazione corrisponde alla lettura della retribuzione nella voce specifica). Non devono essere conseguentemente rilevate le iscrizioni dirette ai sindacati senza delega per la relativa trattenuta sulla retribuzione. Anche in questo caso, come per il numero dei dipendenti, si tratta di un dato di stock che fotografa esattamente la situazione al 31 dicembre 2017. Non devono, pertanto, essere conteggiate le deleghe revocate prima di tale data ne' quelle rilasciate dopo tale data, ovvero dall'1 gennaio 2018 in poi. La rilevazione e' effettuata sulla retribuzione di gennaio 2018 a valere sul 31 dicembre 2017, in quanto solo a gennaio sono rilevabili tutte le deleghe rilasciate (o revocate) alle organizzazioni sindacali entro il mese di dicembre 2017, incluse, pertanto, le cosiddette nuove deleghe che, seppure non contabilizzate nel dicembre 2017, di fatto erano gia' attive a tale ultima data (art. 25, comma 2, del CCNQ del 4 dicembre 2017). In merito si ricorda che, ai sensi dell'art. 1, comma 1, lettera b, del CCNQ in materia di contributi sindacali sottoscritto l'8 febbraio 1996, «la delega ha effetto dal primo giorno del mese successivo a quello del rilascio». Pertanto e' compito delle amministrazioni garantire che nella busta paga di gennaio 2018 vengano effettuate le trattenute relative a tutte le deleghe rilasciate entro la data del 31 dicembre 2017. Al fine di dare piena attuazione alla disposizione contenuta nell'art. 25, comma 2, del CCNQ del 4 dicembre 2017 «nei soli limitati casi in cui la lavorazione delle buste paga relative al mese di gennaio si chiuda prima del 31 dicembre 2017, la rilevazione avviene sulla busta paga del mese di febbraio a condizione che in detta busta paga risultino, per le nuove deleghe rilasciate a dicembre» 2017, «sia la trattenuta riferita al mese di gennaio che quella riferita al mese di febbraio.» Si ribadisce che devono essere indicati esclusivamente i dati relativi a deleghe rilasciate dai dipendenti in favore di associazioni che abbiano natura sindacale (cfr. anche CCNQ dell'8 febbraio 1996 in materia di contributi sindacali). Pertanto, non devono essere censiti dati relativi ad altre associazioni non aventi tale natura (ad es: associazioni professionali, associazioni di volontariato, associazioni culturali, associazioni che si occupano della formazione professionale, etc...) che determinerebbero una alterazione dei dati raccolti ai fini della rappresentativita' sindacale. E' compito delle amministrazioni verificare detta circostanza, rilevabile dallo statuto dei singoli soggetti. Come per il dato relativo ai dipendenti devono essere rispettate le distinzioni riportate nella scheda in ordine a: dirigenti, personale del comparto, tempo indeterminato, tempo determinato, categorie ecc., senza operare ulteriori sommatorie. Con riguardo al personale con rapporto di lavoro a tempo determinato operante nelle Istituzioni scolastiche, educative e di alta formazione di cui all'art. 5, comma 1, punto I e II del CCNQ del 13 luglio 2016 sia per il personale del comparto che per quello dirigenziale vanno rilevate solo le deleghe rilasciate dai dipendenti e dirigenti con incarico annuale o, comunque, sino al termine delle lezioni. Ai fini della rilevazione occorre fare riferimento al CCNL applicato al dipendente e non al titolo di studio in possesso dello stesso ovvero alla caratteristica del sindacato di categoria a cui ha rilasciato la delega (es. se un dipendente ha la laurea in medicina ed e' iscritto ad un sindacato che rappresenta solo medici, ma appartiene al comparto in quanto inquadrato come tecnico di radiologia, deve essere rilevato nel personale del comparto Sanita' e non nel personale dell'area Sanita'). Nel caso di organizzazioni che hanno un duplice scopo, sindacale e scientifico, il cui statuto prevede tipologie di iscrizioni diverse, per la sola sezione scientifica ovvero per la sola sezione sindacale - e' questo il caso di alcuni sindacati medici -, devono essere rilevate solo le iscrizioni a tale ultima sezione. Qualora la delega in favore di un'organizzazione sindacale risulti frazionata, cioe' versata in quote, tutte intestate al medesimo sindacato ma riferite alle varie strutture in cui questo e' articolato (ad esempio: parte alla struttura sindacale provinciale, parte a quella regionale e parte a quella nazionale), la delega va ritenuta unitaria e conteggiata una sola volta nell'ambito della stessa scheda, utilizzando, per il calcolo del contributo medio, il suo valore intero (ovvero la somma di tutti i frazionamenti). C4. Importo del contributo sindacale La disciplina contenuta nel comma 9 dell'art. 43 del decreto legislativo n. 165 del 2001 prevede che il Comitato paritetico possa deliberare che «non siano prese in considerazione, ai fini della misurazione del dato associativo, le deleghe a favore di organizzazioni sindacali che richiedano ai lavoratori un contributo economico inferiore di piu' della meta' rispetto a quello mediamente richiesto dalle organizzazioni sindacali del comparto o dell'area». Cio' rende indispensabile l'acquisizione del dato, ma anche la massima precisione nel calcolo del suo valore. L'entita' del contributo sindacale (art. 25, comma 3 del CCNQ 4 dicembre 2017) deve essere espressa in euro, in valore unitario medio mensile, escludendo valori percentuali. Ai fini del calcolo del valore medio unitario mensile va considerato esclusivamente il contributo versato da un lavoratore a tempo pieno per l'intero mese lavorativo di riferimento della rilevazione (gennaio 2018 a valere sul 31 dicembre 2017). In tal senso non ha rilievo quanto il lavoratore ha pagato nei mesi precedenti e il numero di mesi di trattenuta della delega nel 2017. Pertanto: 1. se il contributo sindacale e' versato per 13 mensilita', il valore medio mensile deve essere ricalcolato su 12 mensilita'; 2. se il dipendente ha un rapporto di lavoro part-time, il valore del suo contributo deve essere riportato a orario intero; 3. se la retribuzione non sia riferita all'intero mese, esempio l'assunzione sia avvenuta il 15 dicembre 2017 o casi analoghi, il valore del contributo deve essere riportato a valore mensile. C5. Deleghe espresse anche in favore di altre organizzazioni sindacali Puo' capitare che il medesimo dipendente, alla data del 31 dicembre 2017, sia contemporaneamente iscritto, tramite delega, a piu' e diversi sindacati: caso di deleghe doppie o multiple. Tale fattispecie deve essere rilevata in quanto anche questo dato rappresenta una variabile che viene utilizzata ai fini del corretto calcolo della rappresentativita'. Conseguentemente, la procedura richiede espressamente l'inserimento del dato in parola, ove presente. D. Amministrazioni gestite da «SPT»: Con tale dizione si intendono le amministrazioni che si avvalgono, per la gestione degli stipendi, del competente servizio del Ministero dell'economia e delle finanze (Service personale tesoro (SPT) della Direzione dei sistemi informativi e dell'innovazione). Le amministrazioni in parola, una volta entrate nella procedura, troveranno le schede gia' compilate atteso che i dati verranno trasmessi, in formato telematico, all'applicativo Aran direttamente da SPT. Le amministrazioni non potranno modificare le schede precompilate, ne' sommare, raggruppandole, deleghe con codici diversi, anche se riconducibili alla medesima sigla sindacale. In questo caso non sarebbe piu' rilevabile il diverso contributo sindacale che sottende al differente codice meccanografico. Nel caso in cui le organizzazioni sindacali chiedano una modifica dei dati indicati nelle schede predisposte, le amministrazioni dovranno effettuare una verifica con il competente Ufficio della summenzionata Direzione dei sistemi informativi e dell'innovazione, unica istanza deputata a controllare se le deleghe oggetto della contestazione siano state o meno attivate. Il citato Ufficio verifica la congruita' delle informazioni inserite nel programma di gestione delle buste paga ed, ove necessario, comunica formalmente all'amministrazione (e per conoscenza all'ARAN) il dato aggiornato. Solo a seguito di tale comunicazione l'amministrazione potra' apportare correttivi ai dati precaricati nell'applicativo «DELEGHE SINDACALI». Si ricorda che l'Agenzia verifichera' l'esistenza di eventuali differenze tra il dato precaricato ed il dato presente alla chiusura della rilevazione. Gli RLE saranno responsabili di ogni modifica non accompagnata dalla suindicata documentazione formale del MEF. Si ricorda che per le Istituzioni scolastiche, educative e di alta formazione, con eccezione dei soli Istituti musicali pareggiati, i dati relativi alle deleghe sindacali dovranno essere trasmessi esclusivamente dal Ministero dell'istruzione, dell'universita' e della ricerca. E. Adempimenti E1. Firma del rappresentante sindacale L'applicativo consentira' di generare un report in formato PDF per ogni organizzazione sindacale, contenente i dati inseriti nel procedimento. Ai sensi dell'art. 43, comma 7, del decreto legislativo n. 165 del 2001 i dati devono essere controfirmati da un rappresentante dell'organizzazione sindacale interessata con modalita' che garantiscano la riservatezza della stessa. Pertanto, ogni report dovra' essere stampato e controfirmato da un rappresentante dell'organizzazione sindacale cui lo stesso si riferisce, al quale, fermo restando quanto previsto al paragrafo E3, dovra' essere consegnata una copia del report firmato. Per rappresentante sindacale si intende il dirigente sindacale (aziendale - di zona - comunale - territoriale - provinciale - nazionale) dell'organizzazione sindacale interessata, ovvero un componente della RSU o un dipendente appositamente delegato per iscritto (in questi ultimi due casi il delegante e' l'organizzazione sindacale e la delega deve essere formalmente presentata). Va pertanto escluso che: la firma sia apposta dal medesimo rappresentante sindacale su schede intestate a differenti organizzazioni sindacali. Ogni rappresentante sindacale puo' sottoscrivere esclusivamente le schede dell'organizzazione che rappresenta; la firma sia apposta dal componente della RSU, se non per espressa indicazione dell'organizzazione sindacale interessata. Nel rispetto dei principi di affidabilita', correttezza e buona fede, le amministrazioni, in presenza di discordanze sul dato eccepite dalle organizzazioni sindacali, presteranno la propria collaborazione per consentire la verifica della congruita' del dato, controllando con le stesse le iscrizioni censite. E2. Motivazione della mancata firma del rappresentante sindacale Ove la scheda non sia controfirmata dall'organizzazione sindacale interessata, come previsto dalla norma, il funzionario responsabile della compilazione deve, utilizzando l'apposito riquadro, specificare il motivo della mancata firma con una propria dichiarazione da cui risulti detta circostanza. In caso di contestazioni da parte delle organizzazioni sindacali, qualora l'amministrazione non ritenga di dover apportare modifiche al dato, le schede devono essere ugualmente completate indicando i motivi della contestazione nelle annotazioni in calce alla scheda. E3. Trasmissione del report all'organizzazione sindacale Al fine di garantire un'adeguata informazione il report, contenente i dati inseriti nel procedimento, deve essere inviato all'organizzazione sindacale interessata. Nel rispetto della vigente legislazione sulla riservatezza delle informazioni ad ogni sindacato va inviato esclusivamente il report di propria pertinenza, vale a dire quello intestato all'organizzazione destinataria e non anche quelli intestati alle altre organizzazioni. La data di invio alla organizzazione sindacale deve essere riportata nell'apposito riquadro. F. Conservazione degli atti Poiche' la rilevazione delle deleghe avverra' in via telematica, nessun documento cartaceo dovra' essere trasmesso all'ARAN. Si richiama l'attenzione sul fatto che l'amministrazione dovra' conservare per almeno 10 anni tutti i report sottoscritti dalle organizzazioni sindacali (ovvero riportanti la motivazione della mancata firma) e la prova dell'avvenuta trasmissione degli stessi al singolo sindacato, a tutela dell'RP Deleghe e del RLE, atteso che gli stessi dovranno dichiarare, negli appositi campi previsti nell'applicativo «DELEGHE SINDACALI», se e' stata acquisita la firma del rappresentante sindacale (indicandone le generalita' e il ruolo all'interno del sindacato) o, in caso negativo, la motivazione della mancata firma. Roma, 12 dicembre 2017 Il Presidente: Gasparrini