Gazzetta n. 197 del 7 agosto 2020 - COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

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COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

DELIBERA 29 luglio 2020

Direttive alle forme pensionistiche complementari in merito alle modifiche e integrazioni recate al decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, dal decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147, in attuazione della direttiva (UE) 2016/2341.

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE

Visto il decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante «Disciplina delle forme pensionistiche complementari» (di seguito: decreto n. 252/2005), come modificato dal decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147 (di seguito: decreto n. 147/2018), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del 17 gennaio 2019 ed entrato in vigore il 1° febbraio 2019;
Vista la direttiva (UE) 2016/2341 del Parlamento europeo e del Consiglio del 14 dicembre 2016 relativa alle attivita' e alla vigilanza degli enti pensionistici aziendali o professionali;
Visto l'art. 19, comma 2, del decreto n. 252/2005, secondo il quale la COVIP esercita, anche mediante l'emanazione di istruzioni di carattere generale e particolare, la vigilanza su tutte le forme pensionistiche complementari;
Visto l'art. 19, comma 2, lettera i), del decreto n. 252/2005, in base al quale la COVIP, nell'ambito della vigilanza esercitata sulle forme pensionistiche complementari, esercita il controllo sulla gestione tecnica, finanziaria, patrimoniale e contabile delle forme stesse;
Visto l'art. 18, comma 5, del decreto n. 252/2005, in base al quale i regolamenti, le istruzioni di vigilanza e i provvedimenti di carattere generale, adottati dalla COVIP per assolvere i compiti di cui all'art. 19, sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale e nel bollettino della COVIP;
Considerata l'ampiezza e rilevanza delle innovazioni apportate al decreto n. 252/2005 a seguito dell'entrata in vigore del decreto n. 147/2018, adottato in attuazione della direttiva (UE) 2016/2341;
Rilevata l'esigenza di procedere all'emanazione di istruzioni di carattere generale alle forme pensionistiche complementari al fine di indirizzarne l'attivita' di adeguamento;
Tenuto conto delle indicazioni scaturite ad esito della procedura di consultazione posta in essere dalla COVIP a partire dal 28 marzo 2019;

E M A N A
le seguenti direttive:

Direttive alle forme pensionistiche complementari in merito alle modifiche e integrazioni recate al decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, dal decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147, in attuazione della direttiva (UE) 2016/2341.
Con il decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147 (di seguito: decreto n. 147/2018), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del 17 gennaio 2019, e' stata data attuazione alla direttiva (UE) 2016/2341, del Parlamento europeo e del Consiglio, del 14 dicembre 2016, relativa alle attivita' e alla vigilanza degli enti pensionistici aziendali o professionali.
Il recepimento della direttiva e' stato realizzato attraverso un'ampia e articolata revisione della disciplina delle forme pensionistiche complementari, contenuta nel decreto n. 252/2005. Le modifiche al decreto sono entrate in vigore il 1° febbraio 2019.
Con le presenti direttive sono dettate istruzioni di vigilanza volte a chiarire i principali profili di novita' della normativa primaria di settore, il loro impatto sull'attuale assetto delle forme pensionistiche, le modifiche da apportare sia sotto il profilo organizzativo che documentale, nonche' a specificare le modalita' e tempistiche di adeguamento, cosi' da meglio indirizzare le attivita' che le forme pensionistiche sono chiamate a porre in essere.
Le direttive sono articolate in paragrafi che seguono, sostanzialmente, la struttura dell'articolato del decreto, cosi' da facilitare l'individuazione delle novita' ed evidenziare gli interventi da realizzare e la relativa tempistica.
Salvo che non sia diversamente previsto dalle presenti direttive, restano valide tutte le disposizioni adottate dalla COVIP, nonche' gli orientamenti e circolari della stessa, che risultino in essere alla data di entrata in vigore del decreto n. 147/2018. 1. Ambito di applicazione e definizioni
Il nuovo comma 1-bis dell'art. 1 del decreto n. 252/2005 esplicita il divieto per tutte le forme pensionistiche complementari di svolgere attivita' ulteriori rispetto all'attivita' di previdenza complementare e a quelle ad essa collegate. La norma ribadisce un principio gia' contemplato dal nostro ordinamento, quale e' quello dell'esclusivita' dello scopo delle forme pensionistiche complementari, gia' presente nell'art. 3 del decreto ministeriale n. 211/1997.
Secondo il quadro vigente, l'attivita' tipica delle forme pensionistiche complementari e' costituita dalla raccolta di contributi e dal loro investimento, nonche' dall'erogazione di trattamenti di previdenza complementari del sistema obbligatorio, unitamente alle prestazioni erogabili in corso di rapporto in presenza delle condizioni previste dalla normativa. A tali attivita' e' poi possibile abbinare altre prestazioni, quali, ad esempio, le prestazioni per invalidita' e premorienza di cui all'art. 6, comma 5, del decreto n. 252/2005, ovvero la copertura del rischio di non autosufficienza nel compimento degli atti della vita quotidiana, come previsto dal decreto 22 dicembre 2000 del direttore generale del Dipartimento delle entrate del Ministero delle finanze.
Nelle lettere da c-ter) a c-quinquiesdecies), del comma 3, dell'art. 1 del decreto n. 252/2005 vengono poi introdotte nuove definizioni, riprese dalla direttiva (UE) 2016/2341, funzionali a chiarire univocamente talune delle nuove disposizioni.
Di particolare interesse e' la definizione relativa alle funzioni fondamentali, con la quale e' precisato che sono da intendersi come tali, ai fini dell'applicazione delle varie previsioni del decreto n. 252/2005 che le richiamano, quelle consistenti nella «funzione di gestione dei rischi», nella «funzione di revisione interna» e nella «funzione attuariale».
Nel rinviare ai paragrafi successivi per una disamina piu' approfondita delle peculiarita' di dette funzioni, merita qui precisare che non sono ricomprese nella nozione di «funzioni fondamentali», ancorche' siano di prioritaria rilevanza per il buon funzionamento del fondo pensione, le strutture deputate allo svolgimento di compiti precipuamente operativi, come ad esempio la funzione finanza prevista dalle «Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento», di cui alla deliberazione COVIP del 16 marzo 2012. 2. Sistema di Governo
Tra le novita' di maggiore rilievo apportate al decreto n. 252/2005, numerose previsioni riguardano il sistema di governo dei fondi pensione negoziali e dei fondi pensione preesistenti con soggettivita' giuridica. Si tratta di un insieme variegato di disposizioni nel cui ambito rientrano sia previsioni di carattere generale, dirette a enucleare alcuni principi di buona amministrazione, sia norme dotate di piu' puntuale carattere prescrittivo.
Nel nuovo art. 4-bis sono previsti i requisiti generali in materia di sistema di governo cui debbono uniformarsi i fondi pensione negoziali e quelli preesistenti con soggettivita' giuridica.
Il sistema di governo dei fondi deve risultare proporzionato alla dimensione, natura, portata e complessita' delle attivita' del fondo pensione, affinche' la struttura non risulti indebitamente onerosa. Ferma restando la necessita' di formalizzare l'istituzione delle funzioni fondamentali, non vi e' un modello unico cui uniformarsi, ma spetta all'organo di amministrazione di ciascun fondo pensione definire, entro i margini di flessibilita' consentiti dalla normativa, la propria organizzazione nel modo piu' appropriato rispetto alla propria attivita', avendo a riferimento i principali profili che la caratterizzano, quali ad esempio il regime pensionistico applicato, le modalita' gestionali, la configurazione della platea di riferimento, l'articolazione dei flussi contributivi, la tipologia delle prestazioni fornite e le caratteristiche dei soggetti tenuti alla contribuzione.
Il sistema deve essere disegnato in modo tale da rispondere alla prioritaria esigenza, attuale e prospettica, di tutela degli aderenti e dei beneficiari e da garantire l'efficienza e l'efficacia dei processi interni e di quelli esternalizzati, l'idonea individuazione e gestione dei rischi, nonche' l'attendibilita' e l'integrita' dei dati e delle informazioni, anche contabili, inerenti ai profili gestionali e lo svolgimento delle attivita' gestionali nel rispetto dei criteri di sana e prudente gestione.
Si tratta nel complesso di principi che gia' da tempo permeano il settore della previdenza complementare, avendo la COVIP in piu' occasioni richiamato l'attenzione dei fondi pensione negoziali in merito all'esigenza di dotarsi di un adeguato assetto organizzativo e di un efficiente sistema di controlli interni.
L'entrata in vigore delle nuove disposizioni costituisce l'occasione per una nuova riflessione e valutazione critica da parte degli organi di amministrazione, non solo dei fondi pensione negoziali ma anche di quelli preesistenti, circa l'assetto organizzativo in essere e i miglioramenti realizzabili.
Il comma 5, dell'art. 4-bis, del decreto n. 252/2005 prescrive inoltre l'adozione, da parte dei fondi pensione negoziali e dei fondi pensione preesistenti dotati di soggettivita' giuridica di un efficace «sistema di controllo interno».
L'adozione di un sistema di controllo interno riveste un ruolo centrale nell'organizzazione di un fondo pensione quale efficace presidio per garantire il rispetto delle regole, la funzionalita' del sistema gestionale e la diffusione di valori di corretta amministrazione e legalita'. Il sistema prevede attivita' di controllo diffuse in ogni settore operativo e serve, in particolare, a garantire l'emersione delle eventuali anomalie e la loro rappresentazione a chi e' in grado di attivare tempestivamente gli opportuni interventi correttivi.
Tale sistema presuppone l'esistenza all'interno di ciascun fondo pensione negoziale e preesistente con soggettivita' giuridica di un insieme organizzato, coinvolgente piu' strutture e soggetti, di procedure di verifica dell'operativita' a tutti i livelli del fondo pensione, che complessivamente assicuri la verifica di conformita' dell'attivita' del fondo rispetto alla normativa nazionale e dell'Unione europea, sia essa primaria o secondaria, nonche' la rispondenza alle previsioni stabilite dagli statuti, dai regolamenti e dalle procedure operative.
Il sistema di controllo interno deve almeno prevedere «controlli interni di linea» definiti da apposite procedure ed effettuati dalle stesse strutture operative incaricate delle relative attivita' (ad esempio controlli sistematici o a campione). In funzione delle dimensioni del fondo e della complessita' del suo assetto organizzativo, in ragione della numerosita' degli incarichi affidati in outsourcing o del modello gestionale adottato, andra' poi valutata l'istituzione di «controlli interni di secondo livello», affidati a unita' distinte da quelle deputate a svolgere i controlli di linea e diretti a verificare il rispetto dei limiti assegnati alle funzioni operative e la coerenza dell'operativita' delle singole aree di attivita' rispetto agli obiettivi assegnati.
Il decreto n. 252/2005 non prevede l'obbligo, per i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica, di dotarsi di una apposita funzione di compliance. L'istituzione di una specifica funzione di compliance e' quindi rimessa ai singoli fondi pensione, in ragione delle caratteristiche degli stessi. Rimane comunque ferma l'esigenza che ciascun fondo si strutturi in modo da assicurare che le procedure interne siano coerenti con l'obiettivo di prevenire la violazione di norme e di regole e procedure deliberate dall'organo di amministrazione, al fine di evitare il rischio di incorrere in sanzioni, perdite finanziarie o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme legislative, regolamentari o di autoregolamentazione. La compliance fa parte del sistema di controllo interno del fondo.
L'adeguatezza e l'efficienza del complessivo sistema di controllo interno deve, poi, formare oggetto di riesame da parte della nuova funzione di revisione interna, che potra' essere, a sua volta, interna al fondo ovvero esterna allo stesso. In merito a tale funzione si fa rinvio a quanto precisato nell'apposito paragrafo.
Nel comma 6 dell'art. 4-bis e' prescritta l'adozione di misure idonee a garantire la continua e regolare operativita' anche in situazioni di emergenza. In relazione alle maggiori fonti di rischio identificate in via autonoma da ciascun fondo pensione negoziale e preesistente con soggettivita' giuridica, l'organo di amministrazione adotta un piano di emergenza (contingency plan), altrimenti detto anche di continuita' operativa, nel quale sono definiti i meccanismi e i processi interni per la gestione di eventuali criticita', e lo rivede e aggiorna periodicamente, con cadenza almeno triennale. Il piano di emergenza e' reso noto al personale interessato dal piano stesso, cosi' da assicurare la piena consapevolezza delle attivita' da espletare al ricorrere di situazioni di emergenza.
Il comma 7 dell'art. 4-bis prevede che siano almeno due i soggetti deputati ad amministrare effettivamente un fondo pensione negoziale o preesistente con soggettivita' giuridica, prevedendo che la COVIP possa concedere in casi eccezionali una deroga. La norma e' evidentemente volta a evitare che un fondo sia, di fatto, amministrato da un unico soggetto.
Rilevato che la normativa di settore (di cui all'art. 5, comma 1, del decreto n. 252/2005 e all'art. 3, comma 1, del decreto ministeriale n. 62/2007) prevede la partecipazione paritetica di rappresentanti dei lavoratori e dei datori di lavoro negli organi di amministrazione dei fondi pensione negoziali e preesistenti, si osserva che, al fine di dare concreta attuazione alla disposizione in argomento, nell'ipotesi in cui all'interno di un organo di amministrazione, ancorche' paritetico, si sia adottato un modello di amministrazione che prevede la delega di funzioni, risulta comunque precluso accentrare rilevanti poteri decisionali in capo a un unico soggetto.
La normativa prescrive, altresi', che il sistema di governo debba essere descritto in un apposito documento, da redigersi, con cadenza annuale, da parte dell'organo di amministrazione dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica e da pubblicarsi sul sito web del fondo unitamente al bilancio.
Tale documento, denominato «Documento sul sistema di governo», ha per oggetto:
a) l'organizzazione del fondo pensione (organigramma, composizione e attribuzione degli organi e rappresentazione delle strutture operative; rappresentazione delle funzioni fondamentali e delle altre funzioni e interrelazioni con le funzioni operative), dando evidenza delle funzioni e/o attivita' che risultano esternalizzate;
b) una descrizione sintetica di come e' organizzato il sistema di controllo interno;
c) una descrizione sintetica di come e' organizzato il sistema di gestione dei rischi;
d) le informazioni essenziali e pertinenti relative alla policy adottata con riferimento alla politica di remunerazione.
Nell'ambito della descrizione dell'organizzazione del fondo pensione sono riportati anche i compiti e le responsabilita' dei soggetti, organi e strutture, coinvolti nel processo di investimento di cui all'art. 5 delle «Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento», che non dovranno pertanto essere piu' riportati nel documento sulla politica di investimento (salvo effettuare un rinvio al «Documento sul sistema di governo»).
La prima pubblicazione del «Documento sul sistema di governo» andra' effettuata nel 2021, unitamente al bilancio per il 2020, cosi' da poter fornire, a seguito dell'avvenuta realizzazione di tutti gli adeguamenti prescritti, un quadro esauriente e aggiornato dell'assetto organizzativo complessivo del fondo.
Le informazioni sull'assetto organizzativo relative a profili piu' specifici e ad aspetti maggiormente tecnici del sistema di governo, complementari al «Documento sul sistema di governo», sono riportate in un documento denominato «Documento politiche di governance» che non forma oggetto di pubblicazione. Tale documento e' redatto in occasione della prima predisposizione del «Documento sul sistema di governo».
Il «Documento politiche di governance» prende a riferimento:
a) le politiche di gestione dei rischi e di revisione interna, nonche' quella relativa all'attivita' attuariale (laddove rilevante);
b) il sistema di controllo della gestione finanziaria di cui all'art. 6 delle «Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento», la cui descrizione (contenuta nel comma 1 del medesimo articolo) non andra' pertanto piu' riportata nel documento sulla politica di investimento;
c) il piano strategico sulle tecnologie dell'informazione e della comunicazione;
d) il sistema informativo del fondo pensione e i presidi di sicurezza informatici adottati;
e) i piani di emergenza;
f) la politica di esternalizzazione delle funzioni/attivita';
g) la politica di remunerazione;
h) la politica di gestione dei conflitti di interesse.
Con la redazione dei predetti documenti, i fondi pensione negoziali non saranno piu' tenuti a predisporre la relazione illustrativa sull'assetto organizzativo del fondo, di cui alla circolare COVIP del 17 febbraio 2005, prot. n. 831.
Le novita' in tema di sistema di governo dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica sono, altresi', contenute negli articoli 5 (Organi di amministrazione e di controllo, direttore generale, responsabile e organismo di rappresentanza), 5-bis (Funzioni fondamentali), 5-ter (Gestione dei rischi), 5-quater (Funzione di revisione interna), 5-quinquies (Funzione attuariale), 5-septies (Esternalizzazione), 5-octies (Politica di remunerazione) e 5-novies (Valutazione interna del rischio) del decreto n. 252/2005. Tali novita' sono descritte e commentate nei successivi paragrafi.
In considerazione del nuovo sistema di governo, i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica sono tenuti a dotarsi di idonee procedure operative che definiscano in modo chiaro il riparto delle funzioni e delle responsabilita' tra tutti i vari soggetti che partecipano alla gestione del fondo, evitando sovrapposizioni. Il sistema deve, altresi', assicurare l'ordinata, completa e tempestiva circolazione delle informazioni rilevanti, nonche' la tempestiva segnalazione delle eventuali disfunzioni e violazioni riscontrate al soggetto o organo competente ad attivare le misure correttive. Le procedure interne sono strutturate in modo da garantire che le segnalazioni vengano prontamente esaminate e valutate.
Le procedure che regolano l'attribuzione di compiti, i processi operativi, gli strumenti e le linee di riporto informativo sono inoltre formalizzate, da parte dei fondi pensione negoziali e dai fondi preesistenti con soggettivita' giuridica, in un apposito «Manuale operativo delle procedure». Cio', al fine di promuovere la correttezza operativa e prevenire condotte devianti. Tale adempimento e' posto in essere entro la data di approvazione del bilancio relativo all'anno 2020. Il Manuale e', poi, soggetto a costante aggiornamento.
Alla luce delle novita' normative sopravvenute e delle istruzioni di vigilanza dettate con le presenti direttive, sono da intendersi abrogate le «Linee guida in materia di organizzazione interna dei fondi pensione negoziali», di cui alla deliberazione COVIP del 4 dicembre 2003.
Tenuto conto della ratio delle norme e del sopra richiamato principio di proporzionalita', sono da escludere dall'ambito di applicazione degli articoli sopra indicati relativi al sistema di governo, nonche' dall'obbligo di dotarsi di un «Manuale operativo delle procedure», del «Documento sul sistema di governo» e del «Documento politiche di governance», i fondi pensione interessati da processi di liquidazione ovvero di fusione con altri fondi, deliberati entro la fine del 2020. 3. Organi di amministrazione e di controllo, direttore generale,
responsabile e organismo di rappresentanza.
Il nuovo art. 5 del decreto n. 252/2005 prevede una piu' chiara ripartizione delle funzioni e competenze dei vari organi dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica, cosi' da meglio delimitare le responsabilita' dei vari soggetti coinvolti nella governance di tali fondi.
Nel comma 1-bis e' disciplinata la nomina di un direttore generale da parte dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica. La figura del direttore generale era stata gia' prevista dalla COVIP per i fondi pensione negoziali nelle sopra citate «Linee guida in materia di organizzazione interna dei fondi pensione negoziali». Anche i fondi pensione preesistenti con soggettivita' giuridica devono ora dotarsene. In entrambe le tipologie di fondi, tenuto conto della dimensione, natura, portata e complessita' delle attivita' della forma, l'incarico puo' essere affidato a un componente dell'organo di amministrazione, in possesso dei prescritti requisiti.
Le funzioni principali del direttore generale sono ora descritte nel comma 1-bis, dell'art. 5, del decreto n. 252/2005. I fondi pensione che gia' si sono dotati di tale figura sono chiamati a verificare se l'incarico affidato contempla gia' le funzioni previste dal decreto e, in difetto, a integrarle.
Il direttore generale e' preposto a curare l'efficiente gestione dell'attivita' corrente della forma pensionistica complementare, attraverso l'organizzazione dei processi di lavoro e l'utilizzo delle risorse umane e strumentali disponibili, e a realizzare l'attuazione delle decisioni dell'organo di amministrazione, anche attraverso la predisposizione degli atti contrattuali che regolano i rapporti del fondo e lo svolgimento delle operazioni connesse alla selezione dei gestori finanziari e del depositario.
Il direttore generale supporta l'organo di amministrazione nell'assunzione delle scelte di politica gestionale, fornendo allo stesso le necessarie proposte, analisi e valutazioni, verificando la coerenza con il quadro normativo di riferimento, con gli indirizzi strategici del fondo e con le risorse disponibili. In tale ambito rientra anche l'analisi delle caratteristiche dei potenziali aderenti, aderenti e beneficiari e la valutazione dei relativi bisogni previdenziali. Il direttore generale assicura, inoltre, l'efficiente e tempestiva trattazione dei reclami pervenuti al fondo e la connessa reportistica alla COVIP.
Considerata la governance complessiva dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica, articolata tra organi di amministrazione, di direzione e di controllo, aventi tutti come unica finalita' quella della tutela degli aderenti e dei beneficiari, e' stato per tali fondi eliminato l'obbligo di avere un responsabile. Poiche' tale figura e' venuta meno per effetto di una normativa sopravvenuta direttamente applicabile, i fondi procedono a porre termine agli incarichi in essere. Spetta al direttore generale provvedere all'invio alla COVIP dei dati e delle notizie che le attuali disposizioni prevedono che siano trasmesse dal responsabile.
In base all'art. 5, comma 2, del decreto n. 252/2005, la nomina del responsabile della forma pensionistica e', quindi, adesso prevista solo per le societa' istitutrici di fondi pensione aperti e PIP. Cio' trova altresi' conferma nell'art. 5-sexies, comma 1, lettera c), del medesimo decreto, in tema di requisiti per l'esercizio dell'incarico di responsabile.
In forza della novita' sopravvenuta, deve intendersi superata la previsione contenuta nell'art. 3, comma 3, del decreto ministeriale n. 62/2007, relativamente ai fondi interni bancari e assicurativi. Tale obbligo e' venuto meno anche per i fondi interni diversi da quelli interni bancari e assicurativi, iscritti alla II sezione speciale dell'albo. Ferme restando le responsabilita' degli organi delle societa' o degli enti al cui interno sono costituiti i predetti fondi pensione, tali soggetti sono comunque tenuti a individuare un soggetto o unita' operativa deputata a fungere da referente per i rapporti con la COVIP.
Nel decreto n. 252/2005 risultano ora meglio dettagliate le attribuzioni del responsabile della forma pensionistica e ancor meglio precisati i flussi informativi tra il responsabile e gli altri organi della societa' istitutrice del fondo pensione aperto e del PIP e tra il responsabile e la COVIP. Nel complesso e' stato ripreso, a livello di normativa primaria, quanto e' gia' oggi previsto nei regolamenti dei fondi pensione aperti e dei PIP, sulla base degli schemi di regolamento elaborati dalla COVIP con la deliberazione del 31 ottobre 2006.
E' stato, inoltre, abrogato il comma 4 del medesimo art. 5 del decreto n. 252/2005, che, per i fondi pensione aperti, prevedeva l'istituzione di un «organismo di sorveglianza». In suo luogo e' ora previsto che i fondi pensione aperti ad adesione collettiva costituiscano un «organismo di rappresentanza» qualora gli iscritti, su base collettiva, di una singola impresa o gruppo siano almeno in numero pari a cinquecento. I compiti di detto organismo sono ora di rappresentanza delle collettivita' e non piu' di «controllo» e cio' si riflette nella nuova denominazione di tale organismo, che meglio rappresenta il diverso ruolo allo stesso attribuito. Anche i requisiti richiesti per lo svolgimento dell'incarico mutano conseguentemente, essendo ora previsti solo quelli di onorabilita'.
In coerenza con quanto sopra, la composizione dell'organismo di rappresentanza differisce da quella del precedente organismo di sorveglianza, essendo i suoi componenti unicamente espressione delle aziende o gruppi di aziende e dei corrispondenti lavoratori in esso rappresentati. L'eventuale mancata designazione dei propri rappresentanti da parte delle collettivita' di riferimento non consentira', pertanto, la formazione di un organismo di rappresentanza. Le societa' procedono a porre termine agli incarichi in essere relativi all'organismo di sorveglianza e ad attivare le procedure per l'istituzione del nuovo organismo con riguardo alle collettivita' di riferimento.
Eventuali compensi riconosciuti ai componenti dell'organismo di rappresentanza non possono essere fatti gravare sulla societa' che esercita l'attivita' del fondo pensione aperto ne' sul fondo stesso.
Con il decreto n. 147/2018 e' stato anche integrato l'elenco delle disposizioni del codice civile applicabili agli organi di amministrazione dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica, con l'aggiunta dell'art. 2391 (recante disposizioni in materia di «Interessi degli amministratori»), in quanto si tratta di norma richiamata dall'art. 2629-bis del medesimo codice e che trova applicazione anche ai fondi pensione.
E' adesso esplicitamente evidenziata la circostanza che all'organo di amministrazione dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica e' imputata la responsabilita' ultima per quanto concerne l'osservanza da parte del fondo della normativa nazionale e delle norme UE direttamente applicabili.
Sono, inoltre, meglio definiti i compiti dell'organo di controllo di un fondo pensione negoziale e preesistente con soggettivita' giuridica e indicati gli adempimenti di comunicazione cui e' tenuto il predetto organo nei confronti della COVIP a fronte di eventuali irregolarita' riscontrate nell'esercizio delle sue funzioni.
In particolare, l'organo di controllo vigila sull'osservanza della legge e dello statuto del fondo, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e verifica l'efficienza e l'efficacia dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dal fondo pensione e il suo concreto funzionamento, ai fini del rispetto della normativa tempo per tempo applicabile. Per l'espletamento dei suoi compiti l'organo di controllo puo' chiedere la collaborazione di tutte le strutture che svolgono compiti di controllo.
Nell'ambito delle sue attivita' l'organo di controllo valuta anche i risultati del lavoro della funzione di revisione interna, esaminando le periodiche relazioni e ogni altra comunicazione prodotte dalla stessa. L'organo di controllo esamina altresi' le relazioni periodiche di conformita' trasmesse dalla funzione di compliance (se esistente).
E', altresi', opportuno che l'organo di controllo sia specificamente sentito in merito alle decisioni riguardanti la nomina dei responsabili delle funzioni di revisione interna e di compliance, ove prevista.
Spetta all'organo di controllo segnalare all'organo amministrativo le eventuali anomalie o debolezze dell'assetto organizzativo e del sistema di governo del fondo pensione, indicando e sollecitando l'adozione di idonee misure correttive, verificando successivamente che le carenze o anomalie segnalate siano state superate.
L'organo di controllo conserva un'adeguata evidenza delle osservazioni e delle proposte formulate e della successiva attivita' di verifica dell'attuazione delle eventuali misure correttive.
Tenuto conto della dimensione, natura, portata e complessita' delle attivita' del fondo pensione, i compiti propri della funzione di revisione interna possono essere affidati all'organo di controllo del fondo pensione. 4. Funzioni fondamentali
Il nuovo art. 5-bis del decreto n. 252/2005 elenca le funzioni fondamentali di cui i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica si devono dotare. Si tratta della funzione di gestione dei rischi, della funzione di revisione interna e - ove applicabile - della funzione attuariale.
Le prime due funzioni, di gestione dei rischi e di revisione interna devono essere attivate pertanto in tutti i predetti fondi, mentre la funzione attuariale e' obbligatoria solo per quei fondi pensione che, in via diretta, coprono rischi biometrici o garantiscono un rendimento degli investimenti o un determinato livello di prestazioni, ai sensi dell'art. 7-bis del medesimo decreto.
I compiti specifici di ciascuna funzione sono individuati negli articoli da 5-ter a 5-quinquies del citato decreto; al riguardo si vedano i successivi paragrafi delle presenti direttive. Un compito comune a tutte le funzioni fondamentali e' quello descritto dall'art. 5-bis, comma 5, del decreto, che consiste nella comunicazione all'Autorita' di vigilanza delle situazioni problematiche riscontrate nello svolgimento della propria attivita' qualora le stesse non abbiano trovato, come dovrebbero, soluzione all'interno del fondo stesso.
Ai sensi dell'art. 4-bis del decreto n. 252/2005 la gestione dei rischi, la revisione interna e l'attivita' attuariale sono oggetto di politiche scritte approvate dall'organo di amministrazione, sentito il titolare della relativa funzione, e oggetto di riesame almeno ogni tre anni dal medesimo organo.
L'istituzione delle predette funzioni va, quindi, formalizzata in una specifica delibera dell'organo di amministrazione del fondo, che ne definisca quantomeno le responsabilita', i compiti e la frequenza della reportistica e il soggetto cui riferire all'interno del fondo, nonche' le misure e procedure adottate dal fondo per tutelare il titolare della funzione fondamentale che effettua le comunicazioni alla COVIP, di cui al sopra citato art. 5-bis, comma 5, da possibili ritorsioni o condotte comunque lesive.
I fondi pensione in ogni caso assicurano ai titolari delle funzioni fondamentali la sussistenza delle condizioni necessarie per un efficace svolgimento delle proprie mansioni, che sia obiettivo, equo e indipendente.
Salvo che per la funzione di revisione interna, che riferisce sempre all'organo di amministrazione, la normativa non indica a chi i titolari delle funzioni fondamentali comunicano le risultanze e le raccomandazioni rilevanti; spetta all'organo di amministrazione del fondo definire se il referto e' all'organo di amministrazione stesso o al direttore generale, essendo dunque ammesse scelte diversificate tra i fondi.
Fermo restando che la funzione di revisione interna deve risultare del tutto separata e indipendente rispetto alle altre funzioni, la collocazione organizzativa della funzione di gestione dei rischi e di quella attuariale e' lasciata all'autonomia dei singoli fondi pensione, in coerenza con il principio di proporzionalita' previsto dall'art. 4-bis, comma 2, del decreto n. 252/2005 per tutto il sistema di governo del fondo. Si puo' trattare di un'unita' organizzativa ovvero di un singolo soggetto, laddove l'attivita' di pertinenza lo consenta, cosi' come la funzione puo' essere affidata a unita' organizzative gia' in essere o a soggetti con altre funzioni all'interno del fondo, a condizione che vi siano adeguati presidi che garantiscano la separatezza dei compiti e prevengano conflitti di interessi; in linea di principio e', inoltre, consentito attribuire alla stessa persona o alla stessa unita' organizzativa di adempiere anche a piu' di una delle predette funzioni fondamentali.
La funzione di gestione dei rischi e quella attuariale possono essere attribuite anche a un membro dell'organo di amministrazione del fondo, che sia in possesso dei prescritti requisiti, qualora cio' risulti appropriato alla dimensione, natura, portata e complessita' delle attivita' da svolgere e valutando, in ogni caso, l'eventuale sussistenza di conflitti di interesse anche in relazione alle eventuali deleghe di cui e' titolare.
Il decreto n. 252/2005 consente anche di esternalizzare le funzioni fondamentali. In quest'ultimo caso e', di norma, vietato attribuire l'incarico alla stessa persona o unita' che svolge la medesima funzione presso l'impresa promotrice, dovendosi intendere come tale, in linea con la nuova definizione contenuta nell'art. 1, comma 3, lettera c-sexies, del citato decreto, il datore di lavoro che versa i contributi al fondo pensione. Per quanto riguarda il nostro sistema, la norma descrive una situazione che puo' riguardare al piu' i fondi aziendali o di gruppo. Trattasi, tuttavia, di divieto derogabile su autorizzazione della COVIP, qualora sia dimostrato che eventuali conflitti di interesse siano adeguatamente prevenuti o gestiti.
Ai sensi dell'art. 5-sexies, con apposito decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali sono definiti i requisiti complessivi di idoneita' a ricoprire la carica di titolare delle funzioni fondamentali. I fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica sono comunque tenuti a organizzarsi per assicurare l'attivazione delle predette funzioni entro e non oltre il 31 dicembre 2020, attribuendo l'incarico a soggetti dotati di competenze adeguate rispetto alle attivita' da svolgere, oltre che dotati dei requisiti di onorabilita' oggi previsti dall'art. 5, commi 1 e 2, del decreto ministeriale n. 79/2007, salvo poi verificarne la compatibilita' con le norme del nuovo decreto sui requisiti, una volta adottato.
Per quanto attiene, poi, alla funzione attuariale, atteso quanto disposto dall'art. 5-quinquies, comma 2, del decreto n. 252/2005 che gia' indica uno specifico requisito di professionalita' consistente nell'iscrizione nell'apposito albo, si ritiene che fino all'adozione del suddetto decreto l'incarico vada affidato a chi possiede tale requisito.
Per l'esercizio della vigilanza, la COVIP puo' richiedere, ai sensi dell'art. 19, comma 3, del decreto n. 252/2005, in qualsiasi momento, tra gli altri, ai titolari delle funzioni fondamentali di fornire, per quanto di rispettiva competenza, informazioni e valutazioni su qualsiasi questione relativa al fondo pensione, nonche' la trasmissione di dati e documenti. La COVIP puo' altresi', in base al successivo comma 4, lettera a), del medesimo art. 19, convocare presso di se' i titolari delle funzioni fondamentali. In caso di violazione trovano poi applicazione i poteri sanzionatori della COVIP, di cui all'art. 19-quater del medesimo decreto. 5. Sistema di gestione dei rischi e funzione di gestione dei rischi
L'art. 5-ter del decreto n. 252/2005 prevede che i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica si dotino di un sistema organico di gestione dei rischi che mappi i rischi che interessano il fondo e che disponga delle procedure necessarie per la loro complessiva gestione.
Il comma 4 e' riferito ai rischi propri del fondo, cioe' quelli ai quali lo stesso e' o potrebbe essere esposto; l'elenco ivi contenuto e' da intendersi quale elenco minimo dei rischi da prendere in considerazione, se pertinenti. Spetta a ciascun fondo, in ragione della propria organizzazione e della dimensione, natura, portata e complessita' della sua attivita', individuare i rischi di cui al predetto elenco che sono per lo stesso pertinenti, nonche' gli eventuali ulteriori rischi cui e' esposto.
Ancorche' la norma di cui sopra abbia un piu' diretto impatto sui fondi pensione a prestazione definita, anche i fondi pensione a contribuzione definita sono chiamati a individuare, anche al di fuori del predetto elenco, i rischi per essi comunque rilevanti. Uno dei rischi che sicuramente riguarda entrambe le tipologie di fondi pensione e' il rischio operativo, che l'art. 1, comma 3, lettera c-nonies), del citato decreto definisce come il rischio di subire perdite derivanti dall'inadeguatezza o dalla disfunzione di procedure interne, risorse umane o sistemi oppure da eventi esogeni.
Il comma 5 del medesimo articolo estende il sistema di gestione dei rischi a quelli che gravano sugli aderenti e sui beneficiari. Il sistema di gestione dei rischi comprende anche i rischi relativi alla gestione finanziaria del patrimonio di un fondo pensione a contribuzione definita.
Per facilitare l'attuazione del sistema di gestione dei rischi, il comma 6 dell'art. 5-ter prevede l'istituzione della specifica funzione di gestione dei rischi. In linea di principio, il compito della funzione di gestione dei rischi e' quello di concorrere alla definizione della politica di gestione dei rischi e di facilitare l'attuazione del sistema di gestione dei rischi, verificando l'efficienza ed efficacia del sistema nel suo complesso. In tale contesto, la stessa funzione e' necessariamente destinataria di flussi informativi che riguardano tutti i rischi individuati come rilevanti per il fondo pensione.
Quanto invece ai profili piu' strettamente operativi di monitoraggio e di gestione corrente dei rischi, gli stessi non fanno ordinariamente capo a un'unica unita' o a un unico soggetto, ben potendo essere articolati su piu' strutture o su piu' soggetti, integrati nella complessiva struttura organizzativa del fondo.
La funzione finanza prevista dalle sopra citate «Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento» continua ad avere una propria valenza autonoma, salvo considerare che ora la funzione di gestione dei rischi debba comunque concorrere alla definizione del sistema di controllo dei rischi anche inerenti alla gestione finanziaria e alla valutazione dell'efficienza e dell'efficacia del sistema medesimo.
Peraltro, avuto riguardo anche alle dimensioni e alla natura della forma pensionistica e alla tipologia dei modelli di gestione finanziaria, e' possibile prendere in considerazione modelli organizzativi nei quali la funzione di gestione del rischio effettua anche i controlli piu' operativi sulla gestione finanziaria, valutando in tal caso l'opportunita' di mantenere una unita' organizzativa autonoma relativa alla funzione finanza ovvero di assegnare ad altre strutture del fondo pensione gli ulteriori compiti oggi attribuiti alla predetta funzione finanza.
Come detto, l'art. 4-bis prevede che l'organo di amministrazione del fondo adotti una politica di gestione dei rischi e che tale politica sia oggetto di riesame almeno ogni tre anni, ovvero in ogni caso di variazioni significative. La definizione della politica di gestione dei rischi e' rimessa all'autonomia dei singoli fondi pensione; un ruolo centrale e' assunto dalla funzione di gestione dei rischi.
A titolo esemplificativo si rappresenta che la politica di gestione dei rischi dovra' definire le categorie di rischio e le metodologie per misurarli, indicare le modalita' attraverso le quali il fondo gestisce ogni categoria di rischio significativo o area di rischio, specificare i limiti di tolleranza al rischio all'interno di tutte le categorie di rischio rilevanti, descrivere la frequenza e il contenuto delle verifiche da eseguire regolarmente. 6. Funzione di revisione interna (Internal audit)
Nell'art. 5-quater del decreto n. 252/2005 viene descritta la funzione di revisione interna, che i fondi pensione negoziali e quelli preesistenti con soggettivita' giuridica sono tenuti a istituire. La funzione di revisione interna ha il compito di valutare e monitorare l'efficacia, l'efficienza e l'adeguatezza del sistema di controllo interno e delle ulteriori componenti del sistema di governo del fondo, nonche' l'efficacia e l'efficienza delle attivita' esternalizzate, inclusa l'efficacia dei controlli svolti su tali attivita'.
La funzione di revisione interna verifica la correttezza dei processi interni e l'efficacia e l'efficienza delle procedure organizzative, nonche' la regolarita' e la funzionalita' dei flussi informativi tra i diversi settori del fondo; verifica altresi' l'adeguatezza dei sistemi informativi e la loro affidabilita' (ICT audit) affinche' non sia inficiata la qualita', correttezza e tempestivita' delle informazioni. In tale ambito, la funzione valuta anche il piano di emergenza predisposto dall'organo di amministrazione e propone modifiche al piano sulla base delle mancanze riscontrate. La funzione di revisione interna valuta, altresi', i piani di emergenza dei fornitori delle attivita' esternalizzate, che devono essere acquisiti dal fondo pensione.
Alla funzione di revisione interna l'art. 5-quater, comma 2, del decreto n. 252/2005 assegna anche il compito di verificare l'attendibilita' delle rilevazioni contabili e, cioe', la rispondenza delle rilevazioni e dei processi amministrativi contabili e gestionali a criteri di correttezza e di regolare tenuta della contabilita'. Tale attivita' potra' essere svolta anche in coordinamento con l'organo di controllo.
Sulla base dei risultati delle verifiche effettuate, la funzione di revisione interna formula raccomandazioni all'organo di amministrazione e controlla l'avvenuta rimozione delle anomalie riscontrate nell'operativita' del fondo e nel funzionamento dei controlli interni (attivita' cosiddetta di follow-up). Nello svolgimento della sua attivita', la funzione di revisione interna instaura collegamenti con tutti i centri titolari di compiti di controllo interno.
Come gia' detto, il fondo assicura la separatezza della funzione di revisione interna dalle altre funzioni, al fine di garantirne l'indipendenza, l'autonomia e l'obiettivita' di giudizio; tenuto conto della dimensione, natura, portata e complessita' delle attivita' del fondo pensione, i compiti propri della funzione di revisione interna possono essere affidati all'organo di controllo del fondo pensione.
La funzione riferisce all'organo di amministrazione le risultanze delle analisi compiute e le eventuali disfunzioni e criticita' rilevate, secondo le modalita' e la periodicita' dallo stesso definite. La relazione all'organo di amministrazione deve essere almeno annuale e contiene i suggerimenti per eliminare le carenze riscontrate e le raccomandazioni in ordine ai tempi per la loro rimozione, nonche' l'evidenziazione degli interventi operati rispetto a quanto segnalato nella relazione precedente.
Tali informazioni sono anche comunicate al direttore generale e all'organo di controllo (ove non siano allo stesso affidati i compiti della revisione interna). Le risultanze della specifica area oggetto di revisione sono, altresi', comunicate al responsabile dell'attivita' operativa oggetto del controllo.
Resta inoltre fermo l'obbligo di segnalare con urgenza all'organo di amministrazione, al direttore generale e all'organo di controllo le situazioni di particolare gravita' accertate.
L'attivita' di revisione svolta e gli interventi effettuati sono adeguatamente documentati e conservati presso la sede del fondo.
Per consentire lo svolgimento pieno dei suoi compiti, deve essere assicurato alla funzione di revisione interna l'accesso a tutte le attivita' del fondo, comprese quelle esternalizzate. Nel caso di attribuzione a soggetti terzi di attivita' di rilievo per il funzionamento dei controlli interni (ad esempio dell'attivita' di elaborazione dei dati) la funzione di revisione interna deve poter accedere anche alle procedure e alle attivita' svolte da tali soggetti.
Da ultimo, si evidenzia che la funzione di revisione interna e' chiamata a svolgere alcuni dei compiti gia' in precedenza attribuiti alla cosiddetta «funzione di controllo interno», ai sensi delle «Linee guida in materia di organizzazione interna dei fondi pensione negoziali», che alla luce della sopravvenuta normativa cessa di avere un suo rilievo autonomo. Spettera' pertanto ai fondi pensione che gia' si sono dotati della predetta «funzione di controllo interno» valutare le modalita' di attivazione della funzione di revisione interna, anche trasformando la «funzione di controllo interno» nella nuova «funzione di revisione interna», attribuendole gli ulteriori compiti previsti dalla normativa e depurandola di quelli non previsti.
L'art. 4-bis prevede, come detto, che l'organo di amministrazione del fondo adotti una politica di revisione interna e che tale politica sia oggetto di riesame almeno ogni tre anni, ovvero in ogni caso di variazioni significative. La definizione di tale politica e' rimessa all'autonomia dei singoli fondi pensione, sentita comunque la funzione di revisione interna.
La politica di revisione interna illustra gli indirizzi adottati dall'organo di amministrazione per l'attuazione della funzione di revisione interna. Il livello di dettaglio della politica di revisione interna deve essere proporzionato alla dimensione e all'organizzazione interna, nonche' alla dimensione, alla natura, alla portata e alla complessita' dell'attivita' del fondo pensione.
A titolo esemplificativo, detta politica puo' riguardare i seguenti profili: definizione e finalita' della funzione di internal audit, compiti, responsabilita' e poteri del titolare della funzione, approccio del piano annuale di internal audit, reportistica, svolgimento interno al fondo della funzione o sua esternalizzazione, presidi circa la qualita', indipendenza, obiettivita' di giudizio della funzione di revisione interna. 7. Funzione attuariale
Nell'art. 5-quinquies del decreto n. 252/2005 sono descritti i compiti della funzione attuariale. Come detto, di tale funzione si devono dotare i soli fondi pensione negoziali o preesistenti con soggettivita' giuridica che coprono direttamente rischi biometrici o garantiscono un determinato rendimento degli investimenti o delle prestazioni, ai sensi dell'art. 7-bis del citato decreto. Non e' necessario, comunque, che si dotino di una funzione attuariale i fondi i cui impegni finanziari siano assunti da soggetti gestori gia' sottoposti a vigilanza prudenziale a cio' abilitati.
Alla funzione attuariale competono il coordinamento e la supervisione del calcolo delle riserve tecniche, la valutazione in ordine all'adeguatezza delle metodologie e dei modelli utilizzati per il calcolo delle riserve tecniche e delle ipotesi fatte a tal fine, nonche' la valutazione della sufficienza, accuratezza e completezza dei dati utilizzati per il calcolo forniti dalle strutture operative.
In particolar modo, la funzione attuariale attesta l'affidabilita' e l'adeguatezza del calcolo delle riserve tecniche e riporta all'organo preposto gli scostamenti significativi tra l'esperienza reale e le ipotesi sottese alle riserve, proponendo eventuali modifiche. La funzione attuariale contribuisce altresi', per quanto di competenza, alla individuazione dei rischi del fondo pensione.
Al fine di evitare possibili situazioni di conflitto di interesse, e' necessario prevedere una distinzione tra la struttura (interna o esterna al fondo) che operativamente procede al calcolo delle riserve tecniche e il titolare della funzione attuariale che supervisiona detta attivita'. In considerazione del principio di proporzionalita', detta distinzione puo' venire meno esclusivamente nei casi di fondi che non siano di grandi dimensioni ovvero nel caso in cui la natura, la portata e la complessita' dei rischi assunti non sia elevata.
Anche per le attivita' attuariali, se rilevanti, il fondo si dovra' dotare di una propria politica. Valgono anche qui le considerazioni di ordine generale gia' espresse in merito alle politiche di gestione dei rischi e di revisione interna. 8. Esternalizzazione (Outsourcing) e scelta del fornitore
L'art. 5-septies del decreto n. 252/2005 detta disposizioni per le esternalizzazioni delle attivita' e delle funzioni, tra cui anche quelle fondamentali, dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica. Possono pertanto formare oggetto di esternalizzazione le attivita' che i predetti fondi pensione possono esercitare direttamente, essendo l'esternalizzazione una modalita' alternativa allo svolgimento delle medesime attivita' tramite soggetti interni. Ne deriva che non si ha «esternalizzazione», ad esempio, per l'incarico di depositario, mentre si ha esternalizzazione per l'incarico di service amministrativo.
Ciascun fondo pensione negoziale e preesistente con soggettivita' giuridica e' chiamato a compiere una valutazione circa l'opportunita' di esternalizzare attivita' proprie piuttosto che affidarle a risorse interne. Le relative scelte devono essere motivate e documentate.
Il fondo puo' esternalizzare anche le funzioni fondamentali; cio' puo' risultare appropriato qualora l'istituzione della funzione all'interno del fondo possa non rispondere ai criteri dell'efficienza, dell'economicita' e della affidabilita'. Coloro che presso il fornitore o subfornitore del servizio svolgono la funzione fondamentale esternalizzata possiedono i requisiti di cui all'art. 5-sexies del decreto n. 252/2005 e spetta all'organo di amministrazione del fondo il relativo accertamento.
L'esternalizzazione non esonera in ogni caso gli organi del fondo dalle rispettive responsabilita'. I rischi specifici connessi all'esternalizzazione sono considerati nella politica di gestione dei rischi.
Ai fondi pensione negoziali o preesistenti con soggettivita' giuridica e' richiesto di garantire, in caso di esternalizzazione, che non si producano effetti negativi sull'assetto stesso del fondo, sull'attivita' di vigilanza della COVIP e sulla qualita' dei servizi resi ad aderenti e beneficiari. Al fine di evitare il verificarsi di situazioni pregiudizievoli e' prescritto che i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica definiscano la propria politica in materia (cosiddetta «politica di esternalizzazione e scelta del fornitore») in base alla quale pervenire alla scelta del fornitore del servizio, alla definizione delle condizioni dell'incarico e alla sua durata, nonche' alla individuazione dei processi di monitoraggio e controllo delle attivita' esternalizzate. Tale politica dovra' essere, tra l'altro, funzionale a consentire l'adeguata valutazione del fornitore, la prevenzione e gestione dei conflitti di interesse e la salvaguardia della continuita' operativa del fondo pensione.
Gli accordi di esternalizzazione dovranno essere formalizzati per iscritto. In essi andra' chiaramente definita l'attivita' oggetto del contratto, le modalita' di esecuzione e il corrispettivo, la durata, la natura e periodicita' della reportistica, le facolta' di recesso e di modifica del contratto in capo al fondo.
Le esternalizzazioni effettuate da parte dei fondi pensione negoziali e dei fondi pensione preesistenti con soggettivita' giuridica vanno comunicate alla COVIP. La comunicazione alla COVIP va effettuata entro trenta giorni dalla sottoscrizione del contratto, a prescindere dalla decorrenza del contratto stesso. L'informativa comprende l'indicazione del nominativo del fornitore, il luogo di ubicazione dello stesso, l'attivita' esternalizzata, la data di inizio della fornitura e la durata del contratto. Il contratto andra' inviato alla COVIP solo su eventuale richiesta della stessa.
I fondi comunicano tempestivamente alla COVIP se in corso di contratto sono intervenute modifiche rilevanti degli elementi sopra indicati e relazionano in ordine alla successiva cessazione del contratto di esternalizzazione e delle modalita' di eventuale re-internalizzazione dell'attivita'.
Per l'esternalizzazione relativa alle funzioni fondamentali e alla gestione amministrativa (e cioe' al service amministrativo dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica) l'informativa alla COVIP deve essere data dopo la stipula del contratto ma prima della decorrenza dell'esternalizzazione. Ancorche' il conferimento di tali incarichi non sia oggetto di approvazione preventiva della COVIP, si ritiene ragionevole che l'invio di detta informativa avvenga entro trenta giorni dalla sottoscrizione del contratto e comunque prima che il contratto diventi operativo. In questo caso all'informativa andra' allegata anche copia della convenzione di esternalizzazione che e' stata stipulata. Tale informativa non determina l'apertura, da parte della COVIP, di un procedimento amministrativo di autorizzazione, ne' comporta l'espressione di un assenso preventivo.
Circa le convenzioni di gestione delle risorse dei fondi pensione negoziali e preesistenti resta fermo quanto previsto dall'art. 6 del decreto n. 252/2005 e dalle «Istruzioni per il processo di selezione dei gestori delle risorse dei fondi pensione», di cui alla deliberazione COVIP del 9 dicembre 1999, che trovano applicazione anche ai fondi pensione preesistenti come gia' precisato negli «Orientamenti in materia di adeguamento, da parte dei fondi pensione preesistenti, all'art. 6 del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, con particolare riferimento alle modalita' di selezione dei gestori» adottati dalla COVIP il 26 aprile 2012. L'invio alla COVIP delle convenzioni di gestione delle risorse deve avvenire entro trenta giorni dalla sottoscrizione (come gia' oggi previsto) e comunque prima che il contratto diventi operativo.
Gli adempimenti di cui sopra sono posti in essere con riferimento alle esternalizzazioni successive alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale delle presenti direttive.
L'art. 19, comma 2, lettera i), del decreto n. 252/2005 attribuisce adesso esplicitamente alla COVIP il compito di controllare le attivita' esternalizzate e ri-esternalizzate. Con le nuove disposizioni e' stato, in particolare, attribuito alla COVIP il potere di richiedere informazioni sulle esternalizzazioni sia ai fondi pensione sia ai fornitori di servizi, nonche' quello di effettuare ispezioni presso i fornitori delle attivita' esternalizzate, accedendo ai relativi locali, se non sono gia' sottoposti a vigilanza prudenziale di altra autorita'.
Il fondo pensione che esternalizza una sua attivita' o una funzione fondamentale a soggetti che non sono sottoposti a vigilanza prudenziale di altra autorita' adotta le misure necessarie ad assicurare che siano soddisfatte le seguenti condizioni: il fornitore del servizio sia tenuto a cooperare con la COVIP in relazione alla funzione o all'attivita' esternalizzata; il fondo e la COVIP abbiano accesso effettivo ai dati relativi alle funzioni o attivita' esternalizzate; la COVIP abbia un accesso effettivo ai locali commerciali del fornitore del servizio e sia in grado di esercitare tali diritti di accesso. In particolare, gli accordi di esternalizzazione futuri dovranno necessariamente contemplare tali situazioni. Per quelli gia' in essere i fondi dovranno tempestivamente procedere al loro aggiornamento e adeguamento alle previsioni normative vigenti.
E', inoltre, necessario specificare negli accordi di esternalizzazione che anche il titolare della funzione di revisione interna del fondo puo' svolgere controlli (audit) sull'attivita' dell'outsourcer ed e' legittimato ad accedere ai suoi locali. 9. Politica di remunerazione
L'art. 5-octies del decreto n. 252/2005 detta l'obbligo per i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica di dotarsi di una politica di remunerazione e individua, in modo gia' ampiamente dettagliato, i principi cui la politica di remunerazione deve uniformarsi. I fondi sono pertanto chiamati ad adeguarsi a tali prescrizioni entro e non oltre il 31 dicembre 2020.
In particolare, i fondi adottano entro tale termine politiche di remunerazione in forma scritta che siano coerenti con la sana, prudente ed efficace gestione del fondo e in linea, da un lato, con gli obiettivi strategici, la redditivita' e l'equilibrio del fondo nel lungo termine e, dall'altro, con gli interessi sempre a lungo termine degli aderenti e beneficiari.
Sotto il profilo soggettivo, la politica di remunerazione riguarda coloro che amministrano effettivamente il fondo pensione, i componenti dell'organo di controllo, coloro che svolgono funzioni fondamentali, nonche' il direttore generale. Sono, inoltre, da tenere in considerazione le altre categorie di personale le cui attivita' hanno un impatto di rilievo sul profilo del rischio del fondo pensione, la cui identificazione e' condotta in autonomia da ciascun fondo pensione, in base al proprio assetto organizzativo.
Con riguardo all'ipotesi in cui i compensi di alcuni dei soggetti di cui sopra non siano a carico del fondo, essendo ad esempio sostenuti dall'impresa promotrice, ancorche' la relativa politica di remunerazione non sia direttamente definita dal fondo stesso, l'organo di amministrazione del fondo e' tenuto comunque a valutare che la remunerazione corrisposta a tali soggetti sia in linea con i principi delineati dal comma 4 dell'art. 5-octies e, in particolare, che non incoraggi l'assunzione di rischi in modo non congruo rispetto al profilo del fondo e alle sue regole e che non contrasti con gli interessi a lungo termine degli aderenti e dei beneficiari.
Con riferimento al personale dipendente del fondo, la politica di remunerazione e' generalmente definita dal contratto collettivo applicato e pertanto il richiamo della contrattazione collettiva e' da considerarsi misura sufficiente per dare atto della politica di remunerazione applicata.
La politica di remunerazione riguarda anche i soggetti ai quali sono esternalizzate le attivita' del fondo, con esclusione di tutti i fornitori che siano disciplinati dalle direttive 2009/65/CE, 2009/138/CE, 2011/61/UE, 2013/36/UE e 2014/65/UE. Per quanto riguarda i fornitori, nella politica di remunerazione si prende a riferimento il corrispettivo pattuito per la fornitura del servizio e non anche la remunerazione, a carico del fornitore, delle risorse di cui lo stesso si avvale.
Si intende quale remunerazione ogni forma di pagamento, determinata in misura fissa o variabile, ovvero beneficio, incluse eventuali componenti accessorie, corrisposto direttamente o indirettamente, in qualsiasi forma (ad esempio in contanti, ovvero come servizi o beni in natura) in cambio delle prestazioni di lavoro o dei servizi resi al fondo.
La politica di remunerazione e' definita, prendendo a riferimento quantomeno i seguenti aspetti:
a) il ruolo degli organi sociali coinvolti nella predisposizione e approvazione della stessa;
b) la struttura del sistema di remunerazione (componente fissa, parte variabile, criteri di attribuzione);
c) i soggetti ai quali si applica la politica di remunerazione;
d) i presidi adottati dal fondo pensione al fine di evitare che la remunerazione corrisposta possa compromettere in qualunque modo il rispetto del principio di sana e prudente gestione delle risorse, nonche' l'obiettivita', l'autonomia e l'indipendenza nell'operato degli organi/funzioni/altri soggetti coinvolti nell'attivita' del fondo pensione (come ad esempio i gestori finanziari).
La politica di remunerazione deve essere resa pubblica solo nei suoi elementi essenziali; non rientrano in tale ambito le informazioni di dettaglio circa la remunerazione effettivamente corrisposta ai singoli individui che operano per il fondo. Tale pubblicita' si realizza, come precisato nel paragrafo 2, attraverso l'inserimento nel «Documento sul sistema di governo» delle informazioni essenziali e pertinenti relative alla policy adottata con riferimento alla politica di remunerazione.
Eventuali incarichi a titolo gratuito potranno essere previsti ove cio' non contrasti con una gestione sana, prudente ed efficace del fondo; la politica di remunerazione deve darne specifica indicazione. Le misure volte a evitare i conflitti di interesse, da indicarsi nella politica di remunerazione, dovranno necessariamente comprendere anche gli eventuali incarichi svolti a titolo gratuito. 10. Requisiti di professionalita' e onorabilita', cause di
ineleggibilita' e di incompatibilita' e situazioni impeditive.
L'art. 5-sexies del decreto n. 252/2005 reca disposizioni in merito ai requisiti di professionalita' e onorabilita', alle cause di ineleggibilita' e di incompatibilita' e alle situazioni impeditive.
E', in particolare, ora previsto che il decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali che disciplina tali requisiti riguardi anche il direttore del fondo e coloro che svolgono funzioni fondamentali. E', poi, chiarito che i componenti dell'organismo di rappresentanza dei fondi pensione aperti e i componenti degli organismi di rappresentanza degli iscritti dei fondi preesistenti interni devono avere solo i requisiti di onorabilita' previsti dal medesimo decreto ministeriale. Per ogni tipologia di fondo pensione e' poi specificato a chi spetta effettuare la verifica in ordine alla sussistenza dei requisiti.
Stante quanto previsto dall'art. 3, comma 2, del decreto n. 147/2018, le disposizioni di cui al decreto ministeriale n. 79/2007 continuano a essere applicate - per i soggetti ivi contemplati e ancora previsti dalla normativa attuale - fino alla data di entrata in vigore del decreto di cui all'art. 5-sexies, comma 1, del decreto n. 252/2005. Tale decreto ministeriale continua dunque a trovare applicazione alle nuove nomine che dovessero nel frattempo intervenire. 11. Valutazione interna del rischio
L'art. 5-novies del decreto n. 252/2005 introduce l'obbligo, per i fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica, di effettuare periodicamente una «valutazione interna del rischio». Tale valutazione deve essere approvata dall'organo di amministrazione del fondo, sentite le strutture competenti, almeno ogni tre anni, o immediatamente dopo ogni variazione significativa del profilo di rischio del fondo pensione, e va adeguatamente documentata anche al fine dei controlli da parte della COVIP.
In base al comma 2 dell'art. 5-novies, la valutazione interna del rischio comprende la valutazione dell'efficacia del sistema di gestione dei rischi, nonche' una descrizione del modo in cui la valutazione dei rischi e' integrata nel processo gestionale e nei processi decisionali del fondo e del modo in cui il fondo previene i conflitti di interesse con l'impresa promotrice, qualora alla stessa siano esternalizzate funzioni fondamentali.
Inoltre, la disposizione in esame individua una serie di specifici elementi che devono formare oggetto della valutazione, alcuni dei quali appaiono riferibili esclusivamente ai fondi a prestazione definita. Con riguardo a tali elementi, nella valutazione interna del rischio sono descritti i metodi di cui il fondo si e' dotato, nel rispetto del principio di proporzionalita', per individuare e valutare i rischi cui e' o potrebbe essere esposto nel breve e lungo periodo e che potrebbero avere un impatto sulla capacita' del fondo pensione di far fronte ai propri obblighi.
Laddove non fossero stati gia' formalizzati, i suddetti metodi devono essere definiti dai fondi interessati dalla disposizione entro e non oltre il 31 dicembre 2020, cosi' da poter pervenire alla prima valutazione interna del rischio entro e non oltre il 30 aprile 2021.
Gli esiti dell'attivita' di valutazione interna del rischio andranno tenuti in considerazione ai fini dell'assunzione delle decisioni strategiche del fondo. 12. Modelli gestionali
La normativa in materia di modelli gestionali ha subito alcune modifiche di carattere redazionale alle lettere b) e c) del comma 1 dell'art. 6 del decreto n. 252/2005, volte ad aggiornare i riferimenti ai soggetti che possono gestire le risorse dei fondi pensione. Di rilevo e' la nuova lettera c-bis), che amplia il novero dei soggetti con cui e' possibile convenzionarsi, includendo anche i soggetti (GEFIA) autorizzati alla gestione di FIA italiani o di FIA UE, ai sensi del decreto 24 febbraio 1998 n. 58 (di seguito: decreto n. 58/1998).
Per i fondi pensione preesistenti continuano a trovare applicazione le previsioni contenute nel decreto ministeriale n. 62/2007, recante il «Regolamento per l'adeguamento alle disposizioni del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, in materia di forme pensionistiche complementari preesistenti alla data di entrata in vigore della legge 23 ottobre 1992, n. 421». 13. Depositario delle risorse dei fondi pensione
L'art. 7 del decreto n. 252/2005 disciplina il depositario per i fondi pensione negoziali e aperti. L'articolo in parola e' stato pressoche' integralmente riscritto, al fine di una piu' puntuale regolamentazione dei compiti e responsabilita' del depositario, in linea con la direttiva (UE) 2016/2341.
Con l'occasione e' stato anche rivisto l'ambito delle risorse da affidare al depositario, includendovi anche quelle in gestione diretta presso il fondo pensione. L'avvenuta soppressione della parola «affidate» determina, infatti, l'estensione dell'ambito di applicazione della norma anche a quei fondi che non hanno convenzioni di gestione con soggetti terzi, ma gestiscono in proprio le risorse del fondo.
L'art. 7 si applica anche ai fondi pensione preesistenti, in base a quanto gia' previsto dall'art. 5, comma 6, del decreto ministeriale 62/2007, secondo il quale tali fondi sono tenuti ad applicare, tra le altre, le previsioni dell'art. 7 del decreto n. 252/2005, ove compatibili con il modello gestionale adottato (restano, ad esempio, esclusi da tale obbligo i fondi che gestiscono le risorse interamente tramite convenzioni assicurative di ramo I, III o V e i fondi interni costituiti come mera posta contabile nel passivo del bilancio di societa' o enti). Resta fermo che, nella valutazione di compatibilita' con il modello gestionale adottato, i fondi preesistenti dovranno tener conto anche di quanto sopra precisato circa l'estensione del depositario per le risorse in gestione diretta.
E', pertanto, da intendersi superato quanto a suo tempo precisato, in tema di banca depositaria, nella circolare COVIP del 2 marzo 2012, prot. n. 868, avente per oggetto l'adeguamento dei fondi pensione preesistenti alle norme del decreto n. 252/2005, nella quale era stato osservato, sulla base della normativa allora in vigore, che l'istituto della banca depositaria (ora «depositario») si presentava come un necessario corollario dell'adozione, da parte dei fondi pensione, dei modelli di gestione convenzionata, non sussistendo l'obbligo di dotarsene per i fondi che gestiscono direttamente le risorse.
La norma prevede che tutte le risorse del fondo pensione vadano affidate a un unico soggetto depositario. Al depositario andra' pertanto affidata anche la detenzione delle disponibilita' liquide del fondo pensione, non ritenendosi ammissibile l'affidamento a soggetti diversi dal depositario. Trova pertanto conferma quanto sul punto gia' precisato dalla COVIP nella risposta a quesito del dicembre 2015 avente ad oggetto «Quesiti in tema di depositari dei fondi pensione». Si richiamano qui anche i chiarimenti gia' forniti in tale occasione con riferimento all'esclusione dagli obblighi dell'art. 7 del decreto n. 252/2005 delle disponibilita' liquide destinate alla gestione amministrativa del fondo e quelle funzionali all'investimento in depositi e alla costituzione di garanzie in denaro.
Per quanto riguarda la gestione diretta di immobili da parte di fondi pensione preesistenti, spetta al depositario il compito di verificarne la proprieta' e l'aggiornamento del conseguente registro; resta in ogni caso ferma l'esigenza di tener conto, sulla base dei dati forniti dai fondi pensione, del valore degli immobili nell'ambito del calcolo delle disponibilita' complessive dei fondi stessi, ai fini delle verifiche in ordine al rispetto dei limiti agli investimenti.
I compiti del depositario sono adesso elencati in modo puntuale nell'art. 7, comma 2, del decreto n. 252/2005 mentre in precedenza la norma faceva rinvio ad alcune disposizioni del decreto n. 58/1998. Non vi sono comunque differenze sostanziali rispetto alla disciplina in precedenza richiamata. Il depositario adempie agli obblighi di custodia degli strumenti finanziari a esso affidati, nonche' alla verifica della proprieta' e alla registrazione degli altri beni del fondo pensione.
In tema di compiti del depositario, l'art. 7, comma 2, lettera g), del decreto n. 252/2005 prevede, con una norma di chiusura, che il depositario svolge ogni altro compito, per quanto compatibile, previsto dall'art. 48 del decreto n. 58/1998, e relativa normativa di attuazione, per gli OICR. Considerato che la normativa italiana disciplina i compiti del depositario in modo convergente, ma non del tutto identico, relativamente alle due macrocategorie di OICR rappresentate dagli OICVM e dai FIA, si ritiene adesso ragionevole interpretare il rinvio alle norme dettate per il depositario degli OICR come riferito alle norme, primarie e secondarie, dettate per il depositario di OICVM, in ragione del fatto che l'art. 7, commi 3-nonies e 3-decies codificano la responsabilita' del depositario dei fondi pensione al pari di quanto previsto per il depositario degli OICVM. La normativa in tema di OICVM dovra', pertanto, trovare applicazione anche ai sub-depositi dei fondi pensione.
Il comma 3, nel quale erano in precedenza contenute le previsioni di rinvio al decreto n. 58/1998 per le funzioni del depositario ed erano altresi' definiti i doveri di informativa dei depositari verso la COVIP e' stato soppresso, giacche' le funzioni del depositario sono ora indicate nel comma 2, mentre i doveri di informativa sono riportati nel comma 3-quinquies. Anche il comma 3-bis, che riguardava la possibilita' di affidare l'incarico di depositario anche a banche o imprese di investimento dell'Unione europea, e' stato abrogato, in quanto e' nel comma 1 che vengono indicati i soggetti che possono espletare detto incarico.
Nel comma 3-quinquies sono poi descritti con maggiore dettaglio gli obblighi verso la COVIP dei componenti degli organi del depositario, in precedenza indicati nel comma 3. Si tratta di una disposizione del tutto analoga a quella contenuta nell'art. 47, comma 4, del decreto n. 58/1998. Cio' premesso, si conferma quanto gia' precisato nella sopra richiamata risposta a quesito del dicembre 2015 e, cioe', che anche relativamente alle segnalazioni delle violazioni della normativa riguardante i fondi pensione e' possibile la trasmissione cumulativa periodica delle stesse alla COVIP, in linea con quanto previsto dalla normativa sopra citata.
Con riferimento, poi, alle segnalazioni delle violazioni dei limiti e divieti che i fondi pensione autonomamente hanno previsto nei propri statuti o regolamenti, o nelle convenzioni di gestione, in aggiunta a quelli imposti dalla normativa, si ritiene che continui a trovare applicazione il regime previsto, dalla normativa secondaria di settore per gli OICR, in linea con le precisazioni a suo tempo fornite con la risposta a quesito del dicembre 2015. In questo caso, dunque, il depositario non deve segnalare direttamente alla COVIP la violazione, bensi' deve provvedere ad informare il fondo pensione di quanto rilevato sulla base di una procedura di attivazione di livelli successivi di intervento (c.d. procedura di escalation).
Si fa, infine, presente che la normativa detta regole puntuali in tema di conflitti di interesse (comma 3-octies) e di responsabilita' del depositario (commi 3-nonies e 3-decies). 14. Mezzi patrimoniali
Il nuovo comma 3-bis dell'art. 7-bis del decreto n. 252/2005 prevede che le fonti istitutive dei fondi che erogano direttamente le rendite e che non dispongono di mezzi patrimoniali adeguati debbano considerare la finalita' di perseguire un'equa ripartizione dei rischi e dei benefici tra le generazioni quando decidono di rimodulare il regime di contribuzione e quello delle prestazioni.
Si tratta di una disposizione che formalizza un principio fondamentale da tenere presente negli accordi sottoscritti in materia. 15. Informative ai potenziali aderenti, aderenti e beneficiari
I nuovi articoli da 13-bis a 13-septies del decreto n. 252/2005 dettano disposizioni in materia di informative ai potenziali aderenti e agli aderenti e beneficiari, al fine di assicurare il pieno recepimento delle corrispondenti previsioni della direttiva (UE) 2016/2341.
In particolare:
l'art. 13-bis reca disposizioni circa le informazioni di carattere generale sulla forma pensionistica complementare che devono essere fornite agli aderenti e beneficiari;
l'art. 13-ter riguarda le informazioni ai potenziali aderenti;
l'art. 13-quater definisce le informazioni periodiche agli aderenti;
l'art. 13-quinquies regola l'informativa da effettuarsi durante la fase di prepensionamento, in aggiunta alle informazioni di cui all'art. 13-quater;
l'art. 13-sexies disciplina l'informativa da rendere ai beneficiari durante la fase di erogazione delle rendite;
l'art. 13-septies reca i principi di carattere generale cui devono uniformarsi le sopra indicate informative.
Mentre le informative di cui agli articoli 13-quinquies e 13-sexies costituiscono una novita' per il nostro settore, le altre informative, come anche i principi di carattere generale, sono da tempo contemplati dal nostro ordinamento, in base alle disposizioni dettate dalla COVIP.
Al riguardo, viene in rilievo l'art. 19, comma 2, lettera g), n. 3), del decreto n. 252/2005 che, come riformulato dal decreto n. 147/2018, attribuisce alla COVIP il compito di dettare disposizioni volte all'applicazione di regole comuni per tutte le forme pensionistiche complementari relativamente a tutte le informative sopra richiamate e quello di elaborare, a tale fine, appositi schemi.
In apposite istruzioni di vigilanza di prossima adozione saranno definiti i contenuti delle succitate informative e individuati i soggetti tenuti ai relativi adempimenti. 16. Trasferimenti transfrontalieri e attivita' transfrontaliera
Negli articoli 14-bis e 14-ter del decreto n. 252/2005 e' disciplinato, rispettivamente, il trasferimento transfrontaliero da un fondo italiano a un fondo di un altro Stato membro e il trasferimento transfrontaliero da un fondo di un altro Stato membro a un fondo italiano. I fondi pensione italiani ai quali le predette norme si applicano sono i fondi pensione negoziali, quelli preesistenti aventi soggettivita' giuridica e operanti secondo il principio della capitalizzazione, nonche' i fondi pensione aperti.
Per detti fondi e' prevista la possibilita' di trasferire tutte o parte delle passivita', delle riserve tecniche, delle altre obbligazioni e diritti, nonche' delle attivita' corrispondenti o il relativo equivalente in contanti, di uno schema pensionistico a un fondo registrato o autorizzato in un altro Stato dell'UE e di poter ricevere le stesse da un fondo UE. La norma non riguarda i singoli trasferimenti di posizioni individuali.
Il trasferimento e' soggetto all'approvazione preventiva della maggioranza degli aderenti e dei beneficiari coinvolti, o dei loro rappresentanti, e dell'impresa promotrice. Il trasferimento transfrontaliero deve essere autorizzato dall'Autorita' competente dello Stato membro del fondo ricevente. Con riferimento ai trasferimenti a fondi di altri stati membri la COVIP e' chiamata a valutare che nel trasferimento siano preservati i diritti individuali e gli interessi degli aderenti e beneficiari, anche con riferimento alle attivita' e ai costi di trasferimento.
Gli articoli 15-bis e 15-ter sono stati modificati al fine di introdurre le innovazioni recate dalla direttiva (UE) 2016/2341 in materia di operativita' transfrontaliera. E' meglio chiarito che il fondo che intende svolgere attivita' transfrontaliera in un altro Stato membro e' tenuto, tra l'altro, al rispetto della disciplina sull'informativa ai potenziali aderenti, aderenti e beneficiari vigente nello Stato membro ospitante. E' venuto meno l'obbligo per il fondo che svolge attivita' transfrontaliera di rispettare i limiti di investimento previsti dallo Stato membro ospitante che in precedenza trovavano applicazione. 17. Forme pensionistiche complementari con meno di cento aderenti
Nell'art. 15-quinquies del decreto n. 252/2005 e' mantenuta la possibilita' per la COVIP di esentare in via generale i fondi pensione con meno di cento aderenti dall'applicazione di talune delle norme del decreto, e della relativa normativa di attuazione, in linea con l'opzione prevista in tal senso dalla direttiva. Sono state precisate, in conformita' alla direttiva, quali norme non possono essere in ogni caso derogate.
Si ricorda che la COVIP ha sin qui adottato disposizioni derogatorie solo per quel che concerne le «Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento». Salvo che per tale ambito le previsioni recate dal decreto n. 252/2005, dalla relativa normativa di attuazione e dalle istruzioni di vigilanza COVIP vanno applicate integralmente da parte di tutti i fondi pensione interessati dalle stesse, a prescindere dalla loro dimensione, ove non diversamente disposto. Il criterio dimensionale compreso nel principio di proporzionalita', richiamato in piu' punti del medesimo decreto, non consente ai fondi pensione di piccole dimensioni di sottrarsi dall'applicazione dei precetti dettati dallo stesso decreto e dalla relativa normativa secondaria. 18. Bilanci e rendiconti
Nel nuovo art. 17-bis del decreto n. 252/2005 e' esplicitato, al comma 1, l'obbligo per i fondi pensione negoziali e per quelli preesistenti con soggettivita' giuridica di redigere i bilanci e le connesse relazioni e di renderli pubblici. Si ricorda al riguardo che i fondi pensione negoziali gia' devono pubblicare sul proprio sito i bilanci, ai sensi delle direttive COVIP del 28 giugno 2006, e che analogo obbligo gia' sussiste per i fondi pensione preesistenti con soggettivita' giuridica e con almeno 1.000 aderenti, cosi' come previsto dalla circolare COVIP del 16 settembre 2013, prot. n. 5854.
Il comma 2 esplicita il medesimo obbligo con riferimento ai rendiconti e alle relazioni dei fondi pensione che sono costituiti come patrimonio di destinazione, separato e autonomo all'interno di societa' o enti, ai sensi dell'art. 4, comma 2, del decreto n. 252/2005. Tale obbligo e' da intendersi riferito ai fondi pensione aperti e ai fondi interni agli enti di diritto privato di cui ai decreti legislativi 30 giugno 1994, n. 509 e 10 febbraio 1996, n. 103.
Al riguardo, sono da intendersi confermate le disposizioni concernenti «Il Bilancio dei fondi pensione e altre disposizioni in materia di contabilita'» dettate dalla COVIP con deliberazione del 17 giugno 1998 e successive modificazioni, salvo che per le novita' di seguito indicate.
In base al nuovo comma 3 dell'art. 17-bis, i bilanci e rendiconti devono includere un'informativa sugli investimenti significativi. Alla luce di tale disposizione e della nuova disciplina recata dal decreto ministeriale n. 166/2014 in materia di conflitti di interesse, si fa presente che nella nota integrativa al bilancio dei fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica andra' adesso riportata, alla voce 20 (investimenti in gestione), l'informativa dei 50 principali titoli in portafoglio; anche i fondi aperti si allineeranno a tale indicazione. L'informativa in parola assorbe e sostituisce quella prevista dalle disposizioni COVIP, sia per quanto riguarda la nota integrativa sia per quanto riguarda la relazione sulla gestione, in merito agli investimenti per i quali si configurino conflitti di interesse.
I commi 3 e 4 prescrivono, rispettivamente, che i bilanci e i rendiconti rappresentino un quadro fedele delle attivita', passivita' e della situazione finanziaria della forma pensionistica complementare e contengano informazioni coerenti, esaurienti e correttamente presentate. Trattasi di principi che gia' sono stati ribaditi nella citata deliberazione COVIP del 17 giugno 1998. 19. Fattori ambientali, sociali e di governo societario
I fattori ambientali, sociali e di governo societario (cosiddetti «fattori ESG») rappresentano declinazione dei principi di investimento responsabile ampiamente promossi in ambito internazionale e si configurano come particolarmente significativi per la politica di investimento e i sistemi di gestione del rischio delle forme pensionistiche complementari, anche considerando la loro valenza di investitori istituzionali.
Molteplici disposizioni del decreto n. 252/2005 fanno ora riferimento ai fattori ESG con riguardo al sistema di governo, alla politica di investimento, alla gestione dei rischi e alla valutazione interna del rischio, nonche' circa i profili di trasparenza rispetto ai potenziali aderenti. Cio' in attuazione delle previsioni contenute nella direttiva IORP II. Nel complesso, la normativa intende incoraggiare i fondi pensione ad adottare un approccio strategico e di lungo periodo per l'integrazione dei fattori ESG, in particolare, nella gestione dei rischi e nelle strategie di investimento.
I fondi pensione negoziali e preesistenti con soggettivita' giuridica devono, pertanto, disporre di un sistema di governo idoneo ad assicurare la sana e prudente gestione dei rischi che gravano sul fondo pensione, inclusi i rischi ESG. Il sistema di gestione dei rischi e la valutazione interna dei rischi devono, quindi, prendere in considerazione anche i rischi connessi ai fattori ESG ai quali il fondo e' o potrebbe essere esposto, nonche' le relative interdipendenze con altri rischi, ai sensi degli articoli 5-ter, comma 4, lettera g) e art. 5-novies, comma 2, lettera h).
Quanto agli investimenti, nel documento sulla politica di investimento andranno illustrate le modalita' con cui la politica di investimento tiene conto dei fattori ESG (articoli 6, comma 5-quater e 4-bis, comma 2). E' poi previsto che i fondi pensione possano prendere in considerazione anche il potenziale impatto a lungo termine delle loro decisioni di investimento sui fattori ESG (art. 6, comma 14). Indicazioni in tal senso sono gia' presenti nelle sopra richiamate «Disposizioni sul processo di attuazione della politica di investimento».
Circa i bilanci e i rendiconti, il decreto richiede che negli stessi sia dato conto se e in quale misura si siano presi in considerazione fattori ESG nella gestione delle risorse e nelle linee seguite nell'esercizio dei diritti derivanti dalla titolarita' dei valori in portafoglio (art. 17-bis, comma 5). Tale novita' va tenuta in considerazione nella redazione dei bilanci relativi all'anno 2020.
Infine, tutte le forme pensionistiche complementari sono tenute a dare informazioni ai potenziali aderenti sul se e sul come sono tenuti in conto i fattori ESG, inclusi quelli climatici, nella strategia di investimento, ai sensi dell'art. 13-ter, comma 1, lettera c. Analoga informativa andra' fornita nelle comunicazioni periodiche agli aderenti, ai sensi dell'art. 13-quater, comma 2, lettera h). Al riguardo, indicazioni puntuali saranno dettate con le istruzioni COVIP in materia di trasparenza, di prossima adozione.
In tema di fattori ESG, assumono inoltre specifico rilievo, anche per i fondi pensione, le previsioni contenute nel regolamento (UE) n. 2019/2088, del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 novembre 2019, relativo all'informativa sulla sostenibilita' nel settore dei servizi finanziari e nel regolamento (UE) n. 2020/852, del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 giugno 2020 relativo all'istituzione di un quadro che favorisce gli investimenti sostenibili. I fondi interessati sono chiamati ad adeguarsi ai molteplici adempimenti informativi previsti dai predetti regolamenti, secondo le modalita' e tempistiche dagli stessi individuate. 20. Norme di carattere penale e sanzionatorio
Per quanto riguarda il profilo soggettivo, si evidenzia che tra i soggetti punibili per il reato di false informazioni sono ora ricompresi anche i direttori generali e i titolari delle funzioni fondamentali. I predetti soggetti possono inoltre essere destinatari di sanzioni amministrative pecuniarie laddove gli stessi violino gli obblighi relativi alle rispettive competenze.
Quanto alle violazioni oggetto di sanzione, sono ora previste sanzioni pecuniarie anche per la violazione delle nuove disposizioni contenute negli articoli 1, commi 1-bis e 4, 4-bis, 5, 5-bis, 5-ter, 5-quater, 5-quinquies, 5-sexies, 5-septies, 5-octies, 5-novies, 6, 7, 11, 13-bis, 13-ter, 13-quater, 13-quinquies, 13-sexies, 13-septies, 14, 14-bis, 15, 15-bis, 17-bis.
E' poi eliminato il rinvio alla procedura di cui al titolo VIII, capo VI del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, dal momento che la procedura e' ora disciplinata nell'art. 19-quinquies, e' demandato a un regolamento della COVIP la definizione della propria procedura, di dettaglio, di applicazione delle sanzioni amministrative.
Come regola di carattere generale, e' previsto l'obbligo per i fondi dotati di soggettivita' giuridica di agire in regresso nei confronti dei soggetti sanzionati, laddove sia il fondo a pagare la sanzione e salvo diversa decisione dell'assemblea.
Viene specificato che alle sanzioni contemplate dal decreto n. 252/2005 si applica la disposizione prevista dall'art. 8, comma 2, della legge 24 novembre 1981, n. 689. Ai sensi di questa norma, a chi con piu' azioni od omissioni, esecutive di un medesimo disegno posto in essere in violazione di norme che stabiliscono sanzioni amministrative, commette, anche in tempi diversi, piu' violazioni della stessa o di diverse norme di legge in materia di previdenza e assistenza obbligatorie si applica la sanzione prevista per la violazione piu' grave, aumentata sino al triplo. 21. Siti web, tecnologie informatiche e rapporti con gli iscritti
Numerose previsioni di nuova introduzione impongono la pubblicazione di alcuni specifici documenti, o comunque di informazioni, da parte dei fondi pensione negoziali e preesistenti dotati di soggettivita' giuridica.
Tali adempimenti rafforzano l'esigenza che i fondi pensione dispongano di un sito web.
Il sito web non deve tuttavia essere considerato solo come un mezzo per pubblicare documenti e/o informazioni utili agli aderenti e ai potenziali aderenti, ma deve diventare uno strumento sempre piu' diretto a semplificare la gestione dei rapporti tra il fondo pensione, gli aderenti e i potenziali aderenti. Tale semplificazione dei rapporti deve avvenire a partire gia' dalla fase di adesione, dove e' importante che si sviluppino ulteriormente le modalita' di adesione on-line.
In particolare, per quanto riguarda i fondi pensione negoziali e preesistenti dotati di soggettivita' giuridica, si ritengono ammissibili procedure che prevedono il coinvolgimento del datore di lavoro su iniziativa del fondo pensione in una fase che segue l'adesione da parte del lavoratore. In altre parole, potra' essere il fondo pensione, una volta acquisita l'adesione del lavoratore secondo procedure conformi a quanto previsto dal regolamento sulle modalita' di adesione alle forme pensionistiche complementari emanate dalla COVIP, a coinvolgere il datore di lavoro al fine di: a) verificare l'effettivo diritto del lavoratore a iscriversi al fondo; b) attivare i relativi flussi contributivi.
Altro profilo che assume rilievo nella semplificazione dei rapporti di tutte le forme di previdenza complementare (ivi inclusi i fondi pensione aperti e i PIP) con gli aderenti riguarda la predisposizione di sezioni del sito web dedicate ai singoli aderenti (area riservata), con funzionalita' che consentano all'iscritto di accedere a un adeguato set di informazioni connesse alla sua partecipazione alla forma pensionistica e di facilitare la propria interlocuzione con il fondo pensione attraverso una gestione telematica dei rapporti piu' immediata ed efficace.
L'utilizzo di tecnologie informatiche comporta un necessario e continuo processo di adeguamento i cui profili evolutivi devono essere oggetto di attenzione da parte dei fondi pensione nel piano strategico sulle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, da inserire nel «Documento politiche di governance», che, riguardo a detti profili, dovra' riportare le valutazioni di ordine economico e di fattibilita' delle possibili soluzioni analizzate, le scelte al riguardo operate dal fondo pensione e le tempistiche previste per l'implementazione.
Disposizioni di dettaglio sui siti web e sull'utilizzo di tecnologie informatiche saranno dettate nelle istruzioni di vigilanza in materia di trasparenza, di prossima adozione.

Roma, 29 luglio 2020

Il Presidente: Padula
Il segretario: Tais